Как выборочно и корректно можно объединять дубликаты сущностей в Битрикс24
Дубликаты сущностей, а именно Лидов, Сделок, Контактов и Компаний в СRM Битрикс24 являются головной болью многих пользователей. Стандартный функционал способен отыскивать “клонов”, но автоматическое объединение неизбежно ведет к потере информации. А ведь можно бороться с этим явлением правильно.
Природа появления дубликатов
Вариантов появления в Битрикс24 дубликатов сущностей множество. Как и в любой другой CRM, информация в систему попадает из различных источников, а значит может появлятся повторно. Битрикс24 проверяет сущности всего по трем параметрам: название, номер телефона и адрес электронной почты. В случае совпадений пользователь получает уведомление о подозрении на дубликат. Но в большой команде или коллективе с постоянным потоком входящих заявок не все обращают внимание на очередное сообщение от Битрикс24. А если клиент решил сменить канал связи — скажем, обратился через открытую линию ВКонтакте — и попал на менеджера, с которым ранее не общался, то появление дубликата просто неизбежно.
Одним словом, одинаковые сущности встречаются всегда и к этой встрече нужно быть готовым. Другое дело, что существование дубликатов может не просто раздражать, но и вызывать серьезные проблемы. Иногда разные сотрудники компании могут подолгу параллельно общаться с клонами одного и того же реального клиент, чем и его вводить в замешательство, и плодят хаос в аналитике, а главное — финансовой отчетности.
Хорошо, но не совсем
В коммерческих тарифах разработчики Битрикс24 предлагают стандартный метод контроля дубликатов. Функционал сверяет поля в карточка и предлагает произвести слияние в единой финальной сущности. Идея, безусловно, хорошая, но ее реализация не предусматривает многих моментов, среди которых:
- Выборочное объединение. Пользователь получает “клоны” сущностей одним сплошным потоком со всей CRM и должен решать вопросы по порядку очереди. Если у Вас 2-3 дубликата, это еще не проблема. Но если их за многие годы собрались тысячи? Для выполнения такой задачи потребуется специальный “Менеджер по клонам”;
- Выбор финальной сущности. Стандартные инструменты делают его самостоятельно и пользователю остается лишь смириться и согласится;
- Потеря информации — главный бич функционала. На выходе вы получаете половинчатый результат, поскольку сюда войдут лишь данные из финальной сущности. А если в карточках обеих дубликатов содержиться важная коммерческая информация? Что ж, теперь у пользователя будет лишь одна ее часть.
Комплексное решение контроля дубликатов
Исходя из многих запросов от пользователей в компанию Авиви, наши разработчики взялись к созданию эффективного и щадящего решения. Конечно, это возможно лишь для коробочной редакции Битрикс24, поскольку внедрить кастомный функционал такого плана на облаке невозможно. Модуль контроля дубликатов хранится в отдельном каталоге системы, использует те же методы, что и стандартный функционал, поэтому никак не перекрывает работу компонентов системы и не зависит от обновлений коробочной редакции.
Главное, что удалось реализовать в кастомном функционале:
- Нет потребности перебирать всю базу данных CRM: с использование JS в верхнем меню карточки для пользователя выведена кнопка контроля дубликатов. В любое время можно проверить их наличее и слить в единую сущность;
- Количество карточек для слияния одновременно не ограничено. Если у вас в системе марширует целая армия кланов, все они могут быть показаны во время объединения и выбора нужной информации;
- Финальную сущность выбирает сам пользователь. Ее предварительный просмотр доступен в левой части экрана, в то время как все дубликаты отображены справа;
- Информация при слиянии остается в целости и сохранности. Активити, история общения или даже прикрепленные файлы — все, выбранное пользователем перенесется в финальную сущность и будет распределено в хронологическом порядке.
Модуль с открытыми возможностями
Разработчики Авиви создали базовый кастомный функционал, потенциал которого не ограничен рамками одного портала. Мы понимаем, что потребности каждого отдельного бизнеса уникальны и поэтому оставили возможность для доработки и точной подгонки непосредственно под потребности заказчиков.
В одном из случаев внедрения для зарубежного клиента, например, функционал был применен лишь для Сделок и Контактов в соответствии с техническим заданием. Также открытым остается вопрос полной автоматизации: Модуль способен производить слияния незаметно для пользователей, однако выбор и контроль, по нашему мнению — важны для каждого ответственного сотрудника или управляющего.
Мы готовы рассказать детальнее о Модуле, но больше нас интересует мнение самих пользователей. Возможно есть аспекты, которые вы считаете более значимыми в работе с дубликатами? Не скупитесь на комментарии!
Добрый день. Спасибо за статью. Я только что попробовал сделать сканирование кнопкой "Контроль дубликатов" в битрикс24. То, что при объединении остаётся вся активити, чаты и т.д по хронологии - это отличная новость. У меня вопрос в автоматизации процесса, можно ли настроить или включить какого-нибудь робота, чтобы он сам объединял похоже лиды ещё при поступлении, чтобы статистика аналитики CRM лидов была корректной?