Как среднему и крупному бизнесу хранить персональные данные

С принятия последних поправок к закону «О персональных данных» прошло полтора года. Бизнес уже успел усвоить: прежде чем собирать личную информацию, нужно заручиться согласием пользователей. Но как хранить полученные данные без нарушений закона?

Полемику усложняет распространение нового способа общаться с клиентами – мессенджеров. Возникает вопрос: а как они влияют на соблюдение законодательства? Разобраться в нем особенно важно крупным предприятиям, которые собирают и хранят большое количество данных.

NB: под действие закона о персональных данных попадает также информация, которую работодатель собирает у сотрудников. В этом справочнике речь пойдет только о данных, полученных у клиентов.

Персональные данные – расплывчатое понятие с точки зрения закона. К ним относится любая информация, которая позволяет идентифицировать человека. Ориентировочный список выглядит так – персональными данными могут считаться как отдельные пункты, так и их совокупность:

Так что, если на вашем сайте присутствует личный кабинет или форма обратной связи – вы относитесь к операторам персональных данных. А значит, хранить их нужно с максимальной осторожностью.

Закон снова не предоставляет конкретики: «Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом», – гласит Ф3-152.

Кроме того, документ требует обеспечить необходимый уровень защиты данных. Для этого:

Кстати, если ваша компания относится к операторам связи, интернет-провайдерам и интернет-компаниям – согласно «закону Яровой», вам придется до полугода хранить еще и полную переписку клиентов.

Здесь все вполне однозначно. В требованиях к защите персональных данных при их обработке в информационных системах (Утв. Постановлением Правительства № 1119 от 01.11.2012) указаны три фактора, которые помогут определить соответствующий уровень защиты.

Категория

Количество субъектов

Их может быть меньше 100 тысяч или больше 100 тысяч.

Актуальные угрозы

Угрозы – это условия и факторы, которые могут привести к нарушению конфиденциальности персональных данных. Они делятся на три типа:

Определите, какие факторы лучше всего описывают вашу ситуацию, а потом найдите в таблице соответствующий уровень защищенности.

Их четыре. Четвертый уровень – базовый, для его соблюдения необходимо:

Если собираемым вами данным нужен третий уровень защищенности, то в дополнение к этим четырем пунктам придется назначить ответственного за обеспечение безопасности персональных данных.

На втором уровне появляется шестое условие: доступ к содержанию электронного журнала сообщений могут иметь только сотрудники оператора персональных данных или уполномоченного лица.

И, наконец, на первом уровне защищенности вам, в дополнение к вышесказанному, предстоит установить сигнализацию и автоматически регистрировать все изменения прав доступа.

Собранные данные окажутся под угрозой: мошенники могут опубликовать их в открытом доступе или перепродать для несанкционированной рекламы (отсюда берутся те самые назойливые рассылки и звонки).

Утечка персональных данных может привести к взлому профилей в соцсетях, незаконному вторжению в личное пространство, а в самых неблагоприятных случаях мошенники способны даже проводить махинации с недвижимостью и выводить средства с банковских счетов.

Впрочем, пострадать могут не только клиенты. За несоблюдение ФЗ-152 предусмотрена гражданская, уголовная, административная и дисциплинарная ответственность. Это значит, что, в зависимости от этапа проверки и от ее результатов:

у вас могут изъять оборудование;службы могут приостановить деятельность компании;придется заплатить штраф и устранить нарушения – например, удалить незаконно собранные данные;у компании отзовут лицензию на обработку данных или заблокируют сайт.

Помимо этого, соблюдение законодательства защитит вас, если клиенты захотят подать иск.

Доступ к собранным данным теперь имеет третья сторона – чат-центр. Данные, как правило, будут храниться на серверах контакт-центра, однако ответственность за их охрану будет лежать на вас. Ведь именно вы – оператор, который собирает и обрабатывает данные. Следовательно, предстоит выяснить, где расположены сервера и надежно ли они защищены.

Организуйте on-premise (in-house) подключение контакт-центра, развернув софт на собственных серверах. Такой вариант – единственный способ получить полный контроль над доступом к оборудованию и обрабатываемым персональным данным. Вы снизите угрозу утечки информации и сможете в любой момент установить дополнительные средства мониторинга и защиты данных.

Подключение on-premise может оказаться достаточно накладным: включите в графу расходов затраты на оборудование, настройку софта, поддержку инфраструктуры. Однако в случаях, когда вы обрабатываете крупные объемы данных и их утечка чревата серьезными проблемами для клиентов (а, значит, и для вас), эти затраты вполне обоснованы.

Найдите чат-центр, который способен развернуть софт не в облаке, а на локальных серверах – например, Chat2Desk. Техническим специалистам контакт-центра все равно потребуется доступ к серверам, чтобы настроить программу и поддерживать ее работу. Но, во-первых, скопировать данные будет невозможно, и во-вторых, вы полностью сможете контролировать работу третьей стороны.