Налоговая прислала письмо счастья. Что делать?

Иногда налоговая подозревает компании в прикрывании трудовых отношений гражданскими. Тогда она отправляет «письмо счастья», а у компании возникает какая-то огресия и зубы скрипят

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с исполнителями: автоматизируем постановку задач, проводим оплаты, формируем чеки и акты, и помогаем минимизировать риски — чтобы в сотрудничестве с самозанятыми, физлицами и ИП всё было по закону.

Иногда налоговая переквалифицирует правоотношения с исполнителем в трудовые. Так закон защищает исполнителей: компания не имеет права прикрывать трудовые отношения с человеком договором ГПХ и не давать ему социальных гарантий — отпуска, больничного, страховых взносов. За переквалификацию компании грозит штраф до 200 000 ₽ за каждый случай нарушения.

Если налоговая нашла признаки трудовых правоотношений в сотрудничестве с исполнителями — физическими лицами, самозанятыми или ИП, — то по истечении годового налогового периода компаниям приходят информационные письма или уведомления о вызове в налоговую.

В них ФНС:

требует дать пояснения по сотрудничеству с самозанятыми;
вызывает для дачи пояснений или на допрос;
просит предоставить документы.

Ответить на информационное письмо нужно за 5 рабочих дней, а на уведомление — за 10. Если этого не сделать, ФНС может устроить выездную проверку, а то и оштрафовать. Прийти могут к крупному бизнесу или к ИП, который сотрудничает с двумя и более самозанятыми.

Если всё плохо и вы на самом деле прикрываете трудовые правоотношения договором ГПХ, лучше возьмите человека в штат, заплатите налоги и забудьте как страшный сон. Поверьте — так дешевле.

Если с документами всё в порядке и правоотношения выстроены в гражданско-правовом поле, то ничего страшного в уведомлении или письме от ФНС нет.

А если не уверены, что всё в порядке, читайте статью и проверяйте свои документы на наличие признаков трудовой терминологии. Разберемся, что за это признаки трудовых правоотношений, какие риски переквалификации бывают и что отвечать налоговой.

При сотрудничестве с самозанятыми могут возникнуть риски переквалификации отношений. Это критерии, по которым налоговая понимает, что компания, возможно, маскирует трудовые правоотношения под договоры оказания услуг с самозанятыми.

За подмену трудовых правоотношений гражданскими налоговая может обязать заплатить штраф — до 200 000 ₽ за одного исполнителя. А также неуплаченные налоги и страховые взносы за весь период сотрудничества с исполнителями.

При проверке документов ФНС смотрит на эти критерии

Все признаки, на которые налоговая обращает внимание во время первичной проверки: смотрите в письме ФНС №ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г.

Если есть нарушения, налоговая вам об этом сообщит. Для этого есть много способов, самые распространенные — информационное письмо и уведомление.

Если налоговая не нашла конкретных нарушений, то компании присылают информационное письмо. Это значит что-то вроде: «Нам кажется, что у вас тут признаки трудовых отношений, но предоставлять конкретные данные не будем. Дайте пояснения в течение пяти дней, а лучше сами переквалифицируйте самозанятых в сотрудников и заплатите налоги».

В информационном письме ФНС абстрактно просит дать какие-то пояснения. Если вы действительно не видите рисков и понимаете, что сотрудничество с самозанятыми законно — так и пишите, ссылаясь на критерии из письма ФНС.

1. Откройте письмо ФНС с перечнем признаков трудовых правоотношений.

2. Пошагово пройдитесь по каждому из рисков, оценивая, есть ли это в вашей документации или нет. Проверьте, не был ли самозанятый вашим сотрудником последние 2 года.

3. Напишите в налоговую ответ в свободной форме.

Если не обнаружили риски у себя и можете объяснить, почему правоотношения с самозанятыми у вас находятся в гражданско-правовом поле, то нужно написать, что вы проанализировали ваши правоотношения по каждому критерию — и признаков трудовых правоотношений нет.

Если не уверены, есть у вас этот риск или нет, то лучше ничего по этому поводу не пишите.

Пример ответа

Проведя анализ документов, заключенных нашей компанией с лицами, применяющими НПД, мы сделали вывод, что договоры содержат перечень услуг, которые могут оказываться, а не трудовая функция. Кроме того, к договорам заключаются разовые задания с описанием конкретных услуг, их объема, стоимости за каждую услугу и результатом каждой услуги. Следовательно, мы можем сделать вывод, что данный признак переквалификации в правоотношениях отсутствует.

Советуем предоставлять ФНС только ту информацию, которую они запрашивают, иначе к вам может быть еще больше вопросов.

Если налоговая выявила конкретные проблемы, вам пришлют уведомление о вызове в ФНС для дачи пояснений, запросят документы и письменные пояснения.

В уведомлении будет дата и время, когда нужно явиться, документы, которые нужно предоставить, и вопросы, на которые нужно ответить письменно до посещения налоговой.

Если вам пришло уведомление, где указаны конкретные нарушения, то вот что нужно делать:

Отправить документы, которые запросила налоговая.
Ответить на вопросы в уведомлении. Старайтесь отвечать строго на заданный вопрос, не вступая в пространные размышления. Важно, чтобы ответ трактовался однозначно.
Если ФНС написала, какие признаки трудовых правоотношений у вас нашли, обоснуйте, почему правоотношения с исполнителями у вас устроены именно так и почему трактовать их как признак не стоит. Но только если ФНС РФ задает такие вопросы в уведомлении.
Если у вас нет обоснования насчет какого-то признака переквалификации, который нашла ФНС, и вы не можете однозначно ответить, лучше ничего про это не писать. Но только если ФНС не просит дать пояснения по этому поводу.

А если просит, то советуем отвечать честно, потому что налоговая проверит ваши документы и узнает, как есть на самом деле.

Советуем отвечать по делу и перед походом в налоговую подготовить правовую позицию по всем спорным моментам, которые можно трактовать как признак трудовых отношений.

Пример ответа

Налоговая: Почему у самозанятого нет заказчиков, кроме вашей компании? Единственный источник дохода — признак трудовых правоотношений.
Компания: Мы никак не контролируем исполнителей. Самозанятые — равноценные стороны гражданского договора и самостоятельно могут принимать или отказываться от задач, которые мы предлагаем им.
Они самостоятельно решают, сотрудничать им с другими заказчиками или нет. Кроме того, на платформе, которую мы используем для взаимодействия с исполнителями, есть раздел с объявлениями от сторонних компаний, к которым есть доступ у всех исполнителей.
У самозанятых есть все возможности сотрудничать с другими компаниями, чего они, видимо, не делают по своим причинам.

Единой формы ответа нет. Отвечая, имейте в виду, что налоговая надеется получить как можно больше информации от компаний. Любые ваши слова и документы могут быть использованы (и будут использованы) против вас.

Например, чеки. Налоговая видит чек, как только самозанятый сформировал его в приложении «Мой налог».

ФНС точно знает, что написано в чеке, но может не указать это в письме, а посмотреть, что вы сами скажете.

Чтобы не попасть впросак на встрече в налоговой, можно поставить свечку или положить пятак в ботинок — на удачу.

А можно обратиться в Консоль.Про, и наши юристы проконсультируют, проверят документы на наличие рисков переквалификации и дадут рекомендации, как составить ответ. А еще успокоят и наставят на путь истинный.

Врать налоговой или пытаться переделать документы задним числом, если выявили, что что-то не так. Возможно, у налоговой уже были ваши документы до прихода к вам. Постарайтесь успокоиться и обосновать ФНС, почему ее обвинения беспочвенны — если они беспочвенны.

Не стоит откровенно врать. Скорее всего, это будет раскрыто.

Помимо уведомления для компании налоговая отправляет еще опрос для самозанятых, которые с этой компанией сотрудничают. Опрос появляется в приложении «Мой налог».

Еще самозанятому могут позвонить и задать вопросы о ваших с ним правоотношениях, а также пригласить на допрос. Так что обмануть налоговую не выйдет.

Оплачивать штрафы и налоги до принятия судом решения о переквалификации. Любая оплата по решению налоговой воспринимается как ваше признание вины.

Решение ФНС выдает по результатам проверки или иных действий.

Если у вас всё законно, а от решения о переквалификации зависит ваша деятельность, то мы считаем, надо биться до последнего.

Вот что советуем:

Обжаловать это решение в вышестоящем налоговом органе — для этого нужно подать заявление через налоговый орган, который вынес решение.

Обжаловать это решение в суде после завершения досудебного разбирательства. Хотя налоговая и считает, что 2–3 признака — это переквалификация, итоговое решение всё равно принимает суд.

Если до этого вы справлялись своими силами, то на этом этапе советуем привлекать юристов, чтобы они подготовили ответ, обоснование и выступили в суде, если понадобится.

А лучше привлекать юриста на всех стадиях общения с налоговой.

Следить за рисками переквалификации нужно с того момента, как вы начали сотрудничать с самозанятыми, особенно когда их больше 2–3.

В течение года налоговая анализирует чеки от самозанятых, следит за деятельностью компаний, а также в автоматизированном режиме смотрит риски переквалификации:

Это риски переквалификации отношений, которые налоговая видит всегда, а особенно после окончания отчетного периода.

Независимо от того, отправила вам налоговая письмо счастья или нет, советуем уже сейчас готовить текущие документы и выстраивать безрисковые правоотношения для следующего года. И если ФНС придет по итогам 2023 года, то у вас всё будет в порядке: в чеках, актах и заданиях услуги прописаны корректно, в договорах нет трудовой терминологии, а исполнители получают выплаты по результатам выполнения задач, а не 2 раза в месяц.