Кадровое делопроизводство в несколько кликов

Традиционный вариант ведения дел, который подразумевает бесконечное хождение по кабинетам с заявлением в руках, уходит в прошлое. Пандемия ускорила изменения, заставив на законодательном уровне разработать механизмы удаленного взаимодействия. В 2020 году стартовал эксперимент Минтруда России по переходу на цифровое кадровое делопроизводство, который показал хорошие результаты. Год спустя 377-ФЗ закрепил право организаций вести работу в новом формате.

Перевести в цифру можно почти все соответствующие документы, даже основополагающий трудовой договор. Исключение составляют приказы об увольнении, акты о несчастном случае и журналы по охране труда.

Как сейчас выстроить работу по-новому?

Для запуска трансформации нужна подходящая информационная система (ИС). Согласно букве закона это может быть портал «Работа в России» либо корпоративная ИС, используемая для обработки данных. Сегодня функциональные возможности платформы «РвР» ограничены, в то время как развитие систем для кадрового электронного документооборота (КЭДО) идет полным ходом.

Выбор остается за менеджментом каждого конкретного предприятия. При изучении рынка программных продуктов рекомендуем учитывать:

За годы ведения дел на бумаге мы привыкли доверять подписи, которую каждый из нас ставил на оригинальном бланке с помощью ручки. Однако новые технологии цифрового заверения также заслуживают доверия — они соответствуют ГОСТ и отвечают требованиям информационной безопасности. Подделать ЭП гораздо сложнее, чем провернуть подобную махинацию на бумаге.

В кадровых процессах используется три разновидности ЭП — простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Отличаются они степенью защищенности: ПЭП формируется с помощью пароля или кода, в то время как усиленная подпись создается через криптографическое шифрование. Они позволяют не только подтвердить личность подписанта и подлинность документа, но и отследить все вносимые изменения, а также организовать юридически значимое хранение.

Современные платформы могут генерировать два вида подписи прямо в системе — ПЭП и УНЭП. Для получения УКЭП, которая обычно используется со стороны работодателя, придется обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Сегодня существует еще один тип ЭП — «Госключ». Это бесплатный государственный сервис для мобильного подписания, который уже работает при заключении договоров на услуги связи и совершении сделок купли-продажи автомобиля. Также «Госключ» подключен к некоторым платформам КЭДО, которые тестируют его в рамках эксперимента Минцифры России.

В соответствии с законодательством работодатель не обязан менять привычный формат ведения дел, но имеет на это право.

Предположим, решение о подключении к КЭДО на предприятии принято, ИС выбрана. Что дальше?

Шаг 1. Определить, какие данные перейдут в цифру первыми. Необязательно распространять обновление на все процессы сразу. Можно начать с конкретной группы документов (к примеру, связанных с оформлением отпусков), а затем постепенно подключать другие. При этом стандартизованные форматы будут разработаны к 1 марта 2023 года. Пока можно задействовать собственные наработки и шаблоны.

Шаг 2. Закрепить обновление во внутренних регламентах.

Шаг 3. Уведомить всех работников и запросить их согласие на электронный обмен документами. Каждый специалист вправе отказаться от нововведения — тогда дела по нему будут вестись на бумаге. Важно, что согласно 377-ФЗ в том случае, если человек трудоустраивается после 31 декабря 2021 года без стажа, работодатель может не запрашивать его согласие на взаимодействие в цифре.

Компаниям, привыкшим работать по старинке, не всегда легко дается переход на инновационные решения. Однако выгоды от такой трансформации очевидны:

Многие уже пользуются преимуществами обновленных стандартов работы. 500 сотрудников компании Mediascope, лидера российского рынка медиаисследований, активно используют платформу Directum HR Pro. В цифру переведены несколько разновидностей документов, связанных с оформлением отпусков, выплатой премий, изменением должностей или окладов, что привело к ускорению процессов в 3 раза.