Microsoft Project вам не понадобится: рассказываем про достойную замену системы

Microsoft пока не возвращается в Россию, из-за чего пользователи Microsoft Project сталкиваются со сложностями: поддержки нет, п��рейти на новые версии нельзя и связать с другими системами тоже. У этих проблем есть решение — отечественные аналоги. Один из них — система Kaiten, которая в чем-то даже превосходит зарубежный продукт.

В статье рассказали, какие возможности Kaiten делают ее достойной заменой Microsoft Project и какие инструменты будут полезны пользователям.

С 2022 года Microsoft прекратила работу в России, что повлияло на доступность и удобство использования ее продуктов, включая Microsoft Project. Для российских компаний это создало ряд проблем. В частности:

Нельзя легально купить лицензию. Например, если компании хотят перевести сотрудников на новую версию системы или увеличить количество рабочих мест с лицензией, то сделать это будет сложно. На официальном сайте такой возможности нет, а обход ограничения не поможет, ведь российские карты все равно не принимают. Можно купить лицензию у сторонних поставщиков, но здесь есть сложности с посредниками — непонятно, каким можно доверять и по каким критериям их выбирать.

Риск потерять доступ к данным. Блокировка аккаунта означает, что все проекты, графики и задачи в Microsoft Project становятся недоступными. Восстановить доступ через официальную поддержку практически невозможно, так как Microsoft не работает с российскими клиентами.

Отсутствие технической поддержки на русском языке. Если возникают проблемы с программой, получить помощь на русском языке теперь нельзя. Компаниям придется обращаться к сторонним специалистам или искать решения самостоятельно, что увеличивает временные затраты и не всегда помогает получить ответ.

Ограниченный доступ к экосистеме Microsoft. Одно из преимуществ Microsoft — количество инструментов, которые можно связать с MS Project. Однако часть инструментов работает в облаке, поэтому пользователи не смогут получить доступ даже к тестовой версии решений. Из-за этого возможности экосистемы становятся урезанными.

К проблемам выше можно добавить и другие недостатки системы. На сегодня некоторым пользователям она кажется устаревшей и неподходящей для гибких методов работы. К тому же компании стали чаще отдавать предпочтение отечественным продуктам, чтобы обезопасить себя от внезапных проблем с доступом в будущем.

Одним из российских аналогов Microsoft Project стал таск-трекер Kaiten. Объясняем, какие его функции будут полезны для пользователей зарубежной системы.

Сначала сравним возможности решений. Для этого собрали их в таблицу:

У систем несколько основных различий. Разделили их по критериям:

Управление задачами и проектами. MS Project появилась во времена, когда на рынке доминировала методология waterfall. Спустя годы система остается заточенной под эту методологию, хоть в ней и добавили инструменты для работы с Agile. Например, канбан-доски. Несмотря на это, программу нельзя назвать ориентированной на гибкость — карточки нельзя заполнять так же подробно, как в других решениях, а отчетность тоже больше подходит для долгосрочного планирования.

→ Kaiten ориентирован одновременно на гибкие и традиционные подходы. В системе удобно как проводить спринты, так и планировать длинные проекты с предсказуемыми задачами, этапами и результатом.

Интеграции и экосистема. MS Project входит в экосистему продуктов Microsoft, с которыми ее легко синхронизировать. Это может быть Power BI для визуализации отчетов, Teams для переписок и видеозвонков, облачная версия Project, которая называется Project Online, или сервисы Office. Работа в связке с другими продуктами позволяет комплексно покрыть запросы бизнеса.

Однако в экосистеме кроется и проблема. Каждый ее инструмент — платный и требует отдельной лицензии. А связать MS Project с другими сервисами без сторонних специалистов или обходных путей не получится.

→ Kaiten — более гибкий инструмент с точки зрения интеграций. У системы уже есть готовые интеграции с популярными инструментами: например, с Telegram, GitHub и почтовым сервисом Microsoft Outlook. А если предложенных вариантов не хватает, то с помощью открытого API можно связать Kaiten с любым другим решением.

Аналитика и отчетность. Обе системы включают более 10 отчетов, которые можно настроить под свои параметры. Но в MS Project работа с отчетами пока более обширная — там можно создавать свои диаграммы и использовать несколько отчетов для финансового планирования.

→ У Kaiten отчетов меньше, но среди представленных есть те, которых нет в Microsoft Project. Они подходят для работы по гибким методологиям. Например, для работы по канбан-методу есть график пропускной способности и контрольный график. А за счет открытого API систему можно связать с той системой для построения дашбордов, которую используют в компании.

Читайте также: Как веб-студия Pyrobyte перевела процессы в Kaiten и создала свой плагин на открытом API Kaiten для генерации отчетов.

Количество пользователей. Одна из причин неудобства MS Project заключается в формате одна лицензия = один пользователь. Соответственно, покупать лицензии для всех участников может быть нецелесообразно. Но работать с проектами тоже может быть не очень удобно. Например, каждый раз аналитику по проекту нужно выгружать, чтобы показать ее коллегам и клиенту.

→ Kaiten поддерживает неограниченное количество пользователей на бесплатной версии. При добавлении дополнительных модулей система становится платной, но по цене обходится ниже, чем покупка нескольких лицензий. А еще в пространства можно добавлять гостевых пользователей — за них платить не нужно. Это значит, что компания может организовать работу всей команды в рамках одного решения и показывать рабочие пространства клиентам без необходимости выгружать данные.

Размер проектов. Еще одно ограничение Microsoft Project — количество задач. В один проект можно добавлять тысячи задач. Если некоторые пользователи отмечают, что от 1 500 задач система начинает зависать, из-за чего пользоваться ей неудобно, особенно при сохранении, фильтрации или пересчете сроков.

→ Kaiten справляется с большим количеством задач — одновременно в системе могут быть тысячи карточек, которые находятся в разных рабочих пространствах. А еще в системе можно одновременно работать с несколькими проектами, а не заходить в каждый по отдельности. За счет этого решение подходит для enterprise-компаний с сотнями сотрудников.

Теперь детальнее рассмотрим сходства и различия в возможностях.

Какие возможности есть в обеих системах:

1. Отображение задач на таймлайне.
И в Kaiten, и в Microsoft Project для управления проектом есть диаграмма Ганта. У MS Project это главный способ отображения процессов, а у Kaiten в основе лежат канбан-доски, но есть достаточно инструментов для работы с диаграммой Ганта.

Принцип работы с диаграммой одинаковый в обеих системах: на ней вы можете ставить задачи, их сроки и ответственных, а также указывать связи между задачами. Вся информация автоматически отобразится на таймлайне справа. Планирование сроков выполнения можно синхронизировать с календарем, чтобы автоматически учитывались выходные и праздничные дни.

2. Ресурсное планирование нагрузки.
В обоих решениях можно отслеживать количество часов, которое приходится на одного пользователя в день или другой период. Это позволяет равномерно ставить задачи на команду, чтобы избежать переработки участников.

3. Использование формул.
В Kaiten и MS Project пользователи могут рассчитывать нужные значения с помощью любых формул и создавать для их отображения отдельные пользовательские поля. Это позволяет кастомизировать рабочее пространство под показатели, которые нужно отслеживать компании.

4. Канбан-доски.
В MS Project они появились несколько лет назад и доступны только в онлайн-версиях системы. Работа с ними стандартная: можно указывать информацию о задаче в карточке, указывать ответственного, сроки и добавлять свои столбцы, чтобы гибко настроить процесс под себя.

У Kaiten есть те же самые возможности, но одна из особенностей системы — создание нескольких досок в одном пространстве. Это позволяет параллельно контролировать работу разных отделов без необходимости переключаться между вкладками.

По некоторым критерием Kaiten превосходит Microsoft Project. Собрали главные из них:

Также команды могут создавать шаблонные чек-листы, которые будут автоматически появляться при перемещении карточки из одной колонки в другую.

Kaiten — альтернатива MS Project, которая подходит для тех же команд и помогает закрыть запросы бизнеса на управление команды. К тому же система входит в реестр отечественного ПО, что делает ее более надежным вариантом для российских пользователей.

А если сомневаетесь в эффективности системы, можете протестировать бесплатную версию Kaiten и оценить ее возможности самостоятельно.