Виртуальные компьютеры в малом бизнесе. Переход в облако за 2 дня на примере логистической компании
Как логистическая компания из 10 человек перешла в облако за 2 дня без остановки работы и навела порядок в бизнесе, обезопасив данные от третьих лиц
В 2022 году поступила заявка от компании ООО «Каскад». Фирма основана в 2018 году, и более 5 лет занимается организацией специальных перевозок пищевой скоропортящейся продукции и транспортировки медикаментов. Успешно работает по госконтрактам.
Участники кейса:
С чего все начиналось
В 2021 году Андрей Чернышев, работая руководителем в банковской сфере, побывал на нашем бизнес-завтраке и узнал, что применять виртуальные компьютеры можно не только в крупном бизнесе, но и в малом.
Андрей порекомендовал решение своему знакомому.
Тот согласился, а позже и сам Андрей пришел работать операционным директором в эту компанию и помог перенести процессы в облако.
В тот момент компания Каскад взяла курс на цифровизацию процессов, поэтому у операционного директора стояла задача навести в бизнесе порядок и отладить эффективную внутреннюю работу фирмы.
Я понимаю, как строится безопасная it-инфраструктура и то, как она реально должна работать, чтобы пользование было комфортным и быстрым
Почему решили использовать виртуалки
Андрей Чернышев и владельцы компании ООО «Каскад» приняли решение о переходе на виртуальные рабочие столы, прежде всего, из-за круглосуточности работы. Порой появляются срочные задачи, при которых не всегда у сотрудника или руководства есть хотя бы ноутбук под рукой.
Случается, что доступ есть только к смартфону, а требуется, например, электронная подпись или доступ к накладным и путевым листам.
В день сотрудниками обрабатывается порядка 400 документов и сканов.
Украсть или потерять данные при такой деятельности очень просто: их могут скопировать на флешку, отправить на почту или вынести жесткий диск. При этом не забываем, сколько гаджетов люди оставляют в общественных местах, а еще их часто воруют и иногда случайно заливают утренним кофе.
Так возникла задача создания единого инфополя, в котором можно сосредоточить все документы и иметь к ним коллективный доступ.
При этом важно обеспечить безопасность пространства, ведь компания работает с госзаказами, что привлекает недобросовестных конкурентов.
Почему выбрали «Безопасный Офис»?
Создавать собственный технический отдел для Каскада, как для малого бизнеса оказалось дороже, чем искать выездных специалистов.
По стоимости «Безопасный Офис» равен выездному IT обслуживанию (см. таблицу ниже), поэтому когда выбирали между выездным обслуживанием и нашим продуктом, то выбрали БО.
«Безопасный Офис» уже содержит в себе тех. поддержку, которая обрабатывает заявки день в день и имеет базу для бесшовного перехода.
Еще одним важным условием было то, что Каскаду нужно было перевести сотрудников на новый режим работы за 2 дня без ее остановки.
«Работа транспортной компании по государственному контракту осуществляется в режиме 24/7, и формирование всех необходимы документов и проведение обязательных легальных процедур должны выполняться в полном объеме, непрерывно и точно в срок, ввиду этого вместе с компанией БО был разработан план перехода на удаленные рабочие столы с сохранением непрерывности деятельности нашей компании»
Как проходил переход на «Безопасный Офис»
Взаимодействие с «Каскадом» прошло в несколько простых этапов:
1. Подготовка к переезду
В технический отдел из отдела продаж поступил бланк заказа. Технический специалист начал работу по подготовке инфраструктуры, а руководитель организовал общение с клиентом.
Мы сами подключаем пользователей и снимаем эту головную боль с руководителя компании-клиента. Клиент просто дает нам список своих сотрудников с номерами телефонов.
Дальше специалисты технической поддержки сами прозванивают сотрудников компании-клиента, делают «слепки» их рабочих столов и воссоздают их рабочие места в облаке (файлы, программы, ярлыки).
«Доступы организовали достаточно быстро, на следующий день мы начали связываться с пользователями»
Показываем, как подключаться и пользоваться техподдержкой.
Выяснили, что «Каскаду» нужен быстрый переезд — спустя 2−3 дня они уже планируют начать работу в Безопасном Офисе. Определили, требуются ли какие-то данные и программы с локальных компьютеров пользователей, и начали постепенно подключать сотрудников к Безопасному Офису.
Для подключения было достаточно только ФИО, телефона и почты сотрудников, чтобы они получили доступ к техподдержке и могли самостоятельно оставлять заявки через чат-бота/форму связи/почту.
«Перед переездом мы диагностируем канал интернета каждого сотрудника отдельно. Особенно, у удаленщиков. Это важно, потому что работа в режиме „телевизора“требует стабильного интернета. Не обязательно быстрого, но с минимальными задержками — показатель ping, и бесперебойного, то есть с низким процентом потерь сетевых пакетов»
2. Перенос 1С
Далее осуществили перенос 1С. Выяснили, что нужна файловая платформа — перенос занял 2−3 часа в ночное время. Сотрудник ООО «Каскад», который с ней работает, начал рабочий день как обычно и пользоваться 1С уже утром.
«Переводим флешечные ключи в пин коды. После этого их можно прописать на виртуальном компьютере, не нарушая лицензионного соглашения. Владельцем 1С остается наш клиент»
3. Дополнительное ПО
Дополнительного ПО «Каскаду» не потребовалась.
В Безопасном Офисе можно выбрать и зарубежные (onlyoffice, Microsoft Office, OpenOffice), и российские программы для работы с документами.
4. Тревожная кнопка и бэкап
В конце переезда техническая поддержка выдала Каскаду «тревожную кнопку» и сделала бэкап данных.
Обеспечили клиента анонимной тревожными кнопками, которые позволяют при возникающих форс-мажорах и незаконных действиях со стороны сотрудников и госорганов отключить все рабочие компьютеры за 1 минуту.
О функции «тревожная кнопка»
Работает кнопка с помощью мобильного приложения.
Техническая поддержка БО запрашивает данные, определяет, кому из сотрудников клиента нужно выдать к ней доступ и дает рекомендации по использованию, чтобы не вызвать задержки в работе компании.
«Даем рекомендации по использованию и проговариваем с клиентом, что выдавать тревожные кнопки нужно всем ключевым сотрудникам, так как у всех разная реакция»
5. Перенос программы Антор
В целом все прошло гладко и без приключений. Сложность возникла только при переносе программы «Антор» и связана она с логистикой.
Программа установлена на локальной машине, но у нее есть особенность — как и 1С она привязывается к ресурсам, поэтому для переноса требуется перерегистрация ключа через их техническую поддержку. Техническая поддержка БО запросила у «Антора» инструкцию, но она оказалась неполной. В итоге оказалось, что Антор хочет дополнительную плату за переезд, при этом у «Каскада» была куплена официальная лицензия.
«Проблема с программой Антор началась еще до появления БО в нашей компании и мы начали использовать сервисы Яндекса, которые используем по сей день, но действительно Антор является экономически более выгодной программой для работы ТК без учета аллокации оператора»
После нескольких дней переписки с их техподдержкой, в которой участвовали операционный директор «Каскада» и руководитель тех. поддержки Безопасного Офиса, «Антор» согласился снизить цену в 2 раза, и мы смогли перенести программу на виртуальные рабочие компьютеры.
Сейчас программа работает корректно.
6. Переезд окончен
Сотрудники работают на виртуальных рабочих компьютерах, а при возникновении сложностей обращаются в тех. поддержку.
«Процесс переезда прошел незаметно, оперативно и максимально качественно. Мы продолжили работать как и раньше с той же эффективностью. За месяц мы с сотрудниками полностью привыкли к скачиванию RDP протокола»
В результате
Вся информация была успешно перенесена из офиса на защищенные промышленные сервера, а самые «тяжеловесные» программы стали быстро работать даже на слабеньких ноутбуках.
Сообщения сотрудников больше нельзя перехватить извне, а если в офисе внезапно отключат интернет, для персональной работы будет достаточно даже мобильного интернета.
«Сейчас есть понимание надежности. Не нужно думать, что кто-то перешлет секретные документы или безвозвратно удалит что-то важное. Теперь в инфополе я вижу все происходящие процессы и могу мониторить, как и куда уходили данные. Сейчас я точно знаю, что за пределы стерильной среды они не уходят, никому не пересылаются, и не могут подхватить вредоносные программы»
По итогам сотрудничества на момент написания статьи удовлетворенность сотрудников Каскада работой технической поддержкой Безопасного Офиса составила 100%.
Своим мнением по итогу сотрудничества коллеги из компании Каскад поделились в отзыве:
Послушайте, что говорит сам клиент
Видео-интервью с операционным директором ООО «Каскад» Андреем
Подписывайтесь на наш телеграм-канал, в котором мы публикуем анонсы наших онлайн-мероприятий, кейсы и полезные материалы:
Это что у вас за сервер такой, что за три года ушатается? Подскажите, не буду такие клиентам брать.
За 3 года не ушатается. Тем не менее, согласно правилам бухучета, все оборудование относится к той или иной амортизационной группе.
Рассматриваемое нами оборудование относится к амортизационной группе, срок амортизации которой составляет 3 года.
То есть физически оно ещё будет работоспособно, но уже потребует денег на модернизацию, которую мы не отразили в таблице, чтобы не перегружать ее.
Все ли понятно мы объяснили?