Апостиль. Что это? Для чего?

С термином "апостиль" (ударение на "и") вам придется неоднократно столкнуться при сборе документов на долгосрочную визу в Италию. Давайте разберемся, что это такое и что с этим нужно делать.

Немного теории

Апостиль (фр. apostille) — международная стандартизированная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории государств и стран, признающих такую форму легализации.

Сложно и непонятно. Попробуем проще.

Апостиль – это специальный штамп размером примерно 10*10 сантиметров, который ставится на различные документы для того, чтобы они имели юридическую силу в другой стране. Штамп действует только в странах, вступивших в Гаагскую конвенцию от 1961 года (Италия и Россия в нее вступили).

Вроде немного понятнее. Давайте попробую объяснить своими словами.

Апостиль - это специальный штамп размером 10*10 см, который подтверждает подлинность документа, выданного в России для итальянских государственных структур. Без апостиля ваше свидетельство о браке, рождении ребенка, диплом об образовании, доверенность на помощника для итальянских чиновников не более, чем красивая бумажка с печатью. Даже если вы ее переведете на итальянский.

А теперь к практике

Отбросим экзотические сценарии и рассмотрим три самых распространенных варианта развития событий. Вы можете столкнуться с необходимостью апостилировать документы с следующих случаях:

Повторюсь, на этом список документов, которые вам возможно придется апостилировать не заканчивается. Но практика подсказывает, что в 95% случаев этого будет достаточно.

Доверенность на представителя в Италии

Этот документ позволит вашему помощнику в Италии быть вашим представителем в различных государственных органах. Это третий основной документ, с которого начинается ваша "бумажная жизнь" в Италии после загранпаспорта и Codice Fiscale.

Вам необходимо прийти к нотариусу в вашем городе и указать полномочия, которые имеет ваше доверенное лицо, здесь, в Италии. Как правило, это возможность быть вашим представителям в государственных органах, открывать ИП, открывать расчетные счета, подавать налоговые декларации и так далее (для своих клиентов я предоставляю образец бланка доверенности). Цена за услугу от 1500 до 5000 руб. в зависимости от города. Наверное, каждый из вас хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью доверить свои полномочия кому то другому.

Следующий шаг - апостиль

Для этого необходимо в Госуслугах в поиске набрать апостиль и выбрать нужный пункт. Далее выбираете дату и время (ближайшая дата может быть завтра, а может через несколько месяцев - зависит от вашего региона), оплачиваете пошлину в размере 2500 руб. и ждете. Как правило, физически вам придется идти в ближайшее отделение МВД либо Министерства юстиции (если оно есть в вашем городе). Ничего особенного в этом процессе нет. В указанную дату отдаете доверенность и забираете через срок, указанный при подаче (как правило до месяца). Учитывайте, что сроки могут сильно отличаться в зависимости от региона. Доверенность с апостилем выглядит вот так:

Перевод апостилированной доверенности

Вам нужно обратиться к аккредитованному в итальянском консульстве переводчику (тут можно посмотреть список). Перевод делается только после апостилирования! Цена от 2000 до 3000 руб. за документ в зависимости от переводчика. Занимает два-три дня в зависимости от загруженности конкретного переводчика. При получении перевода внимательно проверьте написание персональных данных, особенно если в вашем имени/фамилии есть специфичные буквы кириллицы типа Й, Щ, Ц, Х, Ы, Ч. Написание должно полностью совпадать с загранпаспортом. Ошибка даже в одной букве в будущем вам может стоить нервов и потраченного времени. Переводчик переводит не только текст доверенности, но и все печати и сам апостиль.

Легализация переведенной и апостилированной доверенности в консульстве

Регистрируемся в личном кабинете консульства Италии (вот тут), выбираем пункт "ЛЕГАЛИЗАЦИЯ Соответствие перевода", бронируем свободную дату (на момент написания этого поста в ноябре 2023 г. свободные слоты на легализацию переводов в Москве были только на январь). Именно поэтому я всегда рекомендую заранее подготавливать все документы. По приезду в консульство (не опаздывайте), у вас должны быть наличные в евро. Не срочное заверение копии перевода 10€ за лист, а заверение оригинала перевода 13€ за лист (проверьте цены на сайте консульства Италии). Наличные рубли, банковские карты, перевод по СБП не принимается, только наличные евро. Срок ожидания 3-4 дня, но зависит от загруженности консульства. При получении документа снова внимательно проверьте написание вашего имени и фамилии на небольшой бумажке, которая скрепляет оригинал и перевод.

Отправка в Италию

Спустя примерно месяц (или 3, в зависимости от загрузки) вы получаете готовый документ, который необходимо отправить вашему помощнику в Италию. Вариантов отправки несколько:

Свидетельство о браке и свидетельство о рождении ребенка

Настоятельно рекомендую получить дубликат свидетельства (и брака и рождения) и работать уже с ним. Это самый практичный вариант, при котором у вас на руках остается ваш оригинальный документ на русском языке, а в Италии вы работаете уже с переведенным дубликатом. Нюансы работы с дубликатами:

Получение дубликата происходит через запись в Госуслуги, в зависимости от загрузки ЗАГС'а, ближайшая запись может быть через 2 дня, а может через 2 месяца. В случае слишком долгого ожидания в вашем ЗАГС'е рекомендуем посмотреть соседние небольшие города, там как правило очередей практически нет. Пошлина: 350 руб. за каждый документ, оплата на сайте Госуслуг при подаче заявления. Заявление выдают сразу в день приема.

Апостилирование свидетельства о браке и рождении

Как правило, его можно проставить только в областных/краевых центрах. То есть весь Краснодарский край едет апостилировать документы в Краснодар. В других городах этого региона такой возможности нет. Уточните куда вам идти дальше за апостилем в отделении ЗАГС, где вам выдадут повторное свидетельство. Конкретно в Краснодаре этим занимается Управление ЗАГС Краснодарского края, архивный отдел. Звоним туда, уточняем время работы и приезжаем. Обязательно узнайте нужно ли записываться на прием.

Здесь у вас:

Срок ожидания около месяца, но зависит от региона. Перед тем как забирать, лучше позвонить и уточнить готовность. Важный нюанс: забрать документы может лишь тот, кто его подал. Если подал муж, жене их не отдадут. Если вы заранее знаете, что не сможете забрать документ, уточните можно ли его забрать другому человеку по доверенности.

Перевод и легализация свидетельства о браке и рождении

Порядок перевода и легализации свидетельства о браке и о рождении ничем не отличается от порядка работы с доверенностью выше.

Апостилирование диплома о высшем образовании

Дипломы проходят тот же путь, что и доверенность и свидетельства о браке/рождении с одним лишь исключением. Апостиль ставится не в Министерстве юстиции или ЗАГС'е, а в Департаменте образования вашего региона. В каждом регионе название и наименование этого органа может отличаться. Здесь нет единой инструкции. Попробуйте начать поиск со звонка в секретариат/приемную вашего ВУЗ'а и уточнить этот вопрос.

Важно! Чаще всего эта проблема касается женщин. Если женщина несколько раз меняла фамилию, то в дипломе, скорее всего, будет указана ее девичья фамилия. Соответственно, в заграничном паспорте будет другая фамилия. Чтобы связать все документы и доказать в Италии, что это ваш диплом вам необходимо показать всю цепочку от девичьей фамилии, до текущей фамилии в заграничном паспорте.Например: девичья фамилия "Гулинская" указана в Дипломе об образовании. После первого брака была смена фамилии на "Мухаметова" (подтверждающий документ: справка из ЗАГС о регистрации брака). Потом был развод без смены фамилии на девичью. То есть осталась "Мухаметова" (подтверждающий документ: свидетельство о разводе). Далее был второй брак со сменой фамилии на "Сохарева" (подтверждающий документ: свидетельство о браке)

Итого при смене фамилии 2 раза небходимо показать весь путь до той фамилии, которая указана в Дипломе. Надеюсь, вы не запутались. Если есть вопросы, напишите в телеграм, я обязательно помогу разобраться.