7 причин, почему проект по внедрению безбумажного HR может провалиться

Подписывать документы, связанные с работой, сотрудники могут удаленно — с телефона или компьютера. Для этого в компании нужно внедрить кадровый ЭДО. Об ошибках при автоматизации кадрового документооборота — Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в России активно развивается последние два года, а нормативно-правовая база по переводу документов, связанных с работой, в цифровой вид только формируется. Кейсов полного перехода на безбумажный HR не так много: большинство компаний пока тестируют возможности КЭДО, переводят в «цифру» часть процессов или отдельные бизнес-юниты.

У компаний возникают сложности с организацией проекта и мотивацией персонала, трудности технического характера, а также проблемы, вызванные устаревшими бизнес-процессами. Расскажу о том, что чаще всего приводит к провалу проекта по переходу на электронный кадровый документооборот.

Для автоматизации документооборота чаще всего привлекается подрядчик — поставщик системы КЭДО. И на него возлагается ответственность за реализацию проекта. Однако если не назначить внутри компании руководителя проекта, то все усилия сторонней организации могут оказаться тщетными. И это — самая частая причина провала проекта по автоматизации кадрового делопроизводства.

РП со стороны заказчика должен отвечать за результат перед своим руководством и являться единым входящим «окном» для подрядчика. Только при наличии мотивированного человека внутри компании можно быстро и безболезненно перевести в цифру кадровые документы.

В конце 2020 года принят закон, разрешающий вести кадровые документы в электронном виде (377-ФЗ). Согласно этому закону работодатель не может обязать сотрудников переходить на электронные документы: они должны согласиться или отказаться использовать КЭДО. Учитывая, что цифровые электронные книжки, узаконенные несколько лет назад, до сих пор вызывают недоверие у части работников, перевод всех кадровых документов в цифру может восприниматься в штыки.

Здесь важна правильная коммуникация. Стратегия привлечения сотрудников должна быть разработана с учетом особенностей коллектива и корпоративной культуры. Например, если в компании принят авторитарный способ управления, то стоит действовать директивно: поставить цели по переходу на КЭДО для руководителей среднего звена на уровне 99%, они, в свою очередь, найдут способы мотивации линейных руководителей. Если, наоборот, компания демократичная, то нужно мотивировать людей: объяснять преимущества цифровых документов, рассказывать о безопасности данных, показывать, как просто подписать документ с помощью смартфона — в два клика. Если в таком коллективе действовать директивными методами, то можно столкнуться с сопротивлением персонала и провалить проект по внедрению кадрового ЭДО. Для компаний, в которых важны ценности ECG, можно сделать упор от отказа от бумаги.

Платформа КЭДО интегрируется с мастер-системой — 1С, SAP или любой другой. Если в ключевой учетной системе есть ошибки в данных, то возникнут технические сложности при переходе на цифровые документы. Например, если в системе указан неправильный мобильный телефон сотрудника, сервис КЭДО не сможет выпустить для него электронную подпись. В нашей практике были случаи, когда компаниям приходилось откладывать переход на кадровый ЭДО для того, чтобы навести порядок в учетных системах.

В некоторых компаниях приняты нестандартные, часто устаревшие процессы подписания кадровых документов. Иногда они идут вразрез с действующим законодательством.

Например, в компании внутренним распорядком установлено, что трудовой договор должен подписать сотрудник, потом начальник отдела кадров, потом HR-директор, и в конце топ-менеджер. Бумага передавалась из кабинета в кабинет, а процесс трудоустройства мог занимать несколько дней. Сегодня это бесполезный с правовой точки зрения и устаревший процесс. В стандартной системе КЭДО такого не предусмотрено — придется кастомизировать решение, что займет время и приведет к росту бюджета проекта. Проще пересмотреть бизнес-процессы, но не все компании готовы на это пойти.

Или другая история — в компании привыкли подписывать заявление на отпуск задним числом: сотрудник мог решить отдохнуть с завтрашнего дня и ему шли навстречу, оформляя бумаги нужной датой (по закону — за две недели). Однако в КЭДО так сделать невозможно — все процессы прозрачны и привязаны к требованиям законодательства.

Не все компании, которые начинают проект по внедрению кадрового электронного документооборота, до конца понимают, что они получат на выходе. Например, могут ожидать от системы КЭДО функционала корпоративного портала: чатов, возможности просматривать документы и заказывать справки, видеть дни отпуска, проходить обучение. Однако электронный документооборот предполагает только подписание документов — удобное, с любого устройства. Но не более того. Платформа КЭДО может стать частью корпоративного портала, но не сможет заменить его.

Для того, чтобы вовлечь сотрудников в безбумажный HR, важно выбрать систему, которая проста в использовании. Если в системе слишком много функций, большинство из которых не нужны, запутанный процесс подписания документа, не понятный интерфейс — люди просто не будут ею пользоваться. Спасти ситуацию может круглосуточная служба поддержки, но тогда теряется сам смысл автоматизации: процессы должны становится проще и удобнее, а не приводить к раздражению и потере времени.

Единовременно перевести на КЭДО 10 тыс. сотрудников невозможно — это понимают все заказчики. Но возникает обратная проблема — крупные компании могут слишком затягивать процесс внедрения системы. Например, организовать электронный документооборот для 10 сотрудников и обкатывать на них процессы в течение года. И тогда проект затухает.

Важно на старте расписать этапы внедрения системы, определив адекватное количество участников. Например, если в компании 1 тыс. сотрудников, то можно разбить проект на два этапа по 500 человек. Если в компании 10 тыс. человек, то включить в пилот 2 тыс. или один бизнес-юнит. Далее стоит описать критерии, по которым каждый этап считается успешно реализованным. Это может быть получение подписей всеми сотрудниками, наличие подтвержденной учетной записи всех участников или когда каждый из них подписал хотя бы один документ удаленно.

***

Таким образом, для успешного внедрения КЭДО важно на старте проекта навести порядок в бизнес-процессах и учетных системах, выбрать удобную платформу из представленных на рынке, провести работу с персоналом, определить этапы и сроки проекта, назначить ответственного на своей стороне. А потом перейти в мир безбумажного HR, где люди подписывают документы в пару кликов, не тратят время на поездки в офис и могут трудоустраиваться в компанию любого региона в течение часа.