Как приложение к регламенту упрощает работу с ним: пример Газпром
Рабочий регламент должен помогать сотрудникам, но иногда его долго читать, трудно понять и невозможно запомнить. Приложение к регламенту облегчает восприятие и экономит время сотрудников. Рассказали в статье о его преимуществах.
В корпорациях десятки рабочих процессов. Компания описывает их в регламентах, положениях или инструкциях. Они выполняют роль корпоративной Википедии: знакомят новичков с процессами и помогают сотрудникам не забывать детали.
От оформления регламента зависит то, каким он будет в работе. Длинный текст без иллюстраций и навигации затрудняет, а не упрощает работу.
Что придумали
Мы понимаем, что регламент — это рабочий материал, который компания может собирать несколько лет. И не предлагаем переписывать или сокращать его.
Вместо этого мы создаем приложение. Это отдельный документ с ключевыми смыслами, буфер между сотрудником и регламентом. Информация повторяет структуру регламента и содержит отсылки к нему, но ее легко читать и удобно использовать.
Как мы визуализировали положение о закупках Газпрома
1. Организовали данные
Изучили все материалы и выделили ключевые смыслы. Переработали формулировки, сократили текст и собрали в таблицу смыслы для макета.
2. Продумали структуру и логику
Собрали компоновку и прототип, представили сценарий чтения, навигацию и акценты. Например, указали пункты положения рядом с абзацами, где профильным специалистам понадобится более подробная информация.
3. Отрисовали иллюстрации и собрали все в единый чистовой макет
4. Адаптировали форматы
Газпром использует макеты двумя способами:
- Электронная версия: на корпоративном портале для сотрудников есть список-плитка из тем макетов. Пользователь выбирает тему, кликает и попадает в макет.
- Печатная версия формата А5: блокнот из 35 макетов, который удобно взять с собой в командировку.
Результат
Клиент получил удобную сокращенную версию положения о закупках. Она облегчает сотрудникам знакомство с процессом, упрощает коммуникацию и экономит рабочее время. Теперь сотрудник Газпрома понимает картину в общих чертах и переходит к конкретному пункту положения для подробностей. Новички знакомятся с процессом закупок в макетах, а позже, при необходимости, проясняют детали в большом положении.
Вывод
Качество рабочих материалов — положений, регламентов, инструкций, напрямую влияет на эффективность сотрудников. Поэтому их нужно создавать в удобной визуальной форме.
Хотите упростить сотрудникам работу с регламентом? Приходите на бесплатную консультацию за подходящим решением!
🙋🏻♂ Привет! Меня зовут Ованнес, и я — основатель студии визуальных коммуникаций MOVmedia. Мы разрабатываем инфографику, презентации и отчеты.
Пишу про визуальные решения для бизнеса и разбираю, как их применять. Вдохновляюсь примерами из мирового опыта и прокачиваю дизайн-мышление.
🔷 Подписывайтесь, чтобы оставаться в курсе
👀 Приходите в Телеграм-канал за свежими идеями
Ага, а потом при изменении регламента нужно менять ваши плитки (перед этим еще найти, что и где вы там нарисовали). Ну нафиг. Проще найти грамотного исполнителя, которого в школе научили читать и понимать тексты (но, конечно, писать нужно тоже так, чтобы было понятно всем, а не только автору).
Таких сейчас все меньше. Всем нужна геймификация адаптации и комиксы вместо регламентов потому что 'сложнаааа и нет времени '
Понимаю о чем вы. Но любая задача решается. Можно найти легкий и подходящий способ вносить корректировки в эти макета, будь это силами компании-подрядчика, будь это силами штатных дизайнеров. Но логика следующая: как правило, такие регламенты заказывают компании, у которых огромное количество сотрудников, соответственное, даже минимальная оптимизация скорости и качества обучения одного сотрудника в совокупности для всей компании в разы выгоднее, чем сэкономить трудозатраты на доработках визуальных гайдов.