Как оформлять сообщения для коллег — 12 советов по деловой переписке в мессенджерах

Техники, которые сделают общение в рабочих чатах продуктивным и помогут вам сформировать образ классного коллеги.

Мессенджер — это часто единственная точка рабочих коммуникаций. Мы начинаем день с постановки задач или отчетов, созваниваемся по срочным задачам и обмениваемся идеями. В течение дня мы устанавливаем множество контактов с самыми разными людьми: руководителями, клиентами, подрядчиками, коллегами. Важно не только вовремя отвечать на сообщения, но и заботиться о получателе. Это не только хороший тон, но и реальный способ повысить продуктивность: меньше лишних уведомлений и вопросов — больше времени на работу и клиентов.

Делимся техниками, которые помогут сохранять контекст в диалоге, избегать флуда и отправлять голосовые сообщения к месту.

Рабочий профиль должен позволять идентифицировать по имени и должности. При первых контактах люди смотрят на имя профиля: если там указано Mia, вместо «Мария», то и напишут «Привет, Мия».

Используйте свое настоящее имя — так будет проще выстраивать коммуникацию. Проверьте почту, сервисы видеозвонков и интерактивные доски: лучше везде использовать одинаковый никнейм.

Если общаетесь через личный мессенджер, указывайте в описании карточки сферу деятельности или должность. Внутри может быть ссылка на портфолио или таплинк. В корпоративном мессенджере возможностей больше: часто можно указать должность с названием, отдел и номер телефона.

Уровень формализма в общении зависит от корпоративной культуры: если в чате все обращаются к коллеге «Сергей» или даже «Сергей Иванович», то нет смысла менять этот тон и переходить на панибратское «Привет, Серега!». Особенно если Серега — это начальник департамента или гендиректор. Сохраняйте тональность в соответствии с общением в чате. Если начинаете диалог первым, то безопасней его начать на «вы», а потом уже переключиться на неформальное «ты».

Рабочая переписка занимает около 20% рабочего времени в день, но это средние цифры — у менеджеров и руководителей они явно будут больше. Входящей информации много, и растягивать беседу на целый день не лучшая идея. Если нужно поставить задачу, поинтересоваться статусом проекта или получить обратную связь, то лучше уложить все в одно сообщение, а позднее напомнить, если ответа так и не последует.

Данные опроса показали, что 85% людей решают рабочие вопросы после завершения дня, разгребая личку. Информации много, поэтому лучше помогать друг другу выполнять задачи быстрее. Для этого сохраняйте контекст в новых сообщениях, чтобы человеку не нужно было тратить время на понимание того, о чем идет речь.

Например:

В прямой речи мы можем говорить отдельными словами и дробить диалог как угодно. В чате текст воспринимается отдельными сообщениями: когда его дробят на слова, то читать становится сложно. К тому же разбить одну мысль на три сообщения — это значит отправить три уведомления вместо одного.

Для владельцев каналов: вы можете настроить тайминг в групповых чатах. Такая опция, например, есть в телеграме: можно запретить отправку множества сообщений за пару секунд. Лучше дробить не по словам, а по смыслу. Так не только удобно передавать мысль, но и тегать, отмечать людей, расписывать задачу. В некоторых ситуациях лучше составить одно сообщение — на него уйдёт даже меньше времени, чем на спонтанный диалог, где участники дискуссии будут задавать вопросы.

Всё, что не вписывается в рамки рабочего дня, лучше переносить на следующий день. Треть людей на удаленке отмечает, что продолжительность их рабочего дня увеличилась и день часто не нормирован. Поэтому условные рамки «с 9:00 до 18:00» лучше соблюдать — пользуйтесь функцией отложенной отправки или бесшумных уведомлений, если сообщение нужно доставить сегодня.

Другой момент — часовые пояса. У вас может быть два часа дня, а у коллеги — восемь вечера. В корпоративных мессенджерах часовой пояс можно указать в личном профиле, во всех остальных — придется заранее узнавать у команды разницу во времени.

Чтобы информация доходила, тегайте друг друга в общих чатах. Читать всю переписку в общем чате сложно, она отнимает время. Отметьте человека, если задаете важный вопрос или раздаете задачи — это повысит шанс получить ответ и донести информацию.

Голосовые сообщения — один из самых нежелательных типов сообщений, которые люди не хотят видеть во входящих. Их есть за что не любить: мы так устроены, что воспринимаем информацию на слух медленнее, чем текстом. Учитывая, что в голосовых мало кто умеет кратко и лаконично выражать мысли, то обработка сообщения увеличивается в несколько раз.

Слушать сообщения может быть сложно. Часто человеку нужно подключать наушники или прикладывать телефон к уху. Лишние действия, которые не факт, что окупятся: в сообщении может оказаться пять минут рассуждений на тему «когда я смогу приехать в офис на встречу».

Но при этом аудиосообщения — прекрасный способ быстро делиться информацией. Например, можно попросить коллегу накидать план работы или объяснить, как выполнить задачу правильно. Если в мессенджер встроена технология для транскрибации, то голосовое можно сразу превращать в текст.

Чтобы голосовые сообщения не раздражали, спрашивайте разрешение. Если ответ положительный, то войсы лучше дробить на отдельные темы по одной-две минуты и подписывать их перед или после отправки. Так будет проще найти и вернуться к ним спустя время.

Краткую выжимку называют «фоллоу-апом» или «саммари», но суть она не меняет: в ней подводят итог обсуждения. Полезна вещь не только после видеовстреч, но и во время групповых чатов, когда сотрудники бурно обсуждают задачу и делятся идеями. После такого обсуждения здорово вынести все главные тезисы в один пост. Пропишите, к чему пришли, отметьте людей, закрепите топ-пост для тех, кто не успел увидеть всю инфу, поздно подключился к чату, ну или просто не понял, какие задачи выданы и что делать дальше.

Согласно опросу, людей в рабочих чатах больше всего раздражает флуд, особенно картинки и гифки не по делу.

Как не допустить ухода беседы в сторону?

Этикет формирует образ человека. Элементарная вежливость в сети — это забота о получателе сообщения.

Вот как она может быть выражена:

Чаты не единственный канал для общения. В них удобно решать оперативные потоковые вопросы, но для совместных обсуждений лучше подойдут видеозвонки. Комментарии по документам, макетам, доскам лучше оставлять внутри самих сервисов, а в чате только сообщать об изменениях — так будет меньше информационного шума.

В общении с коллегами самое важное правило — ставить себя на место получателя и делать так, чтобы сообщения было удобно читать и получать. Ну и еще важно, чтобы мессенджер работал быстро, не тормозил и обладал полезными функциями, которые упрощают взаимодействие. Мы как раз делаем такой — Линк Чаты: можно будет общаться в чатах и тредах, совершать видеозвонки и быстро находить контакты коллег. Релиз планируем в 2024 году, а пока можете подписаться на наш телеграм-канал или попробовать мессенджер в бета-тесте.