Прокрастинация на рабочем месте: почему люди откладывают работу и как это остановить

Автор: Психолог Кирилл Филиппов

http://psiholog-filippov.kiev.ua/

Прокрастинация на рабочем месте - это явление, при котором люди без необходимости откладывают выполнение рабочих задач. Это широко распространенное явление, которое может привести к серьезным проблемам как для людей, которые откладывают дела на потом, так и для их работодателей.

Промедление на рабочем месте может принимать различные формы.

Например, простой пример прокрастинации на рабочем месте - это тот, кто смотрит забавные видеоролики в Интернете, тогда как вместо этого им следует работать над важным проектом. Точно так же еще один пример прокрастинации на рабочем месте - это тот, кто откладывает написание важного отчета, вместо этого тратя свое время на тривиальные задачи, связанные с работой.

Кроме того, прокрастинация на рабочем месте также связана с проблемой, не связанной с работой. Например, эта форма прокрастинации может вовлекать кого-то, кто покупает личные вещи в Интернете в течение рабочего дня, вместо того, чтобы выполнять ту работу, которую он должен делать.

Кроме того, в одном исследовании по этой теме перечислено несколько примеров прокрастинации на рабочем месте, которые они связывают с двумя основными типами прокрастинации на рабочем месте:

• Прокрастинация в Интернете. Это также называется кибер-лэкингом и включает в себя трату рабочего времени на нерабочие действия на цифровых устройствах, например, просматривая сайты социальных сетей на своем телефоне.

• Прокрастинация на работе вне сети. Это включает в себя проведение рабочего времени, выполняя действия, не связанные с работой, без использования цифровых устройств, например, делая длительные перерывы, сплетничая или мечтая.

Обратите внимание, что эти примеры прокрастинации месте уходят корнями в относительно узкое представление об этом типе прокрастинации, где она рассматривается как обязательно вовлекающая деятельность, не связанную с работой. Однако также можно рассматривать прокрастинацию на рабочем месте как любую, связанную с рабочими задачами, даже если она не связана с такими действиями. Например, это может быть связано с тем, что вы тратите время на работу над легкими и несущественными задачами, связанными с работой, как способ отложить выполнение важного рабочего задания, которое кажется невыносимым.

Более того, некоторые узкие взгляды на прокрастинацию предполагают, что эта форма не должна включать намерения причинить вред работодателю, рабочему месту, клиенту или самому сотруднику. Тем не менее, ее также можно рассматривать как поведение, которое в некоторых случаях может включать в себя такое намерение, как, например, в случае кого-то, кому на выполнение задачи требуется больше времени, чем нужно, потому что он обижается на своего начальника. .

Тем не менее, чтобы такое поведение считалось прокрастинацией, не должно быть никакой практической пользы для прокрастинатора, поскольку одной из определяющих характеристик является то, что в ней нет необходимости. Это означает, например, что ситуация, когда сотрудник откладывает критическое задание из-за предстоящих переговоров с его руководством, не считается прокрастинацией, поскольку она носит стратегический характер.

В целом, в самом широком смысле, откладывание на потом означает любое ненужное откладывание рабочих задач. Это может включать, например, времяпрепровождение в социальных сетях вместо работы над отчетами, слишком длительные перерывы в течение дня или откладывание важного телефонного звонка, вместо этого работая над тривиальными задачами. Кроме того, в некоторых случаях прокрастинация на рабочем месте рассматривается в более узком смысле, например, как поведение, которое должно предполагать участие в деятельности, не связанной с работой, или как поведение, которое не должно предполагать намерения причинить вред.

Этот феномен очень распространен; исследования показывают, что на него регулярно приходится более четверти рабочего дня многих людей, и свидетельства этого были обнаружены в широком диапазоне должностей , от младших сотрудников до менеджеров и руководителей . Это неудивительно, учитывая, что прокрастинация очень распространена в целом, поскольку примерно 25% взрослых считают ее определяющей чертой личности для себя, а 50% студентов колледжей говорят, что она является постоянной и проблематичной .

Однако, хотя прокрастинация присутствует почти повсюду, ее распространенность и серьезность зависят от ряда факторов, таких как тип выполняемой работы. Например, одно исследование показало, что белые воротнички склонны откладывать дела на потом больше, чем рабочие. Точно так же в другом исследовании , в котором участвовало более 22000 сотрудников, были классифицированы различные должности на основе того, сколько людей, которые на них работали, откладывали на потом, и было обнаружено следующее:

• Работы с высоким уровнем прокрастинации включали в себя официантов, юридических секретарей, администраторов компьютерных систем, помощников библиотеки и торговых представителей.

• Работы с умеренной прокрастинацией включали фотографов, писателей, юристов и общих менеджеров по операциям.

• Работы с низким уровнем прокрастинации включали в себя руководителей,

библиотекарей, экономистов и кредитных специалистов.

Частично это различие можно отнести к разным типам людей, которых отбирают на разные должности. Это означает, например, что некоторые вакансии могут привлекать людей, которые с большей вероятностью откладывают дела на потом, в то время как другие выбирают только людей, которые вряд ли будут сильно откладывать на потом.

Однако структура работы и рабочая среда играют существенную роль в том, чтобы помочь людям избежать прокрастинации, независимо от их личных склонностей. Как отмечается в одном исследовании :

«… Если работа хорошо структурирована, а цели ставятся и контролируются другими и поощряются, а также сознательное поведение поощряется. Даже те, кто, будучи предоставленными самим себе, вряд ли будут действовать сознательно в других ситуациях, поощряются до такой степени, что различия между высоко- и низко-сознательными людьми могут исчезнуть»

Наконец, обратите внимание, что прокрастинация может варьироваться в зависимости от личности:

• Разные люди, выполняющие одну и ту же работу, могут проявлять разный уровень прокрастинации. Это может быть связано как с внутренними факторами, такими как общая способность людей саморегулировать свое поведение, так и с внешними факторами, такими как степень поддержки, которую люди получают от своих коллег и руководителей.

• Один и тот же человек, выполняющий одну и ту же работу, может в разное время откладывать дела на потом в разной степени. Это также может быть связано как с внутренними факторами, такими как продолжительность сна этого человека прошлой ночью, так и с внешними факторами, например, насколько полезным был их начальник в данный день.

Опасности прокрастинации на рабочем месте

Эта проблема связана со множеством проблем как для людей, которые этим занимаются, так и для тех, кто их нанимает.

С точки зрения работника, промедление связано с имеющей худшую производительность работу, зарабатывая более низкую зарплату, имея более короткие периоды занятости, имеющие более высокую вероятность безработицы и неполной занятости (в отличие от работы на полный рабочий день), имеющие более низкий общий финансовый успех, и страдают от ухудшения физического и психического здоровья из-за таких проблем, как стресс.

С точки зрения работодателя, существует два основных типа проблем, связанных с прокрастинацией на рабочем месте.

Во-первых, прокрастинация на рабочем месте ведет к снижению производительности и ухудшению работы сотрудников. Например, учитывая, что многие люди регулярно проводят часы своей рабочей недели, откладывая на потом, это означает, что они в конечном итоге добиваются меньшего прогресса, чем могли бы в противном случае, и во многих случаях это также означает, что люди должны спешить для выполнения задач прямо перед крайними сроками, что может приводят к некачественной работе. Это очевидно, например, в исследовании прокрастинации, которое показало, что поспешные проверки, которые были завершены прямо перед крайним сроком, часто приводили к необходимости исправлений во время последующих этапов проверки.

Во-вторых, прокрастинация может привести к различным проблемам для сотрудников, которые могут косвенно снизить их производительность на работе, а также сделать их менее счастливыми и, следовательно, более заинтересованными в смене места работы. Например, если высокопроизводительного сотрудника помещают в рабочую среду, которая заставляет его откладывать дела на потом, он, скорее всего, расстроится, что может заставить его прилагать меньше усилий и побудить его искать работу в другом месте.

Обратите внимание, что прокрастинаторы часто хорошо осведомлены о проблемах, связанных с прокрастинацией на рабочем месте, и иногда они сами являются самыми резкими критиками такого поведения.

В целом откладывание на потом на работе связано с множеством проблем. С точки зрения сотрудника, такие проблемы включают худшую производительность труда, худшие перспективы карьерного роста и ухудшение физического и психического здоровья. С точки зрения работодателя, такие проблемы включают снижение производительности и некачественной работы, а также снижение удовлетворенности работой сотрудников, что может снизить удержание сотрудников.

Улучшите свое планирование:

· Ставьте конкретные цели. Например, вместо расплывчатой цели, такой как «работа над этим отчетом на следующей неделе», установите конкретную цель, например, «на следующей неделе, начиная с понедельника, работать над этим отчетом каждый день с 9: 00–11:00 и иметь готовый окончательный вариант для отправки к пятнице».

· Разбейте свою работу на небольшие и удобные шаги. Например, если вам нужно разработать большой проект самостоятельно, вы можете разбить его на этапы, такие как определение ключевых целевых показателей и набросок приблизительного плана того, что повлечет за собой проект. Если проект, с которым вы имеете дело, особенно велик, вам, как правило, не следует беспокоиться о том, чтобы с самого начала выяснить все необходимые шаги. Вместо этого начните с определения только первых нескольких шагов, которые вам нужно сделать, и добавляйте новые шаги по мере продвижения, чтобы не чувствовать себя перегруженным и не застревать в начале.

· Установите для себя промежуточные этапы и сроки. Например, если большой проект включает в себя только один основной дедлайн в конце, установка дополнительных промежуточных сроков для себя может помочь вам планировать наперед, быть более ответственным и чувствовать себя более мотивированным. Обратите внимание, что установка сроков в целом может быть особенно важна, если у вас нет никаких установленных для вас сроков, поскольку отсутствие сроков часто может привести к длительной прокрастинации.

· Определите свои производственные циклы. Когда дело доходит до разных задач в разное время дня, у людей разный уровень продуктивности. Например, может случиться так, что вам лучше всего сосредоточиться на сложных задачах рано утром, до того, как вы начнете заниматься электронной почтой или второстепенными административными аспектами своей работы. Вы должны как можно больше учитывать это при планировании своей работы.

Улучшите свою среду:

· Измените свое окружение, чтобы вам было легче работать. Например, если вы знаете, что лучше всего работаете в тихой обстановке, отправляйтесь в тихое место или наденьте наушники с шумоподавлением, когда это необходимо.

· Измените свое окружение, чтобы вам было легче начать работу. Например, если вы знаете, что завтра вам нужно будет сделать важный телефонный звонок, для чего потребуется много справочного материала, то перед тем, как покинуть офис, подготовьте все, что вам нужно для звонка, чтобы единственное, что вам нужно было сделать завтра набери номер.

· Измените свое окружение, чтобы вам было сложнее откладывать дела на потом. Например, если вы склонны откладывать дела из-за того, что продолжаете просматривать социальные сети, попробуйте использовать расширения браузера, которые блокируют ваш доступ к соответствующим сайтам.