Отчётность за госгранты: так ли страшен чёрт, как его малюют? (ФCИ/Бортника, Sk, РФРИТ и Минпромторг)
Государственные деньги сейчас популярны как никогда, оно и понятно — покупательная способность падает и компаниям нередко нужны дополнительные средства на поддержание штанов и инвестирование в разработку новых продуктов и решений. Недавно я уже рассматривала актуальные к осени конкурсы, сегодня постараюсь рассказать про особенности отчётности по ним.
Отчётность Фонда Бортника* (Фонда содействия инновациям)
Получив заветный грант, Вы получаете на подписание договор с Фондом, в котором дублируются ваши Календарный План и Смета из заявки (или дублируются с небольшими корректировками от Фонда). Это - часть вашего ТЗ, теперь Вы Исполнитель по Договору с Грантодателем и Ваша задача: в срок реализовать проект (по ТЗ самого проекта), тратя деньги четко по смете, отрабатывая задачи, зафиксированные в Календарном плане (укладываясь в него и по срокам этапов).
Самую большую дичь обычно творят старто-получатели, потому как нередко ошибки накладываются на низкую финансовую грамотность. Слабо себе представляю, чтобы директор завода купил с корп карты жене сапоги, а вот старто-получатель вполне на такое способен. От них же потом и больше всего постов в сети, как тяжело жить и как тяжела отчетность в Фонде Бортника*.
Грантополучатели грантов в 20-30 млн рублей как правило более осознанно подходят к реализации проекта. Однако, так как нет четких требований к тратам внебюджета, и тут иногда начинать злоупотреблять. Важно помнить, внебюджет - это подкрепление основных трат, по тем же статьям его и следует использовать, если иное не прописано в конкурсной документации.
В последние годы основной проблемой является растягивание сроков принятия отчетов из-за внешнего подрядчика у Фонда. Фонд значительно нарушает сроки со своей стороны (причем у грантополучателя за просрочку подачи или внесения исправлений идет ежедневный штраф, а при этом прогнозировать, когда придется усиленно отрабатывать по комментариям экспертов невозможно - в чатах грантополучателей часто мелькают сообщения о затягивании сроков Фондом на 4-5 месяцев! Как этого избежать: вовремя подать, как только идет задержка - писать куратору, если нет движения - письмо директору Фонда может повлиять на скорость реакции Фонда.
Частые ошибки грантополучателей и как их избежать:
- Сбой сроков по представлению отчетности, а также несоотвествие периода расходования средств срокам реализации этапа. Имеет смысл начинать подавать за месяц (так рекомендует и сам Фонд) и держать постоянный контакт с куратором. Важно помнить: расходы принимаются только с даты начала этапа и должны быть пропорциональны отработанному периоду (в части зарплат).
- Хаос в документах и платежах. С самого начала проекта назначьте ответственного за сбор и сортировку платежных документов по статьям сметы. Этот человек должен вести учет и сигнализировать о несоответствии трат статьям.
- Отсутствие отчётов о результатах выполнения работ контрагентами. Несмотря на то, что в договоре с ФСИ подобные отчеты не прописаны, при проверке фин. отчетности, эксперты имеют право запросить их дополнительно и всё чаще пользуются этим правом.
- Несоблюдение формулировок работ при составлении договоров с контрагентами (должны четко соответствовать календарному плану).
- Аутсорс ключевых работ по проекту. Грантополучатель должен выполнять 70% работ силами основной команды (людьми в штате, можно несколько на ГПХ), ИП - это подрядчики, самозанятые в большинстве конкурсов тоже.
- Несоответствие параметров результатов проекта требованиям ТЗ (полученный продукт имеет характеристики, сильно отличающиеся от ТЗ).
- Отсутствие комплекта доп. документации к проекту, определённого в ТЗ, пренебрежение правилами его оформления (отсутствие материалов по испытаниям, инструкций для администраторов и пользователей и т.д.).
- Нарушение структуры изложения при составлении НТО (научно-технологического отчета) - она должна чётко соответствовать Календарному плану.
Общие рекомендации по сдаче отчётности
- Внимательно изучать договор
- Планировать расходы
- Проводить регулярные сверки по расходам и результатам
- Наладить учёт документации
- Своевременно вносить корректировки в договор с Фондом (через доп. соглашение) - то есть, как только становится понятно, что без изменений не обойтись, а не когда отчётность уже ушла на проверку.
*Автор данного текста приносит извинения за использование фамильярного народного названия Фонда Содействия Инноваций, но, увы, информацию про Бортника ищут втрое чаще, чем про ФСИ.
Сколково
В Сколково сейчас актуальны микрогранты, гранты на доращивание, на внедрение и субсидии по возврату части инвестиций инвестору. Последнее - возврат, а не грант, отчета нет, есть только заявка. Рассмотрим микрогранты и гранты на доращивание и внедрение.
Предоставление отчётов о микрогрантах Сколково строго регламентировано Положением, главный принцип - целевое использование средств. Так как микрогранты предоставляются на очень конкретные узко определённые цели, то сбиться достаточно сложно.
Гранты на доращивание, предоставляемые после прохождения акселерационных программ - аналог программы Старт ФСИ. Гранты на Внедрение тоже имеют подобную логику по расходованию средств и выполнению работ. Требования те же: четкое последовательное оформление отчетов, соблюдение сроков и наименований работ, следование статьям сметы.
Многие слышали про "дело о печеньках" в Сколково - когда деньги гранта потратили на хоз. расходы офиса. Думаю, сейчас общая бизнес-грамотность повысилась и всем и так ясно, что так делать не надо.
РФРИТ и Минпромторг
РФРИТ сейчас денег на разработку не выдает (подробнее про ситуацию со всеми грантами РФРИТ читаем здесь), по Минпромторг традиционно осенью ожидаем конкурсы. Эти институты развития работают в плане отчетности подобно, поэтому объединяем их в одну группу. По РФРИТ продолжают выдавать финансирование проектам, выигравшим конкурсы в 2021-2022 годах.
Отчётность для этих институтов развития более разнообразна, типовые отчетные формы достаточно просты, но нередко требуются дополнительные документы, относящиеся к проекту. Эксперты РФРИТ и Минпромторг очень педантичны в вопросах проверки: четко прослеживают наличие документов, соответствие формулировок и результатов требованиям Соглашения.
При этом ошибки во многом дублируют ФСИ. Но могут возникать ещё и следующие:
- Ошибки в планировании расходов могут привести к появлению неизрасходованных остатков, а это означает возврат + штраф за недорасход.
- Несоблюдение требований к наличию и оформлению документов, указанных в ТЗ и Календарном плане (приложения Соглашения), а также в заявке (да, эксперты сверяются и с заявкой).
- Указание в плановых показателях реализации проекта неадекватных значений, которые потом не удаётся достигнуть.
- Внесение корректировок в условия реализации проекта без согласования с РФРИТ (например, разработка новой редакции ТЗ или изменение состава участников проекта).
Общие выводы
Соблюдайте статьи сметы и не отходите от сроков и формулировок работ, зафиксированных в календарном плане, согласуйте шаги с экспертом из института развития, которые ответственен внутри Фонда за ведение вашего проекта. Сочетайте гранты и субсидии аккуратно, чтобы не получилось ситуации двойного финансирования. Наймите компанию или человека в штат, в зоне ответственности которого будет ведение отчетности по НИОКР. Аутсорс ведения отчетности все более популярен и стоит это гораздо приятнее, чем цена ошибок и штрафов от фондов.
Прочитав эту статью, сожгите её, почистите историю браузера и никому не рассказывайте, что читали. Ведь не одно поколение предпринимателей воспитано на страшилках про отчетность за гос. деньги. Да не прервётся же этот процесс! Но если все-таки решите разорвать этот порочный круг, то лайки и ссылки на статью в соц. сетях только приветствуются!
Статья написана при активном участии руководителя отдела сопровождения отчетности компании DocSourcing. Кстати, есть и хорошие видео про отчетность.
Причитал на одном дыхании, спасибо
Cпасибо!
Дыхание-то не перехватило?🤣
Слабо себе представляю, чтобы директор завода купил с корп карты жене сапоги…И правильно! Он дурак что ли, директор, 1 пару сапог жене покупать? Вы как будто не в 🇷🇺 живёте!
Купит фабрику в Италии по производству сапог - жена будет довольна.
А рабочие свою ЗП ещё немного подождут, как и кредиторы🤗
На деньги гранта фабрику не купишь.