Как я держу инбокс пустым

Есть два типа людей. От первых слышишь: «упс, не вернул письму непрочитанный статус, и оно затерялось в потоке общих писем». Вторые используют пустой инбокс.

Для начала похвастаюсь. Обычно мой почтовый клиент выглядит так:

Договоритесь сами с собой, что будете держать инбокс пустым. Настройте почтовую программу так, чтобы входящие сообщения было удобно архивировать. Разработайте правила архивации. Выделите для разбора входящих определённое время и за это время разбирайте все сообщения так, чтобы инбокс оставался пустым.

Входящие сообщения не теряются, на них сложнее забить, скорость ответа возрастает, хаоса в жизни становится меньше.

«Пустой инбокс» — клёво звучит, но чтобы его по-настоящему внедрить в свою жизнь, придётся постараться.

Первым делом, нужно настроить почтовую программу. В популярных программах с этим нет никаких проблем, кнопка архивации или уже есть или её не сложно добавить. Обязательно добавьте хоткей, чтобы работать эффективно. У меня мак, поэтому я добавил сочетание Команд+Шифт+A прямо в систему:

Но, конечно, одной кнопки «Архивировать» недостаточно, чтобы инбокс стал пустым. Самое главное — это правила архивации входящих сообщений. Правила должны быть такими, чтобы можно было быстро принимать решения по входящим разного типа. Все правила подчиняются главному: если вы открыли и прочитали письмо, вы должны сразу его обработать и заархивировать.

Ниже правила, которые придумал для себя я:

Просто ответ. Если письмо простое, то и проблем нет. Коллега попросил файл?

→ Отправить файл и тут же заархивировали переписку.

Нужен контроль. Иногда переписку не хочется потерять. Скажем, дизайнер прислал макет, ты написал замечаний и ждёшь следующую версию. Но дизайн нужен тебе самому, потому что передавать его разработчикам тебе, а не дизайнеру. Поэтому хочется оставить письмо в инбоксе на случай, если дизайнер завозится. Если так поступать, инбокс очень быстро засрётся. Моё решение основано на том, что я стараюсь работать со взрослыми людьми и доверять им. Дизайнер прислал макеты?

→ Написать замечания и тут же заархивировали переписку. Когда дизайнер пришлёт следующую версию, переписка всплывёт.

Нельзя потерять или задача. Бывает, что задачу из письма ни в коем случае нельзя потерять. Например, мы накосячили с клиентом и поручили менеджеру разрулить. Но если менеджер не сделает это вовремя — катастрофа. Поэтому надо в заданное время прийти и проверить, разрулил он или нет.

Или разработчики должны получить к утру среды текст. Поэтому во вторник нам надо его написать.

Эти ситуации очень похожи. Надо что-то сделать в определённое время?

→ Запланировать себе задачу в календаре. Если нужно, ответить, что взял задачу. Тут же заархивировали переписку.

В этом сценарии задача планируется «в календаре», потому что я использую приложение «Календарь» для всех своих задач: «Как я ослабил прокрастинацию с помощью приложения „Календарь“».

Большое письмо. Если вопрос в письме требует развёрнутого ответа, то это просто задача. Редакция интересуется инновационными подходами к управлению проектами?

→ Запланировать время на написание ответа. Ответить, когда пришлёшь ответ. Тут же заархивировали переписку.

Несрочное. Очень похоже на предыдущий вариант, но если дело несрочное, иногда лень или даже непонятно, что с ним делать. Например, надо заплатить за хостинг, но ещё три месяца есть. Сейчас платить? А куда спешить? А когда, если не сейчас?

→ Запланировать себе задачу в календаре на более позднее время, например, через месяц. Тут же заархивировали переписку.

Не мне. Бывает, прилетает письмо с задачей, которую могут решить другие ребята или кто-то из помощников. Надо наколбасить банеров под другие форматы на основе существующих?

→ Делегировать задачу. Если надо, ответить, кому и как делегировал. Тут же заархивировали переписку.

Баг. Разновидность предыдущего. Но баг обычно требует срочного исправления, делегировать надо быстро. Поэтому нужно организовать «отдел» поддержки проекта, которому можно было бы переправлять сообщения о багах. Написали о баге, и есть отдел поддержки?

→ Переправить сообщение в поддержку, они разберутся. Тут же заархивировали переписку.

Слишком сложно. Иногда вопрос полезный и именно ты им должен был бы заняться, но понимаешь, что не сможешь или не успеешь. Тогда надо честно и быстро отказаться. Предлагают новый проект?

→ Ответить, что сорри — нет, не смогу сейчас взяться. Тут же заархивировали переписку.

Дело по проекту. Если пришёл совет или комментарий о какой-то конкретной штуке в каком-то проекте и это не баг, надо оставить след — создать задачу в менеджере задач проекта, сделать черновой слайд в презентации, добавить тезисы в текст доклада. След надо оставить так, чтобы я его увидел, когда буду работать над проектом в обычное время. Читатель прислал классную историю для книги?

→ Скопипастить историю в черновик рукописи книги, чтобы позже заняться. Поблагодарить читателя. Тут же заархивировали переписку.

Правила у каждого свои, конечно.

Отправить и заархивировать. В почтовом клиенте «Спарк» раньше была кнопка «Отправить и заархивировать», которая делала ровно то, что описано в статье. Я не пользуюсь «Спарком», но, возможно, вам подойдёт.

Снуз. В современных почтовых клиентах встречается функция «снуза», которая убирает письмо из инбокса с тем, чтобы прислать его повторно спустя какое-то время. Мне кажется, что эта функция вредна — решение не принимается, а откладывается, а поток входящих возрастает, теперь туда приходят и новые и старые сообщения.

Как разгрести завалы. Если вас уже завалило входящими сообщениями, просто так пустой инбокс не включишь, надо что-то сделать с завалами. Пока в ящике 53 996 писем — как было у меня, когда я начинал — систему не изменить. Первым делом нужно разгрести завалы:

1. Выделите все «старые» входящие (Команд+A) и уберите с глаз долой в папку «Долгий ящик». Инбокс стал пустым, поздравляю!

2. Настройте работу с инбоксом так, чтобы он каждый день становился пустым.

3. Каждый день перед всеми делами разгребайте сообщения из долгого ящика, пока не разгребёте все. Подробнее об этом читайте в описании подхода «Текущая инициатива».

Не только почта. Метод пустого инбокса работает не только для почты. Он годится для любых систем, где есть сообщения, которые собираются в какое-то место и которые надо обрабатывать.

Как-то я с ребятами из DRIVE2.RU запускал сервис отзывов о компаниях: «Как мы в DRIVE2 создали площадку для отзывов об автобизнесах и почему она лучше всех остальных». Поток отзывов оказался больше, чем мы могли промодерировать.

Мы взяли нового модератора специально для отзывов. Когда он пришёл, завалы были огромные. Примитивное решение, которое подсказывала интуиция,— посадить модератора разбирать поток отзывов, начиная с самых старых. Но это было бы плохое решение.

Мы воспользовались подходом пустого инбокса. Убрали все старые отзывы в «ящик». Добились, чтобы модератор научился разбирать 100% отзывов за день. Когда он вышел на необходимую мощность, разгребли отзывы в ящике, подключив несколько человек. Дальше модератор стал работать сам и справлялся с потоком.

Не обнаружены.

Не работает, только если не обрабатывать сообщения. Если сообщения всё равно скапливаются, обычно проблема в том, что не хватает правила обработки каких-то сообщений или на обработку не выделено конкретное время в рабочем дне.

Пустой инбокс отлично сочетается с подходом «Сделать завтра» и планированием дел в календаре.