ТОП-5 лучших систем электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – передовой стандарт, обязательная часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Такое решение повышает эффективность деятельности любой организации – коммерческой, промышленной, наконец, государственной. Благодаря СЭД быстро, удобно, корректно, с минимальным количеством ошибок решаются задачи внутреннего и внешнего управления. Это взаимодействие и с межведомственными подразделениями, и с вышестоящими инстанциями, и с поставщиками, и с ЦА.
Итак, что собой представляет система электронного документооборота? Это совокупность программных решений, что позволяют пользователю создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять документы, сохраняя возможность контролировать эти документы на уровне организации.
Любая СЭД должна обладать как минимум следующими свойствами:
- Совместима со всеми форматами документов, чтобы легко оформлять, редактировать, согласовывать, получать и отправлять, контролировать выполнение.
- Грамотное распределение потоков. Это необходимо для решения таких задач как определение маршрутов внутри компании, разграничения доступа и прочего.
- Создание архива. Хранение и быстрый, удобный поиск.
Пройдемся по общим преимуществам:
- Ускорение работы с документами. Никаких почт и длительных пересылок. Пара кликов, и документ получен филиалом в другом городе.
- Контроль. В любой момент можно узнать, где находится та или иная бумага, кто ее создавал, кто редактировал, когда и т.п. В случае необходимости документ можно восстановить.
- Поддержка разных версий, сохраняющихся при редактировании.
- Быстрый поиск по ключевым словам.
- Автоматическое упорядочивание – нет повторов, ведь у каждого документа есть свой индивидуальный номер.
- Удаленный доступ.
- Возможность планировать отправку, задавая сроки.
Я внедрял более 10 разных систем, эксплуатировал – еще больше, и, опираясь на свой опыт, предлагаю пять, на мой взгляд, самых достойных вариантов. Разумеется, выбор стоит основывать на том, в чем именно нуждается ваш проект.
Лучшие СЭД в 2022 году
Предлагаю определиться, что точно должна “уметь” ваша СЭД:
удобный обмен между сотрудниками внутри отдела и между отделами;
стандартизация форм и реквизитов, единая схема работы во всех структурных подразделениях;
- отчетность;
архивация с датами;
контроль согласования и процессов исполнения;
- возможность вносить изменения, совместный и индивидуальный доступ;
- регистрация любой документации, направление руководству.
На что рекомендую обратить особое внимание:
- Совместима ли программа с другими приложениями, которые вы активно используете. Например, программное обеспечение, обрабатывающее счета-фактуры, накладные и прочее.
- Работает ли программа согласовано с другими программами – она должна поддерживать онлайн-справочники, использовать ту же информацию, что и в остальных источниках.
- Есть ли возможность надстраивать активно используемые модули.
- Не конфликтует ли с внешними средствами и площадками.
Предлагаю рассмотреть следующие пять вариантов, которые, по моему опыту, оказались достойными, хоть и не без негативных нюансов.
С Битрикс24 удобно создать электронный архив документов и автоматизировать делопроизводство. Интерфейс достаточно сложный, но в этом продукте есть, пожалуй, все необходимое.
Плюсы Битрикс24
- Несколько алгоритмов делопроизводства.
- Удобная настройка цепочек согласования, определение полномочий, присвоение прав.
- Система самостоятельно фиксирует входящие файлы, заносит их в соответствующие папки, оповещает сотрудников и предоставляет им доступы.
- Возможность использовать разные сценарии согласования – двухэтапное утверждение, утверждение со статусами, голосование и проч.
- Возможность одновременного редактирования файлов.
Минусы Битрикс24
интерфейс сложен для новичков, особенно для тех, кто не обладает продвинутыми навыками работы с ПК;
- возможно долгое ожидание ответа от техподдержки;
- достаточно сложная автоматизация документов слияния;
- поддержка только через сайт или партнера.
Стоимость Битрикс24
Модуль ЭДО представлен только в тарифах “Стандартный” и “Профессиональный”. Стоимость “Стандартного” на 50 пользователей со скидкой составляет 4 790 руб. в месяц, “Профессионального” на бесконечное число пользователей – 9 590 руб. в месяц со скидкой.
amoCRM предлагает виджет “Документооборот”.
Плюсы amoCRM
- Акты выполненных работ, товарные накладные, договоры, счета – все оформляется в два счета.
- Не перегруженный функционал.
Минусы amoCRM
- не предназначена для самостоятельной настройки и интеграции;
- не самая сильная техподдержка.
Стоимость amoCRM
Отдельно приобрести модуль нельзя. “Базовый” – 499 руб./мес. за пользователя, “Расширенный” – 999 руб./мес. за пользователя, “Профессиональный” – 1 499 руб./мес. за пользователя.
Достаточно простая программа за демократичную цену.
Плюсы A2B
- Корректно работает на всех устройствах, в том числе на мобильных. Функционал не страдает.
- Не перегруженный интерфейс.
- Удобный постоянный доступ к истории согласования документа.
- Возможность последовательного и параллельного согласования.
- Достаточно гибкие настройки типовых маршрутов и карточек документа.
- Есть возможность взять пробный период на 7 дней.
Минусы A2B
“подвисает” комментирование в процессе редактирования.
Стоимость A2B
Стоимость онлайн-версии – от 200 руб./мес. за одного пользователя.
Стоимость коробочной версии – от 35 000 руб. единоразово за 50 пользователей.
Достойный, функциональный продукт от “Контура”.
Плюсы Контур.Диадок
- Активная техподдержка.
- Доступно неограниченное количество пользователей без доплаты.
- Документы остаются доступны и после окончания оплаченного периода.
- Есть роуминг – удобно работать с контрагентами.
Минусы Контур.Диадок
не самый удобный интерфейс, не очень комфортен для восприятия по сравнению с другими популярными системами.
Стоимость Контур.Диадок
250 исходящих – 1 900 руб. (7,6 руб./документ), 600 исходящих – 4 200 руб. (7,0 руб./документ), 1 200 исходящих – 7 800 руб. (6,5 руб./документ), 3 000 исходящих – 18 600 руб. (6,2 руб./документ).
Хороший вариант для крупных организаций с внушительным объемом документооборота.
Плюсы СЭД “Дело”
- Система рассчитана на внушительные нагрузки.
- Достойное мобильное приложение.
- Удобная автоматизация закупочной деятельности, управление заседаниями и совещаниями.
Минусы СЭД “Дело”
несколько устаревший дизайн интерфейса.
Стоимость СЭД “Дело”
Цена одной лицензии Дело-WEB от 6 600 до 8 000 руб., в зависимости от количества рабочих мест. Коробка – цена одной лицензии от 11 500 до 14 000 руб. в зависимости от количества рабочих мест.
Чтобы не прогадать, не опирайтесь исключительно на отзывы и обзоры. Выберите 3-5 заинтересовавших вас систем и обратитесь к пробным версиям. К счастью, большинство разработчиков предлагают бесплатные версии или пробные режимы.
Тестируйте в течение недели, и по результатам теста выбирайте наиболее подходящий продукт.