Welcome-тренинг для новых сотрудников: 7 решений от HR

Welcome-тренинг, или welcome-презентация — это первый этап адаптации новых сотрудников. Компания приветствует стажёров с помощью презентации или тренинга и готовит к погружению в жизнь компании. Такие встречи проводятся перед первым рабочим днём или в течение первой недели, чтобы сделать старт новичка в компании понятным и комфортным.

Как показывают исследования TalentTech, «Нетологии» и FL.ru, многие россияне хоть раз в жизни увольнялись во время испытательного срока. 22% ответивших не поняли, зачем их вообще наняли, потому что не было чёткого плана работы, 20% отметили, что руководитель так и не уделил им время для обсуждения особенностей работы, 28% — уволились из-за разочарования в компании.

Чтобы избежать таких ситуаций, удержать и заинтересовать новых сотрудников, в компаниях проводят welcome-тренинг. Рассказываем, что это такое и зачем он нужен, показываем примеры презентаций и делимся советами от HR-специалистов.

Для найма сотрудников компании вкладываются в размещение вакансий, обращение в рекрутинговые агентства, участие в различных мероприятиях по привлечению талантов, обучение стажёров. В идеале эти вложения должны окупаться: специалисты остаются в компании и способствуют развитию компании.

Если стажёры увольняются в первые месяцы работы, необходимо пересмотреть подходы к адаптации. Например, начать проводить welcome-тренинг.

Таким образом, введение welcome-тренинга в адаптацию новых сотрудников, позволит достичь следующих целей.

Классическая ситуация: новичок не знает, какой принят стиль одежды в офисе, где находится его рабочее место, к кому обращаться по разным вопросам. Конечно, он уже общался с HR, но при этом у него до сих пор нет целостной картинки по организационным и рабочим моментам. Куда бежать и что делать?

Проблема: стажёр чувствует себя некомфортно, он должен своими силами привыкнуть к обстановке, прочитать кучу корпоративных документов, разобраться в оргструктуре, чтобы понять, кто и за что отвечает. В итоге может не выдержать такого стресса и уйти, потому что предварительная адаптация прошла неуспешно, и в этом нет его вины.

Решение: проводится welcome-тренинг, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у новичков. Успешное знакомство нового сотрудника с компанией даёт следующие результаты:

Приветственные презентации могут проводиться онлайн или очно. Выбор формата зависит от возможностей компании. Очная программа велком-тренинга для новичков обычно включает выступление руководителя или наставника с лекцией об истории и ценностях компании, семинар или бизнес-игры.

Эти методы обучения давно используются и считаются эффективными. Но если в компании большой поток новичков, приходится проводить welcome-тренинги несколько раз в неделю, что обходится компаниям довольно дорого.

Онлайн-тренинги не такие затратные и позволяют установить контакт сразу со всеми новичками. Перенос в онлайн не ухудшает обучение. Welcome-тренинги могут выглядеть как курсы или презентации, включать видеолекции и вебинары с руководителями и наставниками. Для проверки усвоения материала используются тесты и другие задания.

Можно выделить следующие преимущества и недостатки очного и онлайн-тренинга для знакомства новичков с компанией.

У welcome-тренинга в онлайн-формате много преимуществ перед очным, но существенный минус такого формата — сложность вовлечения, потому что при личной встрече проще удерживать внимание новичков.

Эту проблему можно решить. Для вовлечения сотрудников добавляют диалоговые тренажёры, игры, тесты, видеоролики. И это работает, особенно для молодой аудитории.

Welcome-тренинг должен принести пользу и ответить на важные вопросы. Основная цель — помочь понять, что это за компания, какие у неё цели и планы, как устроены бытовые и другие организационные процессы. Строгих требований к наполнению тренинга не существует, потому что каждая компания сама выбирает, что именно хочет показать новичкам.

Условно, презентация для знакомства с компанией должна содержать пять основных разделов.

Сначала нужно уделить внимание новым сотрудникам, поздороваться и пригласить их стать частью компании. Важно создать дружественную атмосферу для новобранцев. Например, оформить приветствие в виде игры, сделать проводником по миру компании персонажа или реального сотрудника.

Здесь же можно рассказать, что ждёт сотрудника в онлайн-тренинге — представить этапы знакомства с компанией. Этот путь можно показать в виде маршрута с точками назначения.

На знакомство с компанией не нужно отводить много времени. Чтобы продемонстрировать важное, достаточно 2-3 слайдов. Информацию нужно подавать интересно, как визуальный рассказ.

В этом разделе обычно рассказывают об основателях компании, этапах развития, целях, ценностях, преимуществах, достижениях. Чтобы доказать новобранцам, что компания на самом деле перспективная, добавляют ещё и отзывы клиентов.

Этапы развития компании можно показать в виде карты.

Для вовлечения можно добавить диалоги, мемы, показать стикеры компании в телеграм, забавные фотографии. Важно продемонстрировать индивидуальность, вызвать интерес и не утомить обучающихся.

Сложную информацию важно упрощать с помощью фактов и статистических данных о компании: демонстрировать темпы роста, уровень изменения удовлетворённости сотрудников и клиентов. Наглядные графики воспринимаются лучше, чем сплошной текст.

Тесты в конце этого блока помогут проверить усвоение важных моментов о компании. Вопросы лучше формулировать в дружеском стиле, чтобы новичок чувствовал себя комфортно, а не как на экзамене.

В идеале на этом этапе новый сотрудник почувствует эмоциональную связь с компанией, в которой ему предстоит работать. Должен произойти так называемый мэтч — совпадение ценностей и дальнейших целей.

Во время очного тренинга сложно познакомить новичков со всеми коллегами, так как приходится их отвлекать — это нарушает рабочие процессы. Кроме того, за одну встречу новичку сложно всех запомнить: кто из них бухгалтер, а кто руководитель отдела, кто Иван, а кто Геннадий.

Поэтому удобнее знакомить новичков с командой с помощью welcome-тренинга. Чудесно, если получится записать короткие ролики с командой или отдельными её участниками, которые смогут поздравить со вступлением в коллектив и рассказать что-нибудь интересное о работе.

Если компания использует систему дистанционного обучения (СДО, или LMS) — учебную платформу, где размещаются обучающие материалы, то новичок в личном кабинете может посмотреть организационную структуру. В welcome-презентации можно объяснить, как найти этот раздел в СДО.

Новичок заранее будет знать, кому отчитываться о выполненной работе, к кому обращаться, когда перестала работать важная программа, к кому идти за оформлением ДМС.

Правила взаимодействия в коллективе и внутренние распорядки — это ещё одна важная часть корпоративной культуры. В этом смысловом блоке welcome-курса важно отразить всю ту информацию, которая необходима новичку, чтобы чувствовать себя комфортно в первый рабочий день. Для этого нужно ответить на следующие вопросы.

Для составления welcome-курса нужно подумать, какие ещё правила есть в компании. Например, соблюдать порядок на рабочем столе, не хранить на нём сувениры и игрушки, не приводить детей в офис. Всё это можно оформить в виде слайда с иллюстрациями и всплывающими иконками.

Здесь же можно рассказать о традициях компании: как отмечают дни рождения и другие праздники, как вместе проводят время, принято ли выезжать за город, ходить в походы, играть в настольные игры. Благодаря такой информации новый сотрудник воодушевится и захочет стать частью дружного коллектива.

Можно провести тур по офису, показать сотруднику рабочее место. Например, записать видеоролик или разместить фотографии локаций с объяснением, где и что находится.

Кратко расскажите, что конкретно ждёт новичка на работе. Возможно, личные встречи с руководителями, онлайн-созвоны, тимбилдинги — всё нужно это отметить в календаре. А также составить примерный индивидуальный план задач для каждого сотрудника. Например, во многих СДО можно настроить автоматическую рассылку сообщений с планами работы после того, как сотрудник прошёл какую-то часть курса.

В конце welcome-тренинга нужно поблагодарить сотрудника за то, что он прошёл этот путь и познакомился с тем, как всё устроено в компании, и теперь подготовлен к первому рабочему дню.

Длительность welcome-тренинга составляет примерно 20-30 минут. На каждый смысловой блок должно уходить не больше 5 минут. В таком случае новые сотрудники усвоят информацию и не потеряют интерес.

Велком-тренинги могут быть развлекательного или делового формата, зависит от специфики компании и среднего возраста новичков.

Пример welcome-тренинга для новых сотрудников в виде увлекательного путешествия:

Если welcome-презентацию нужно сопровождать объяснением, можно записать видеоролик с сотрудником, который будет комментировать слайды.

Например, так сделали в компании «Додо Пицца» в welcome-курсе для управляющих пиццериями:

Продемонстрированные welcome-тренинги сделаны в конструкторе электронных онлайн-курсов iSpring Suite, где можно создавать интерактивные презентации с анимацией и разными персонажами.

Для этого достаточно уметь работать в PowerPoint.

О том, как создавать welcome-тренинги в онлайн-формате, мы уже рассказывали в блоге и в видео на нашем youtube-канале:

Конструктор для создания онлайн-курсов iSpring Suite можно попробовать бесплатно в течение 14 дней.

Для создания интерактивного тренинга-знакомства с компанией нужно знать принципы педагогического дизайна. Основные из них — это удобство для пользователей и интерактивность, чтобы удерживать внимание обучающихся.

Кроме того, HR-специалисты известных компаний используют свои фишки, которые могут пригодиться всем, кому предстоит делать welcome-тренинги и другие обучающие курсы для новичков.

В компании могут быть готовые презентации с очного тренинга. Из них можно сделать курс в iSpring Suite. В OMD OM Group использовали готовые материалы в формате PPT, проработали дизайн, прикрепили тесты и загрузить курс на учебный портал. Таким образом затратили меньше времени на переход в онлайн.

Но этот способ подходит не для всех материалов: информацию из регламентов и инструкций всё-таки нужно упрощать. Должны остаться короткие тезисы, которые можно проиллюстрировать визуальными элементами: графиками, таблицами, картинками, видеороликами.

Если компания создаёт сложные продукты, то без экспертов при создании курса не обойтись. Их можно найти в самой компании. Например, привлечь инженеров для объяснения сложных процессов.

Чтобы создавать курсы для адаптации новичков, не нужно собирать большую команду. Достаточно одного ответственного за создание материалов, который будет обращаться к другим специалистам, чтобы уточнить информацию. В корпорации Honeywell выяснили, что силами одного разработчика курсов и технического эксперта удаётся делать 3-4 курса в месяц.

В компании «Автобан» тоже считают, что для создания курсов не нужно привлекать сторонних разработчиков, можно обратиться к своим же специалистам. Особенно если сфера узконаправленная. Никто не расскажет о компании лучше, чем её сотрудники.

Разместите логотип, используйте фирменные цвета бренда — всё это должно напоминать новичку о компании. В конструкторе iSpring Suite можно взять за основу готовый шаблон и изменить его под конкретный бренд.

HR-специалисты компании «ФораФарм» назвали вводный курс «30 вопросов, ответы на которые должен знать каждый сотрудник». Такой заголовок welcome-курса поясняет новым сотрудникам, что сейчас они получат всю важную информацию о компании.

В результате стажёр чувствует себя увереннее в компании, так как познакомился со всеми правилами и принципами.

Например, триггерные анимации, тесты, диалоговые тренажёры и многое другое, что можно делать в конструкторах для онлайн-курсов.

В студии New York используют iSpring Suite, так как инструктор онлайн-курсов имеет большие возможности для создания интерактива. Например, в нём создают курсы с разветвлёнными сценариями, в которых может быть больше 40 вариантов развития событий.

Разработчики курсов из компании Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт» демонстрируют этапы развития компании с помощью инструмента «Временная шкала» в конструкторе в iSpring Suite.

В компании «ОТП Банк» использовали формат игры для проверки знаний в курсе по охране труда. Обучающимся нужно нажимать мышкой на те участки, где обнаружены нарушения:

Для работы со сложными рабочими процессами новичков уже подготовить. Например, в компании «Современные горные технологии», которая занимается добычей и поставкой полезные ископаемых промышленным предприятиям, для допуска к работе с техникой для новых сотрудников проводят инструктаж по технике безопасности.

Важно решить, как привлечь сотрудников полностью пройти welcome-тренинг, потому что не все понимают, насколько это важно для них. Способами мотивации могут быть рейтинговые баллы, влияющие на премию, или ограничения в работе, пока курс не будет пройден.

«Сотрудники как дети радуются каждой новой медальке. Это сильно повлияло на мотивацию и вовлекло в обучение тех, кто с неохотой воспринимал eLearning» — Ольга Синькевич, руководитель Корпоративного университета Kcell.

В компании «Оней Банк» выбрали другой метод: новичкам не дают доступ в банковский софт, пока они не пройдут вводный курс. Только после успешного прохождения обучения сотрудники могут получать бонусы за приведённых клиентов.

Welcome-тренинг ― это только один из этапов адаптации. Впереди обучение другим процессам. Например, как работать в сложных рабочих программах, как вести диалог с клиентом.

Обучающие материалы можно опубликовать на сайте компании в формате HTML5, но такой способ не позволяет полностью контролировать процесс обучения: назначать курсы, траектории обучения, отслеживать результаты. Поэтому для запуска дистанционного обучения необходима учебная платформа.

Например, в компании Cozy Home для создания учебного портала выбрали iSpring Learn из-за быстрого запуска и простого интерфейса. В СДО со встроенной аналитикой можно посмотреть рейтинги по учащимся, отчёты по обученности подразделений и каждого сотрудника.

Полноценно оценить эффективность внедрения онлайн-адаптации сотрудников получится только через 1-2 года. Вот каких результатов компании Cozy Home удалось достичь за это время:

«За 2 года текучка снизилась на 42%. Новички быстрее вливаются в работу и начинают зарабатывать на уровне других продавцов в первый месяц» — Ирина Крутских, консультант по управлению персоналом в Cozy Home.

Информацию в welcome-презентации нужно 1-2 раза в год уточнять и при необходимости обновлять. Со временем меняются показатели компании, продукция и услуги, интерьер офиса и многое другое. Кроме того, важно следить за новинками в онлайн-образовании и не отставать, чтобы эффективно реализовывать принципы электронного обучения на практике.

Решения iSpring можно использовать вместе. Для создания welcome-тренингов и других учебных материалов не требуются особые навыки. Любой HR-специалист их легко может сделать в конструкторе онлайн-курсов iSpring Suite.

А потом в один клик публиковать на СДО iSpring Learn, чтобы оценить результаты новых сотрудников и эффективность адаптации.