Почему аутсорсинг бухгалтерии дешевле штатной бухгалтерии

В статье расскажем, почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии и почему обоснования других аутсорсеров в духе: «‎вы не платите зарплату, страховые взносы, 1С и офис»‎ — буллшит.

Большинство аутсорсинговых компаний на своем сайте указывают, что их услуги дешевле штатной бухгалтерии. Аргументы сводятся к: клиенту не придется платить зарплату, страховые взносы, оплачивать больничные, офис и другие расходы на штатного сотрудника.

Однако аутсорсинговые компании не пишут, что все эти расходы они берут на себя и зашивают эти расходы в стоимость своих услуг, включая операционные расходы и прибыль.

Получается, что когда компания пользуется услугами аутсорсинговой компании, для нее все расходы на бухгалтерию выходят дороже в 2-3 раза?

Основная причина, почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии — расходы компании на бухгалтерию становятся переменными, а не постоянными.

Сейчас объясним.

Когда компания небольшая, то у сотрудника может не хватать задач, чтобы сотрудник эффективно работал полный рабочий день. Сотрудник может сделать свои задачи за 2 часа, а остальное время отдыхать. Либо сотрудник может растягивать задачи на целый день, когда их можно сделать за 2 часа.

При этом, как сотрудник получал 80 000 рублей на руки, так и будет получать (средняя зарплата бухгалтера в единственном лице в Москве, который сможет нормально сдать отчетность и посчитать зарплату) — для компании это постоянные расходы и они всегда будут такими в независимости от нагрузки сотрудника (если нет сложной системы KPI и вознаграждений).

Общая нагрузка сотрудника за месяц получается следующей:

В управлении проектами и человеческими ресурсами есть показатель, который показывает эффективность труда — утилизация. Управляя этим показателем, компании оказывающие услуги, контролируют себестоимость и рентабельность проектов (хотя контроль утилизации необходим всем компаниям, чтобы контролировать раздутость штата и эффективность сотрудников). Чем показатель выше, тем лучше для компании.

Показатель рассчитывается следующим образом:

В нашем случае:

Это крайне низкий показатель, который показывает, что ресурсы расходуются нерационально и компания теряет деньги.

Показатель, к которому стремится большинство компаний — 80%. Т.к. сотрудники не могут работать эффективно полный рабочий день.

Т.е. сотрудники при полной нагрузке работают эффективно:

Теперь рассчитаем себестоимость часа.

Если учесть расходы компании чисто на ФОТ и страховые взносы с зарплатой сотрудника на руки в 80 000 рублей:

Если компания решит обратиться в аутсорсинговую компанию, то она не будет покупать 168 часов рабочего времени. Компания купит 42 рабочих часа — именно столько, сколько нужно для выполнения всех задач.

Средняя часовая ставка аутсорсинговых компаний в Москве — 1500 рублей/час.

Соответственно компания заплатит аутсорсинговой компании:

Если у компании снизится активность на 10 часов, то компания заплатит на 15 000 рублей меньше, если наоборот повысится на 10 часов, то компания заплатит на 15 000 рублей больше.

Именно за счет этого механизма и достигается меньшая стоимость услуг аутсорсинговой компании по сравнению с штатным сотрудником.

Однако чем больше эффективная нагрузка на штатного сотрудника, тем ниже себестоимость часа для компании и при определенном количестве часов аутсорсинг может стать дороже, чем содержание штатного сотрудника. В нашем примере это находится из уравнения:

При ставке аутсорсинговой компании в 1500 рублей/час, зарплате штатного сотрудника на руки в 80 000 рублей и нагрузке сотрудника в 72 часа и более, содержание штатной службы будет обходиться дешевле. Если в расходах учитываем только ФОТ и страховые взносы.

Для корректного расчета нужно взять P&L из финансовой отчетности компании и также включить другие расходы, которые напрямую относятся к затратам на бухгалтерию и которые возьмет на себя аутсорсер: отпуска, больничные, ПО, обучение, HR и другие расходы, которые компания относит к прямым на бухгалтерию.

Также отметим, что у аутсорсинговой компании не всегда единая фиксированная ставка. Компания может применять различные модели, например:

1. Использовать систему грейдов

2. Использовать разные ставки для различных позиций:

В некоторых случаях, аутсорсинговая компания может выделить на проект сотрудника с ставкой, которая равна себестоимости (ФОТ + страховые взносы). Например, на обработку документов, если их много. А подготовку отчетности и зарплату считать по нормальной ставке. В этом случае общая рентабельность проекта будет ниже, но аутсорсинговая компания может получить клиента с которого будет получать прибыль.

Такой прием давно используется в маркетинге: компания продает какой-то продукт по себестоимости или ниже, привлекая клиентов, которые также покупают другие продукты с которых компания получает прибыль. В нашем случае единый продукт делится на участки работ, которые тарифицируются отдельно.

Кстати в этом случае, если аутсорсинговая компания понимает свою финмодель и может отстроить процессы на проекте, она может гарантированно предлагать стоимость услуг ниже, чем стоимость штатной бухгалтерии в Москве при любом составе штатной бухгалтерии компании в Москве, хоть там 1 человек или 10. Например, так делаем мы :)

Однако равны ли 42 часа, которые тратит штатный специалист 42 часам специалиста из аутсорсинговой компании? На самом деле не всегда. При каких условиях? Расскажем ниже.

Не всегда 40 часов, которые нужны штатному бухгалтеру, чтобы выполнить задачу равны 40 часам специалиста аутсорсинговой компании.

Аутсорсинговая компания изучает каждый процесс в бухгалтерии и регламентирует его, чтобы уменьшать себестоимость и повышать эффективность. Аутсорсинговая компания ведет базу знаний, где фиксирует все новые знания и опыт, полученные на проектах, чтобы в дальнейшем этот опыт и знания можно было применить к другому проекту в формате ctrl+c ctrl+v, если нет дополнительной специфики.

Если учесть, что аутсорсинговая компания может вести сотни и тысячи компаний, то можно представить, какой внутренний объем знаний есть у компании.

Поэтому в ситуациях, когда штатный специалист сталкивается с неизвестной задачей: как получить льготы Минцифры; как работать с самозанятыми; как и что написать в ТЗ для программиста и когда делать автоматизацию не ради автоматизации; как устроить иностранного сотрудника или возместить НДС из бюджета.

У сотрудника может уйти дополнительное время на изучение этого вопроса и изучение практик коллег. При этом результат будет неизвестен, т.к. решение не обкатывалось сотрудником.

В аутсорсинговой компании в этом случае есть инструкции, как это делать правильно и быстро, чтобы клиент получил нужный результат. За счет этого возможна экономия времени.

Штатный бухгалтер может потратить на поиск решения и выполнение задачи 5 часов, а специалист аутсорсинговой компании сможет найти решение в базе знаний и решить задачу за 1 час.

Иногда возникают задачи, которые могут быть характерны именно для этой компании и любое другое шаблонное решение не будет работать. Обычно эти ситуации связаны с учетной системой (1С и другим ПО) и управленческим учетом, либо налоговым консалтингом.

В этом случае аутсорсинговая компания, как и штатная бухгалтерия начинают исследование и пытаются найти решение задачи.

Однако в штатной бухгалтерии над задачей могут думать 1-2 человека (зависит от численности бухгалтерии и иерархии в отделе), а в аутсорсинговой компании к задаче могут подключиться 3 и более человек: руководитель проекта; сотрудник, который выполняет задачу; внутренний штатный консультант.

Также могут подключаться специалисты смежных специальностей: программисты 1С, финансисты, налоговые юристы, методологи, аудиторы.

Аутсорсинговая компания может привлечь нужных специалистов с похожим опытом в предметной области, чтобы быстрее и с нужным результатом решить задачу.

В бухгалтерии большую часть времени занимает обработка первички, исправление косяков в учетной системе и рутинные операции в 1С.

На обработку 1 бумажного документа (акта, накладной, УПД) с 5 позициями номенклатуры уходит в среднем 10 минут. При условиях:

Если использовать OCR (оптическое распознавание символов с документа pdf или png), то время полной обработки бумажного документа можно сократить до порядка 7 минут.

Если настроить ЭДО и синхронизировать его с 1С, то возможно сократить время полной обработки документа до 4 минут.

Однако жизнь документа на этом не заканчивается. Налоговая может запросить любой документ в течение 3 следующих налоговых периодов. Иногда в бухгалтерии не ведется реестр документов, нет системы в хранении документов, нет электронного архива сканов документов.

В этом случае поиск документа может затянуться на десятки минут — это серьезные потери времени.

Аутсорсеры жестко контролируют себестоимость и нормативы по обработке документов — чем быстрее обработается документ, тем ниже будет себестоимость. Поэтому аутсорсеры внедряют ЭДО, электронные архивы на базе облачных технологий (используют готовые решения или разрабатывают собственные), используют OCR для обработки документов.

При этом нужно не забыть про качество. Поэтому некоторые аутсорсеры делают дополнительные проверки. Например, в нашей компании первичку вводит бухгалтер по первичке, затем ставится задача на главного бухгалтера, чтобы он проверил каждый документ, чтобы сумма налога считалась корректно.

У штатной бухгалтерии не всегда есть мотивация внедрять технологии и становиться современными, чтобы эффективнее работать, т.к. зарплата фиксирована, на все задачи хватает времени, можно поработать по классике с бумагой не запариваясь с процессом.

В этом случае штатная бухгалтерия может обрабатывать документы за 30 часов, в то время, как аутсорсеру будет достаточно 20 часов.

Проблема актуальна для старых программных продуктов 1С, которые дополнительно были дописаны и переписаны программистами.

В этом случае бухгалтерия может тратить время на «борьбу» с программой и будет просить руководство переехать на новую версию. При этом переезд на новую версию обойдется дополнительными расходами, а расходы на бухгалтерию останутся прежними.

Ну и зачем тратить дополнительные деньги, если в итоге для компании ничего не поменяется?

Другое дело, если с переездом на новую версию программы компания сможет:

Первый вариант можно реализовать с штатной бухгалтерией, в этом случае функция финансового менеджера может упроститься.

Вторая история с штатной бухгалтерией сложнореализуема.

Уменьшение расходов на бухгалтерию означают сокращение штата, при этом сокращение может составлять не целую штатную единицу, а например 0,3-0,5 штатной единицы. Если в этом случае уволить сотрудника, то нагрузка перераспределится неравномерно по остальным членам команды, другие сотрудники могут стать перегруженными. Они начнут делать ошибки и выгорать.

Поэтому большинство компаний не переезжают на новые версии программ: для компании расходы не изменятся, а если изменятся, то только за счет сокращения бухгалтерии, на что вероятнее всего штатный отдел не пойдет.

С аутсорсингом такое дело возможно, т.к. функция бухгалтерии на аутсорсинге — переменные издержки для компании. Если после переезда и улучшения учетной системы нагрузка снизится на 15 часов в месяц, то аутсорсер может снизить стоимость услуг на соответствующую величину.

Однако может возникнуть логичный вопрос — зачем аутсорсеру уменьшать свою выручку и прибыль? Но если мы вспомним про то, что некоторые часы сотрудников на работу аутсорсер может закладывать по себестоимости или с меньшей рентабельностью, то может произойти следующее:

Много текста, объясним на цифрах:

Аутсорсер предлагает переезд на новую программу за 100 000 рублей, при этом аутсорсер сэкономит 25 часов первичника в месяц:

Рентабельность проекта увеличилась на 2,5%, выручка уменьшилась на 15 000 рублей, а ежемесячная валовая прибыль с проекта уменьшилась на 6 000 рублей в месяц. Может показаться, что аутсорсеру невыгодно что-то менять.

Однако у аутсорсера освободилось 25 часов первичника для других проектов. Аутсорсер может направить эти часы на другие проекты и сделать ставку не в 600 рублей/час, а например в 1000 рублей/час.

В этом случае:

После всех манипуляций и перераспределения мощностей:

Поэтому у аутсорсера есть мотивация для внедрения автоматизации и снижения стоимости услуг и эта мотивация чисто коммерческая. В этом случае можно добиться win-win результата:

Либо возможен второй вариант, когда аутсорсер за собственный счет проводит переезд и доработки 1С, а для клиента стоимость остается на прежнем уровне. Аутсорсер также уменьшит нерентабельные часы первичника и направит их на другой проект, при этом стоимость обслуживания для клиента не поменяется.

При этом для доработок 1С аутсорсер может использовать штатного 1С специалиста у которого есть часы, которые не используются на внешних проектах. Поэтому у аутсорсера может не быть потери выручки и валовой прибыли от использования штатного программиста, а расходы останутся неизменными. Зарплата 1С программиста — постоянный расход для аутсорсера.

В этом случае:

В этом случае у клиента не будет дополнительных расходов, а аутсорсер увеличит валовую прибыль и повысит качество учета за счет переезда на более удобную программу.

В любом случае у аутсорсера есть мотивация для того, чтобы делать бухгалтерию более качественной и эффективной, чтобы тратить на работу меньше времени и давать нужный результат для клиента, чтобы клиент дольше оставался с аутсорсером и приносил больше прибыли.

К этим операциям можно отнести обработку документов, изменения в документах или перенос данных из одной системы в другую. Например:

Здесь соблюдается аналогичная логика по повышению производительности, которая была разобрана выше.

Штатной бухгалтерии может быть удобно работать в привычном формате и не гнаться за автоматизацией и увеличением эффективности:

Например, штатная бухгалтерия тратит дополнительные 20 часов в месяц, чтобы перебить данные из 1С: УТ в 1С: БП. Бухгалтерия просит сделать доработку 1С за 50 000 рублей.

Директор: «‎Окей. Вот потратим мы 50 000 рублей. Что в итоге изменится? Мы уменьшим расходы?»‎

Бухгалтерия: «‎Ну, мы не будем руками перебивать данные и будем допускать меньше ошибок. Расходы на зарплату будут такими же»

Директор: «‎А сколько ошибок мы уже сделали и сколько эти ошибки нам стоили?»

Бухгалтерия: «‎Ошибок не было»

Директор: «‎Тогда давайте дальше так и работать»

Такая ситуация происходит достаточно часто. У компании могут быть крутые штатные бухгалтеры, которые хотят автоматизировать процессы и исключить ручной труд. Однако автоматизация будет ради автоматизации, т.к. компания не заметит эффекта в денежном выражении или качестве ведения учета.

В случае аутсорсинга, аутсорсер может предложить сделать доработку за дополнительную стоимость и при этом уменьшить стоимость услуг на соответствующее количество уменьшения часов, чтобы доработка окупилась за разумное количество времени. Либо сделать все работы самостоятельно за собственный счет и оставить текущую стоимость услуг.

Компания сможет улучшить качество учетных процессов и дополнительно сэкономить.

Сотрудники аутсорсинговой компании мотивированы в том, чтобы они вели как можно больше клиентов и делали как можно больше выручки или прибыли для компании. Для этого вознаграждение сотрудников привязывается к размеру выручки или прибыли, которую генерируют сотрудники.

Больше принес компании — больше получил зарплату.

Однако есть обратная сторона такой мотивации — сотрудник может поспешить или взять на себя слишком большой объем работы.

Поэтому аутсорсинговые компании делают следующее:

С помощью правильной мотивации, умных специалистов, контроля нагрузки и системы подстраховки аутсорсинговые компании достигают более высоких скоростей в работе и более высокого качества учета.