Офис-курорт для распределённой команды

Как (и зачем) собрать сто удалёнщиков со всего мира в одном месте на целую неделю и не сойти с ума.

У нас в компании JivoSite есть традиция — раз в год мы собираемся…

Нет, начать надо издалека. JivoSite — это айти-компания, в которой работают уже больше ста тридцати человек. И около ста из них постоянно работают из дома. У нас распределенная команда, мы живем по всей России — от Калининграда до Уссурийска, а есть еще сотрудники в других странах: Бразилия, Индия, Турция, США (они развивают международное направление). Распределенные команды разработки — до сих пор редкий для России формат, но сказано о нем уже немало (мы тоже уже писали о нашем опыте выстраивания распределенной команды). Я же хочу рассказать об одной нашей практике, помогающей в выстраивании социальных коммуникаций, корпоративной культуры, лояльности сотрудников и вот этих всех корпоративных ценностей.

У нас есть традиция — раз год мы собираемся всей командой и целую неделю проводим в компании коллег. И это не просто затянувшийся корпоратив, где за налаживание связей отвечает прежде всего алкоголь. Это фактически полноценная рабочая неделя, плюс развлекательная программа в свободное от работы время.

Зачем нам это всё? Конечно, большинство наших сотрудников знакомы друг с другом, общаются и по рабочим вопросам, и корпоративные чатики с мемами у нас тоже есть, мы за них не только не увольняем, а поощряем неформальные коммуникации. Но живое общение с коллегами порой требуется даже самым убежденным интровертам, а уж в настольный теннис по скайпу сыграть и вовсе затруднительно.

Такие выезды происходят ежегодно, с самого основания компании, в этом году случится уже седьмой. Мы побывали в Турции, Сочи, Египте и Черногории, а в прошлом году решили собраться в Подмосковье. На примере последнего, самого крупного в истории компании съезда расскажу, как всё это выглядит.

Собрать сотню человек со всего мира в одном месте на целую неделю — задача нетривиальная. Поэтому подготовка начинается примерно за полгода до часа икс. Сперва, конечно, нужно составить списки участников: все коллеги очень ждут каждого нашего сбора и с удовольствием в них участвуют, но бывают уважительные причины для отсутствия. Самой частой такой причиной в прошлом году, например, стало рождение ребенка. В итоге из примерно 120 человек, работавших в компании к лету прошлого года, почти сто собрались вместе.

Конечно, первоначальные списки трудно отлить в граните и вытесать в бронзе, они меняются до самого последнего момента, и на фоне чемпионата мира по футболу это создает дополнительные трудности, но об этом чуть позже.

Итак, списки составлены, пора искать место. Ключевых требований немного: стабильный высокоскоростной интернет для работы, конференц-зал, способный вместить всех, и большая площадка для ежедневной утренней зарядки — это одна из традиций наших выездов. Несколько выходных подряд приходится колесить по отелям Подмосковья и искать оптимальный — лучше, как говорится, один раз увидеть. Больше двух отелей за день посмотреть трудно, а объездили мы в итоге десяток.

Следующий этап — купить всем билеты, забронировать «перевалочные» отели в Москве, рядом с офисом, заказать трансферы и проследить, чтобы никто в последний момент не потерялся. В прошлом году на наш традиционный ежегодный съезд пришелся чемпионат мира по футболу. Это осложнило многое: цены повсюду постоянно менялись, договоренности срывались, но самым увлекательным занятием оказался вылов свободных номеров рядом с нашим офисом (команда у нас распределенная, но офис все же есть). Приходилось почти круглосуточно мониторить сервисы бронирования и созваниваться с близлежащими гостиницами. В итоге мест хватило всем.

Отдельная история — оформление виз. У нас много бразильских коллег, и они, к счастью, могут приезжать в Россию без визы. Зато нигерийская виза, как оказалось, дается только на даты бронирования отеля, указанные в ваучере, и ваучер может быть только один — программное обеспечение в посольстве не позволяет внести два ваучера. Пришлось бронировать отдельный третий отель на весь срок пребывания нашего нигерийского коллеги в России — только ради ваучера с нужными датами.

Собрать всех вместе — задача, достойная какого-нибудь логистического симулятора, причем при прохождении на максимальной сложности. Сотня человек, прибывающих в Москву в разное время и в разных местах — три аэропорта и три вокзала, и всем нужно заказать трансфер, а некоторые еще не говорят по-английски. Как выяснилось, опция «англоговорящий водитель» порой может означать, что водитель способен произнести Hello, и на этом его познания исчерпываются. В итоге в общей сложности пришлось организовать полсотни трансферов.

В общем, если посчитать, то кругов ада наберется, пожалуй, куда больше девяти, но про такие мелочи, как выбор питания, согласование развлекательной и образовательной программы со всеми руководителями отделов, заказ мерча, миллион накладок и изменений планов, и упоминать не стану.

Сам по себе съезд занимает неделю. Всё это время команда работает вместе: значительная часть коллег вообще располагается в одном большом «опенспейсе», но можно в любой момент перейти и на привычный режим работы в домашних тапочках и халате. Впрочем, наши съезды — это не только работа и развлечение. Это заодно и курсы повышения квалификации. Например, команда разработчиков периодически устраивает хакатоны, а в прошлом году участвовала в однодневном воркшопе Сергея Баранова из Scrumtrek; для продажников провел мастер-класс бизнес-инфлюэнсер Антон Гладков. А еще это возможность узнать об успехах коллег из соседних отделов и компании в целом — отчетные презентации тоже часть программы.

Не менее важен, чем совместная работа, и совместный отдых. Наши выезды — это место формирования корпоративных традиций. Одну из них я уже упоминала: как-то так сложилось, что во время выездов мы все вместе обязательно начинаем день с коллективной зарядки. На нее приходят все — вне зависимости от того, во сколько легли накануне. Еще одна традиция называется «Жанфейс». Для одной коллективной фотографии нас попросили изобразить дурацкие лица. Большинство не обратили внимания на просьбу, но наш коллега Жан отнесся к ней максимально серьезно: он скорчил незабываемое лицо — и сразу стал корпоративным мемом. С тех пор на каждом выезде мы обязательно делаем общую фотографию с жанфейсом, а в нашем Слэке есть эмодзи с ним.

Заканчиваются выезды еще одной красивой традицией, практически бразильским карнавалом. Все наши бразильские коллеги профессионально поют (и танцуют), поэтому каждый раз они готовят большое выступление. К нему подключаются и сотрудники из других стран, поэтому в итоге получается веселый и хорошо поставленный концерт.

После концерта остается только проследить, чтобы все попали домой (с двумя нашими индийскими коллегами мне пришлось практически провести ночь в аэропорту, потому что на самолет они опоздали), и спокойно вздохнуть.

Тем временем, на календаре уже февраль, и это значит что мне пора начинать готовить выезд JivoSite 2019.