А сколько у меня денег-то есть вообще? Или как я увеличил прибыль с проектов на 10-15%

Рассказ о личном опыте выбора сервиса управленческого учета среди Seeneco, Финолог, ПланФакт и Adesk для проектной ИТ-компании

Когда открываешь свой бизнес, тебе, как предпринимателю важно обращать внимание на всё. Где взять клиентов? Сотрудник заболел, а завтра дедлайн? Нужно оплачивать аренду офиса, а контрагент подводит с оплатой?

Но постепенно всё успокаивается или просто «привыкаешь». Начинают расти доходы, а вместе с ними начинают расти и расходы. Вроде деньги на расчетном счете есть, а вроде их и нет. И внутри явное ощущение, что тебя где-то обманули.

Ещё в то время я начал вести простенький учет финансов на листочке. Когда листочки начали теряться, перешел на Excel, а уж потом в Google Таблицы. В начале, я выдохнул, потому что стало гораздо проще вести учет там, чем на бумажках. В гугл-таблицах у меня были все контрагенты, там были все проекты, там я составлял простенькие отчеты о доходах и расходах. Особенно было удобно то, что доступ есть с любого устройства. Но спустя год, бизнес начал расти, внимания требовал всё больше и больше. И я целыми днями не мог сидеть в этой табличке, хотелось некоторой свободы. Необходимо было вникать в рабочие процессы, а я всё сидел за учетом, как сыч. Ладно бы я анализировал какие-нибудь большие объемы данных и на их основе принимал взвешенные решения, так нет же, я просто вносил операции, которые были, и планировал следующие.

Мне это надоело, и, как я уже говорил, захотелось легкости и свободы, чтобы наконец-то почувствовать себя руководителем, а не рабом табличек. И после нескольких недель проведенных за excel, появилось ярое желание перейти на современное решение для учета. И вот краткий обзор: с чем я столкнулся, как выбирал и на что смотрел.

Мой бизнес связан с проектами в ИТ сфере. Следовательно, мне важно было планировать расходы и доходы по проектам, смотреть рентабельность, тех или иных направлений, видеть сколько денег на счетах, ну и главное, чтобы это было удобно. Ну и не космических денег, чтобы это стоило, как, допустим, системы 1С.

Посидев несколько дней в интернете, почитав обзоры и отзывы, я решил выбирать между 4 сервисами: Seeneco, ПланФакт, Финолог и Adesk.

Для начала я выбрал ПланФакт, так как очень много хороших отзывов прочитал про данный сервис. Видно, что создатели обращают пристальное внимание к отзывам по своему проекту. Я зарегистрировался, и увидел это — перегруженный интерфейс, придуманный бухгалтерами, которые решили создать свою программу для начальников и собственников бизнеса. Только не учли они одного, что старые бухгалтерские привычки остались, и следовательно, проектировали они систему со стороны бухгалтеров, а не предпринимателей, что в итоге отразилось на множестве нюансах и интерфейсе.

Первые мысли: «И куда тут тыкать-то?». Как говорится, без бутылки тут не разберешься. После этого сразу стало очевидно, почему в течение часа мне позвонил менеджер. Я выбирал сервис, чтобы было максимально просто и удобно вести учет, чтобы самое важное было перед глазами. А тут всё было разбросано, куча кнопок и множество настроек. В итоге, я потыкал его ещё немного, да и забросил. Не зашел по духу сервис.

Следующий на очереди стал у меня Seeneco. Уж очень меня соблазнила цена — всего 990 рублей за месяц. Ну не благодать ли? Я зарегистрировался, но почему-то сразу письмо мне не пришло. Пока я занимался своими делами, мне позвонил менеджер, провел со мной опрос, спросил что за бизнес у меня, чем занимаюсь, сколько раз в день ем. Только после звонка мне пришел email с доступом в сервис. Как я понял, что он мне настраивал версию в зависимости от размеров моего бизнеса и от моих потребностей, (то-то он меня расспрашивал в течение 15 минут) но в итоге всё равно выбрали максимальный тариф, на который я не рассчитывал. В течении недели, менеджер со мной связывался, чтобы помочь разобраться в сервисе. Кому-то такая поддержка может нравится и может быть от этого у них растут продажи, но я не люблю, когда меня вырывают из зоны комфорта. К примеру, я очень рад, что сейчас мне не нужно звонить в такси, а можно просто достать смартфон и без лишних разговоров вызвать машину. А тут тебе привет из 90-ых, когда велись все продажи по телефону. Также не устроила цена, которая повышается просто из-за дополнительного счета. Если у тебя их больше одного, будь добр, плати 5490 рублей в месяц, хотя половину функций, даже не откроешь из-за ненадобности.

Следующий испытуемый был Финолог. Тут сразу чувствуется, что сервис современный. Тут нет никаких звонков, хороший интерфейс, ничего лишнего и функционально. Обзоров на сервис достаточно, и я не хочу повторяться, так что ничего подробно рассказывать не буду. Мне лично не совсем нравится «синева» интерфейса, хоть фон и настраивается, ей немного отдает весь интерфейс и его внутренности. Цвет это дело субъективное, но для меня играет важную роль. Да и с ценой не смог смирится, тем более, когда был ещё один претендент: с более «вкусной» ценой, схожим функционалом и приятным интерфейсом, о нем я расскажу ниже.

Узнал я про этот сервис случайно, когда сравнивал на starpack по функционалу сервисы, увидел его там. И сразу решил его попробовать. Главный экран сервиса напоминал недавно протестированный Финолог, но разница, что это другой сервис очень хорошо чувствовалась.

Так как про Adesk нигде обзоров я не читал, решил стать первопроходцем, тем более всегда хотел написать какую-нибудь статью на vc.ru.

Первое, что меня привлекло это стоимость данного сервиса. За 1490 рублей в месяц, ты получаешь полный функционал сервиса, без всяких ограничений, можно приглашать сколько угодно пользователей, создавать несколько счетов и множество других возможностей.

Давайте разберём немного главный dashboard. На нем есть интересный график, он показывает баланс счёта, причем учитывает и плановые поступления тоже. Благодаря этому можно наглядно увидеть свои приближающиеся кассовые разрывы. Кто недавно столкнулся с данными понятиями, я объясню на простом примере: ты за проект деньги на предоплату получил, и вместо того, чтобы посчитать, кому и сколько в этом проекте платить, ты покупаешь на все деньги бэху и идешь рассказывать о своём успешном успехе на курсах, типа «Бизнес-Молодости». А через месяц, когда надо платить первую зарплату, вдруг выясняется, что платить тебе нечем, зато ты на бэхе, весь такой молодец. Если смотреть на то, как много различных курсов расплодилось по ведению бизнеса и управленческому учету, на этой простой ситуации факапится каждый третий, а то и второй. Хорошо, что появляются подобные сервисы, которые прививают культуру и дисциплину.

Рядом с графиком есть различные виджеты, позволяющие быстро пробежаться глазами по ним глазами и оценить успешность своего бизнеса, я часто открываю поглазеть на то, как циферки меняются. Забавный опыт, напоминает типичные действия с холодильником. Каждый раз открываешь, ждешь, когда что-нибудь там появится, но только спустя время понимаешь, для того, чтобы что-то новое появилось, надо что-то сделать, допустим сходить в магазин или подопнуть заказчика с оплатой. Очень дисциплинирует.

Смотрим дальше. Рядом с графиком есть круговая диаграмма, показывающая сколько денег ты потратил и на что. Полезная вещь, бесспорно. Хорошо бодрит, когда понимаешь, что тратишь 80% оборота на бухло и телочек, и, наверное, это неправильно и не стоит так делать. Хотя, кому как, конечно.

Если спуститься ниже, там собственно лог транзакций. Такую реализацию видел в приложениях для учета личных финансов, разбираться не надо, всё логично. Есть счета, есть транзакции. Счета хранят деньги, можно с помощью транзакций управлять зачислением, списанием или переводом денег. Транзакциям можно поставить статью, контрагента и какой проект.

Транзакции можно вводить вручную (для этого есть две кнопки сверху), можно настроить интеграцию с банком, выгрузить выписку из интернет банка в формате 1С или как сделал я, выгрузил свои excel таблички (он тоже их неплохо понимает, хотя и бывали затыки с датой), а потом подключил интеграцию с банком, чтобы операции автоматически подгружались в сервис.

Вот, например, транзакция прихода. Сумма — сколько непосредственно денег пришло, счет — куда пришло, дата — когда пришло, контрагент — от кого пришло и статья — это как бы тип транзакции. Например, всю зарплату надо относить к статье «ФОТ», а доход с проектов — к статье «доход с проектов». Потом по этим статьям и строится отчет.

Ну раз заговорили об отчетах, то тут есть отчеты, которые я себе собирал сам в Excel.

Очень клевая приблуда — это еженедельный дайджест на почту . Теперь не нужно напрягать сотрудников лишними отчетами, пусть лучше делом занимаются. Сейчас мне приходит каждую неделю на почту краткий обзор, что произошло с моим бизнесом за неделю. Жалко, что нельзя кастомизировать этот отчет, чтобы он присылал не только общую информацию, но ещё и акцентировал внимание на нужных мне пунктах. Мне не хватило того, что он не присылает краткий отчет о действующих проектах. А также было бы здорово, если бы он напоминал о крупных предстоящих платежах.

Пощупав различные сервисы управленческого учета, я остановился на Adesk. Для меня при выборе было важно: понятный интерфейс, ценовая политика и удобство. Сравнивая с другими сервисами, было ощущение, что Adesk ещё только развивается, потому что за время пользования при мне внедрялись мелкие фичи и обновлялся интерфейс. Ему ещё есть куда расти, так что пожелаю удачи разработчикам. А функционал у всех почти одинаков, что у Финолога, что у ПланФакта. Ну а я выбирал, что мне больше было удобней, и конечно, кошельком. Этот сервис подойдет малому бизнесу, который запутался в своих финансах и хочет навести у себя порядок и тем более за доступную стоимость.

Всем, наверное, интересно, ну внедрил я себе учет, что-нибудь в бизнесе-то поменялось? Отвечу, после перехода с гугл-табличек стал меньше времени уделять управленческому учету, так как все автоматизируется, так как мне удобно. Итог — освободилось свободное время, и я начал больше внимания уделять бизнесу, что в конечном счете начало приносить плоды. Также благодаря переезду моего управленческого учета в сервис, я начал зарабатывать 10-15% больше на каждом своем проекте, урезав лишние расходы, так как понял куда деваются деньги, и на чем можно сэкономить.

Здесь я описал свой субъективный опыт использования сервисов, надеюсь кому-нибудь поможет при выборе нового сервиса для учета своих финансов. Пора переходить на решения, которые разгружают с предпринимателя всю рутину, и предоставляют возможность уделять больше времени любимому делу.