Как писать письма коллегам так, чтобы на них отвечали

Почта не олдскул: компании и бизнес продолжают вести там деловые переписки даже после появления мессенджеров. Когда нужно составить отчет, расписать задачу по пунктами или презентовать идею, почта прекрасно донесет информацию до получателя.

В статье расскажем, что писать в теме, как обращаться к адресату и зачем структурировать письмо. Также поделимся советами и разберем ошибки — всё на примерах.

Письма не личные сообщения. Очевидно, но не всегда понятно. Вот разница.

Мысль можно выражать глубже. В мессенджере вы отвечаете быстро и часто неосознанно, сообщение идет одно за другим. Письма — это обмен большими объемами информации, поэтому чтение и составление может занимать много времени.

Форматирование. Это не только вставить ссылку и поменять жирность шрифта. Функционал шире — можно сверстать полноценный лендинг или статью с разными шрифтами, фоновыми цветами, графическими элементами и кнопками. В рабочей переписке, правда, вы будете чаще расставлять скриншоты по порядку, но это в разы удобней, чем слать их отдельными сообщениями в чатах.

Нельзя редактировать. Письмо ушло — ничего не исправить. Отсюда требований к составлению письма больше: лучше без орфографических ошибок, а тему закрывать в одном сообщений, чтобы переписка не превратилась в «вопрос-ответ».

Для срочных задач и быстрой связи лучше использовать чаты. Например, в нашем мессенджере Линк Чаты можно создать группу и добавить в неё сразу несколько коллег, чтобы обсудить тему. Если переписка затягивается, всегда можно проговорить всё на созвоне, включив демонстрацию экрана.

Письма разделяют по целевым действиям, которых ждут от получателя.

Чаще всего пишут:

Сформулируйте цель → напишите тему → пропишите структуру → поставьте итог. Дальше — примеры и подробности.

Темы — это как треды в корпоративных мессенджерах. Кратко описываем цель и суть письма.

Что ставить в тему? То, что поможет понять суть сообщения, не открывая его.

Новые цели — новые письма с темой. Обсуждать несколько тем в одной — значит смешать информацию в кучу и усложнить поиск.

Реплаи, группы и скрытые копии — фишки общения через почту. Кратко рассказываем, как ими пользоваться.

Определитесь с группой. Письмо может быть личным или для группы людей. Если письмо будет отправлено нескольким коллегам, то добавляйте в получателей тех, кто будет прямо участвовать в обсуждении. Например, вам нужно обсудить макет сайта. В письме будет руководитель разработки, дизайнер и копирайтер.

Добавляйте людей в копию. Это могут быть руководители или коллеги, которые хотят следить за перепиской, но не участвовать в ней напрямую. Например, контент-директор, шеф-редактор или лидер маркетинга. В скрытую копию можно добавить помощника или джуна, которому будет полезно посмотреть за рабочими процессами.

Обращайтесь к участникам напрямую. Выделяйте в тексте письма людей, от которых требуется дать ответ или совершить действие. Можно отметить жирным шрифтом. Если однофамильцы — пишите инициалы.

Не отвечайте всем. Кнопки «Ответить» и «Ответить всем» — разные. Иногда не стоит отвечать на всю группу участников, особенно если вы общаетесь с кем-то один на один в рамках всей переписки.

Приветствие. Здороваетесь и называете человека по имени. Если лично не знакомы, создайте контекст: расскажите, из какого вы отдела, чем занимаетесь, почему решили написать.

Всё главное в начале. Первый абзац или предложение — это расширенная тема письма, его цель. Не разгоняйтесь слишком долго — пишите сразу 🙂

Одна мысль — один абзац. Дайте немного отдохнуть глазам: когда текст сливается в сплошное полотно, его сложно понять.

Разбивайте задачи на этапы. Добавляйте подзаголовки, которые отражают действия. Хорошо, если важность можно выстроить от главного к менее существенному.

Всё, что поддается исчислению, пишите отдельными пунктами. Например, список документов для устройства на работу.

Меньше вопросов. В идеале в письме будет пара вопросов из одной области. Если больше, это уже не письмо, а заявка на интервью.

Подвести итог. Укажите дедлайн или еще раз напомните про суть задачи. В финале должно быть понятно, что делать получателю: написать ответ или начать выполнять задачу.

Поставить подпись. В почтовых сервисах она настраивается автоматически — если вы работаете в компании, то, скорее всего, у вас есть стандартный шаблон, куда остается только подставить имя и должность.

Кто-то говорит, что подпись должна быть короткой и содержать только имя. Кто-то — расширенной, со ссылками, номером телефона и другой информацией от отправителя. Главное, что должно быть в ней, — альтернативный способ связи: номер телефона, ссылка на аккаунт в мессенджере.

Перечитать. Поставьте себя на место получателя и пройдитесь по письму еще раз. Всё ли понятно с темой? Считывается ли главный посыл сообщения сразу или до него нужно продраться?

Хорошо составленное письмо — это история про win-win: получатель понимает, о чем идет речь, а значит, шанс на ответ или решение увеличивается. Все довольны, проблем нет.

Несколько моментов, как делать не стоить:

Небрежно оформлять. Речь не про орфографию, а структуру: если текст написан одним предложением, без приветствия и в нем намешано всё подряд, то письмо читать будет тяжело. Для получателя оно выглядит так, словно ему прислали личную заметку в телефоне. Ответ будет таким же (если вообще будет).

Напоминать про ответ вопросом «ну что?». Напоминаете про письмо — повторите суть вопроса или продублируете содержание прошлого письма. Найти прошлое письмо бывает сложно — дайте информацию на месте. Шанс на быстрый ответ увеличивается.

Отвечать односложно. Односложные ответы не всегда хороши. Расширьте информацию. Например: «Когда ждать ответ? → Мне нужно получить ответ до 12:00: буду сдавать в обед и очень хочется добавить информацию от тебя.

Не указывать ответственных. Если в письме несколько получателей, лучше не обращать вопросы сразу ко всем. Напишите конкретно каждому, кто и что должен сделать. Обращайтесь по имени — что в приветствии, что при назначении ответственных.

Использовать абстракции. «Кажется», «подумал», «хорошо было бы» — часто неуместно. Ставьте срок, исполнителей, четко прописывайте требования. В завершении письма должно быть понято, что нужно сделать — лучше с конкретной датой: например, до 16:00 21 июня.

Забыть приложить файл к письму. Мем, который идеально описывает ситуацию.

Если не забыли отправить, то измените название файла на понятное или подпишите файлы, если добавляйте их в тело письма. Не забудьте проверить доступы 🙂

Единственное правило, которое актуально на любых этапах: ставить себя на место получателя.

Вот несколько правил хорошего тона.

Электронная почта в деловом общении, кажется, будет использоваться всегда. Сейчас мы разрабатываем мессенджер Линк Чаты и планируем добавить почту как интеграцию или отдельную опцию. Наша цель — сделать полноценный рабочий инструмент, который заменит десяток вкладок на компьютере. Без почты, которая помогает пересылать документы и развернуто делиться идеями, точно не обойтись. Осенью планируем релиз, а пока можно подписаться на телеграм-канал и следить за новостями.