10 таск-менеджеров для малого бизнеса
Меня зовут Юля, я руковожу компанией по производству одноразовой посуды Cups’n’co. Год назад мы решили внедрить систему управления проектами в наши бизнес-процессы. Спойлер: это оказалось непросто.
Решений на рынке много, однако чаще всего они заточены под средний и большой бизнес, а малому не подходят из-за цены, сложности настройки и перегруженности систем.
Нам потребовался год, чтобы определиться с подходящим решением. За время поиска у меня скопилась база знаний по таск-менеджерам, которые можно адаптировать под нужны небольших команд.
Если хотя бы одной компании эта статья поможет определиться с выбором, то мою задачу можно считать выполненной.
Что для нас было важно:
- система простая, все сотрудники быстро и легко ее осваивают,
- до 5000 рублей в месяц,
- в системе удобно работать нескольким отделам (у нас, например, их 6: операционный, продажи, логистика, клиентский, маркетинг, производство)
- наличие отчётности
- хранилище файлов
- возможность ставить задачи, обсуждать их и хранить файлы в одном месте (от договоров до макетов печатной продукции).
1. YouGile
Возможности
- Полностью бесплатный тариф до 10 человек. Есть веб-версия, десктоп и мобильное приложение.
- Понятные и простые интерфейсы. Достаточно пары часов, чтобы разобраться. Не требуется сторонний специалист, чтобы освоиться в системе.
- Быстро настраивается. Начали с того, что сделали одну общую доску для всех отделов, добавили задачи и создали свои стикеры приоритета: «Средний», «Торопимся», «Горим».
- Встроенный мессенджер. Мы создали пару групповых чатов для разных отделов. Также в каждой задаче есть свой отдельный чат, где можно общаться конкретно по задаче, прикладывать макеты и документы.
- Сводки и отчеты. Сделали сводку – в отдельном столбце автоматически собираются все задачи с просроченным дедлайном.
- Связь отделов. Первым делом мы настроили процесс передачи задач от первого контакта с клиентом до доставки. Построили цепочку: отдел по работе с клиентами - дизайн - согласование - печать - доставка. Сделали единую доску, дали к ней доступ менеджерам, дизайнерам и печатникам, расставили дедлайны.
Недостатки
Нет отдельного хранилища для файлов. Нам подсказали, что можно сделать для этого отдельную доску и закрепить важные файлы в чатах задач. Но с хранилищем было бы удобнее.
- Отсутствует редактор файлов. Решили пользоваться Google-документами, а в задачах хранить на них ссылки.
Стоимость
Бесплатно для 10 человек, без ограничений по функционалу.
- 333 рубля в месяц за каждого пользователя.
2. ClickUp
Возможности
- На бесплатном тарифе можно приглашать любое число пользователей в проекты, создавать сколько угодно досок и задач. Собственно, так мы и протестировали систему. Платная версия начинается от $5 за пользователя в месяц.
- Удобная сортировка задач по тегам и статусам. Понравилась логика: разными тегами помечаем задачи разных отделов, разные статусы указывают на состояние – «в работе», «на согласовании» и т. д., и плюс к этому есть флажки приоритета. Можно выстроить полную цепочку каждого проекта – от первого контакта с клиентом до доставки.
- Автоматизация. Есть возможность настроить автоматическую смену исполнителя при изменении состояния.
- Есть mind-карты, заметки, напоминания и цифровые блокноты. В одном месте можно создать полноценное рабочее пространство для небольшой команды.
Недостатки
- Риски блокировки. Остановило нас то, что система американская, поэтому есть сложности с оплатой и риски, что система будет не доступна для российских пользователей.
- Интерфейс сложноват для новичков, к тому же он на английском. У нас не все сотрудники знают английский, им было неудобно ориентироваться в системе.
- Нет настройки прав доступа на бесплатном тарифе.
- Всего 100 МБ в хранилище на бесплатном тарифе. Для наших задач этого не хватит.
Стоимость
Есть бесплатная версия с ограничениями.
Платные тарифы – от 5$ в месяц за пользователя.
3. Pyrus
Возможности
Много возможностей по работе с документами. Можно автоматизировать весь процесс согласования договоров, выставления счетов.
- Бесплатный тариф. Есть ограничения по работе с документами, но для постановки задач в принципе удобно.
- Учёт времени. В системе можно контролировать, какое количество времени было потрачено на задачи.
- Быстрая техподдержка. Хорошее мобильное приложение.
Простой юзабилити. Система осваивается за пару часов.
Недостаток
- Неудобно вести базу клиентов. Все-таки документы – не основная часть нашей работы, нам важнее выстраивать процессы работы с заказчиками. Тут это можно делать либо в справочнике, либо в формах (сделках). Справочник трудно править. Попробовали сделки. Кажется, все логично – делаем сделку, крепим к ней клиента и всю информацию о нем... но нет. Все наоборот: делаем клиента, а потом к нему прикрепляем задачи. Но это не очень. Клиенты у нас часто меняются, а задачки, наоборот, типовые.
Стоимость
- Есть бесплатная версия с ограничениями.
- Платный тариф – 279 рублей в месяц за пользователя.
4. Weeek
Возможности
- Бесплатный тариф. Правда, есть ограничение – до 5 человек и всего 7 проектов.
- Интуитивно понятный интерфейс. Минимализм, ничего лишнего. Для каждой функции есть всплывающая подсказка.
- Команды и роли. Можно разделять разные команды, делать разные права и доступы.
- Утверждение файлов в задачах. В каждой задаче можно «Подписать», то есть утвердить приложенный файл. Приглашаем гостя в систему – просим официально утвердить эскиз, после чего правки уже не принимаем и передаем в печать.
Таймер задач. Некоторые задачи у нас сильно растягиваются во времени: то клиент вносит правки, то проблемы на производстве. Таймер дает возможность отслеживать проблемные заказы и разбираться в дальнейшем, как избежать временных потерь.
Недостатки
Высокая стоимость. Платный тариф начинается от 590 рублей за пользователя в месяц. Это почти 13 000 ежемесячных платежей.
- Не очень удобно, что мелкие шрифты, текст плохо виден, а при увеличении масштаба экрана сильно режется размер доски.
Стоимость
Бесплатный тариф для 5 человек.
Платные тарифы – 590 и 690 руб./мес. за человека.
5. Monday
Возможности
Готовые шаблоны. Можно быстро создать проект на основе шаблона и работать в системе.
- Разные варианты автоматизации. Настраиваем повторяющиеся задачи, составляем сценарий – и они сами перемещаются по доске, меняются статусы и исполнители. Вариантов сценариев много. Удобно при согласовании эскизов, передаче заказов в доставку, оплате счетов и прочих рутинных операциях.
- Гостевые доски. Расшариваем доступ заказчикам в проект, получаем фидбек, согласовываем макеты.
- Встроенные отчёты. все можно визуализировать: как закрываются сделки, какая выручка ожидается в этом месяце, насколько отклоняемся от плана. Если бы я выбирала систему только для менеджеров и ведения клиентов, выбрала бы Monday.
Недостатки
- Высокая стоимость – от $10 за пользователя в месяц. Это в два раза дороже чем ClickUp. Для среднего бизнеса – приемлимо, для малого – ощутимо. Есть бесплатная версия, но она для 2 сотрудников.
Стоимость
- Бесплатно для 2 пользователей.
- Платные тарифы – 8$, 10$, 16$ в месяц за пользователя.
6. Планфикс
Возможности
Практически безграничные возможности для организации бизнес-процессов. Например, можно настроить индивидуальные рабочие пространства для каждого отдела без лишних кнопок и функций, создать собственные отчеты по ключевым KPI.
Множество параметров и настроек. Выбор настолько широкий, что можно найти кого угодно и что угодно. Даже тех, кто участвует в задачах с датой последнего комментария «вчера». Это очень удобно – полная прозрачность и контроль – если знать, как это настроить и как этим пользоваться.
- Большое количество сценариев работы. Добавить в проект нового клиента, заключить с ним договор, принять оплату, согласовать эскизы, наладить передачу заявок из отдела продаж в производство и далее в логистику.
Недостатки
Сложная для настройки система. Чтобы адаптировать систему под себя, понадобиться несколько месяцев.
Стоимость
- Бесплатный тариф для 5 сотрудников. Есть лимиты, но работать можно.
· Платные тарифы за 2,5€, 4,4€ и 6,3€ в месяц за сотрудника.
7. Todoist
Возможности
- Простой интерфейс. Можно использовать как таск-трекер для небольших команд. Мы протестировали несколько шаблонов, попробовали настроить повторяющиеся задачи, приоритеты и напоминания.
- Карма и баллы за достижение целей для мотивации. Задумка интересная. Но на мой взгляд, это больше уместно для личного использования и планирования дел на день, чем для компании.
- Быстрая синхронизация между устройствами. Данные мгновенно синхронизируются на компьютере и в мобильном приложении. Актуально для тех, кто много времени проводит вне офиса.
- Есть бесплатный тариф.
Недостатки
- Слабоватая отчетность. Не хватает полноценной статистики и данных по задачам.
Не хватает инструментов для полноценной работы в команде.
Отсутствует собственный календарь, только синхронизация с Google-календарем. Невозможно быстро переставить задачки местами, перетащить дела в личном расписании – нужно заходить в каждую и вручную править время.
Стоимость
Бесплатно для 5 участников.
Платные тарифы – за 5$ и 8$ в месяц за сотрудника.
8. Shtab
Возможности
Простая система – задачи, файлы, архив, изменения, шаблоны. Доску можно перевести в список задач, календарный вид или матрицу. Матрица Эйзенхауэра – любопытная функция, показывает все задачи в парадигме «важно – срочно», «не важно – не срочно».
Приятный минималистичный дизайн. Напомнило Weeek.
- Функция индивидуального расчета зарплаты сотрудникам. Для моей компании не актуально, но для малого бизнеса в целом хорошо, многие работают с фрилансерами.
- В системе можно отслеживать загрузку сотрудников. Для этого есть отчёты, статистика задач. К сожалению, пока только в виде excel-таблицы.
- Хранилище файлов.
Недостатки
Мало возможностей настроить под себя. Приходится не систему подстраивать под свои процессы, а наоборот.
- Слабая настройка прав пользователей, не хватает вариативности.
- Нет возможностей для коммуникации сотрудников, отсутствуют чаты.
Стоимость
Бесплатный тариф для 5 сотрудников, также есть ограничение – можно вести только 4 проекта.
Платные тарифы – 230 и 490 рублей в месяц за пользователя.
9. Мегаплан
Возможности
- Ведение клиентов для отдела продаж, интеграция с телефонией и 1С. Система заточена под ведение клиентской базы, отслеживание сделок.
- Разные сценарии и схемы для сделок. Можно подстроить под любую воронку продаж, продумать любой путь клиента. И автоматизировать все это при помощи автосценариев.
Недостатки
- Мало возможностей настроить под себя. Система больше заточена под отдел продаж.
- Неочевидный интерфейс, перегруженность. Причём, не весь функционал хорошо и стабильно работает.
- Высокая стоимость. На мой взгляд дорого – почти 549 рублей за пользователя в месяц на самом простом тарифе и от 999 рублей на бизнес-тарифах, которые подходят для работы.
- Ещё из минусов – неудобный поиск по задачам. Мало вариантов отчетов. Равнодушная техподдержка.
Стоимость
Бесплатно 14 дней.
Платные тарифы за 549, 999 и 1399 рублей в месяц за пользователя.
10. Битрикс-24
Возможности
- Здесь есть все. Настройка аудиторий для таргетированной рекламы, конструктор лендингов и email-рассылок, видеоконференции и сквозная аналитика.
- Удобно вести клиентов и сделки. Есть интеграция с 1С, воронки продаж, телефония. Хорошая аналитика и отчетность.
- Документооборот. От встроенного редактора документов до автоматизации согласования договоров.
- Облачное хранилище. 5 ГБ места на диске. Файлы можно хранить как в задачах, так и в отдельных группах.
Недостатки
- Очень перегруженная система. В ней можно заблудиться и потеряться. Настраивать и разбираться нужно бесконечно долго.
- Неудобная доска с задачами. Тяжело увидеть общую картину по проекту для всех отделов. Не хватает стикеров, которым можно задавать собственные значения. Непонятно, как настроить единый процесс передачи задач из отдела в отдел.
Сложная настройка прав доступа, и она есть только на платном тарифе.
- Мобильное приложение тормозит.
Аванплан - виртуальный помощник для управления проектами. Автоматически строит план проекта и рассчитывает срок вашего проекта на основе скорости команды.
Бесплатно. Доступно на всех устройствах: веб-версия и приложения в App Store и Google Play. Подробнее: https://moroz.team/avanplan
Этот сервис - единое пространство для бизнеса, менеджеров и исполнителей. Он помогает сохранить взаимосвязь между разными уровнями управления и закрыть задачи каждого:
- Для руководителя - отслеживать несколько проектов из разных источников и с одного взгляда понимать, какие из них требуют внимания, какие есть риски
- Для менеджера проекта - помощь в определении срока завершения проекта, версии во время планирования и в процессе дальнейшей работы над проектом (смотреть, укладываемся в срок или есть риск опоздать)
- Для команды разработки - трекер задач с возможностью совместной работы над задачами
Сервис развивается, но уже приносит пользу. Сами им пользуемся.
Подробнее можно почитать в нашей статье: https://vc.ru/tribuna/680167-kak-poluchit-otvet-na-vopros-kogda-budet-gotovo-bystro-i-besplatno
А трелло?
Отличный материал, благодарю!
В ClickUp есть русский язык. Вызывает вопрос обзор, если автор не смог найти смену языка в приложении.
Пользуемся ClickUp. Есть плюсы и минусы. Из минусов для нас на бесплатном тарифе (у нас маленькая команда) - есть ограничение на создание подзадач в спринте.
Зашел в Mysetting. Из языков только английский и французский.
Роман, прошу извинить меня за мой комментарий про наличие русского языка.
Видимо с утра не проснулся, когда писал. )
Русского языка нет.
Я работаю в браузерной версии (в Хроме), если что-то требуется перевести, включаю на пару минут перевод, потом отключаю.
Спасибо, что добавили наш сервис в подборку! Рады, что вы выделили немного минусов - со шрифтами будем улучшать, чтобы стало удобнее :)
А по поводу стоимости - WEEEK это не только таск-менеджер, но и База знаний, и CRM. Цена за каждый сервис настраиваемая: можно выбрать лишь один и оплатить только его. 590р - один из вариантов цены, есть дешевле :)