Выстраиваем эффективную HR-воронку для привлечения кандидатов

Качественные кадры нужны всегда, ведь текучка есть везде. А если компания развивается, то и подавно. Если вы хоть раз пытались искать сотрудников, то знаете, что это задачка не из легких. Поэтому важно выстроить эффективный процесс подбора персонала, с которым можно быстро находить новых работников. Для этого необходимо построить HR-воронку. Она помогает визуализировать путь соискателя от отклика до принятия оффера и определить недочеты в работе.

В продажах воронка — это уже стандартный инструмент, который помогает проработать путь клиента к покупке. С его помощью можно понять, на каком этапе происходит больше всего отказов, и быстро внести изменения, например, в работу менеджеров или политику ценообразования. Но воронка пригодится не только для ведения сделок. Ее также можно использовать, чтобы оптимизировать HR-процессы.

В конце остаются только те, с кем вы заключаете трудовой договор. В зависимости от специфики вашего бизнеса в воронке могут быть разные этапы. Но если вы только начинаете продумывать стратегию подбора сотрудников, опирайтесь на 5 основных шагов:

Но это лишь «скелет» воронки. Чтобы она была эффективной и давала результат, важно не пропустить ни один этап в вашем процессе найма. Например, если в компании предусмотрена проверка службы безопасности, этот шаг нужно обязательно добавить в воронку. Также можно выделить отдельные этапы под интервью с HR-менеджером, руководителем отдела и компании. Если предусмотрено тестовое задание, обязательно отобразите это в воронке. Так будет проще отследить, кто выполнит его вовремя, а у кого все плохо с дедлайнами.

Если в компании соискатель проходит через 7 этапов, а в воронке их только 5, аналитика будет неточной. Например, каждый кандидат должен пообщаться сначала с HR, а потом с руководителем отдела. При этом в воронке нет стадии «интервью с линейным руководителем». Тогда может казаться, будто рекрутер отсеивает слишком много соискателей. Но на деле проблема может быть в другом. Например, у руководителя и HR разное видение идеального сотрудника.

Но не забывайте про правило золотой середины. Да, важно детально описывать воронку. Но чем больше этапов, тем меньше кандидатов дойдет до конца. Пока вы будете просить руководителя компании выделить время на собеседование и подбирать удобный для всех день, кандидат примет оффер другой компании.

Может казаться, что составление воронки и ее постоянный анализ — пустая трата времени. Ведь главная задача HR-специалиста — детально изучать резюме кандидатов, качественно проводить интервью и пополнять команду крутыми специалистами. Что же теперь, отложить все дела и начать рисовать воронки? Конечно, нет. Но без визуализации процесса найма и грамотной аналитики далеко не уйти. Даже если подбором занимается целая команда профессионалов.

Вот несколько преимуществ, которые можно получить от HR-воронки:

Расскажем о нескольких способах визуализации HR-воронки под любые задачи и бюджеты компании.

Офисные доски. Разделите доску на несколько столбцов. Это и будут этапы воронки. Сверху подпишите название каждого шага. Когда получите отклик на вакансию, возьмите стикер, напишите на нем краткую информацию о кандидате и приклейте его в первый столбец. Дальше все еще проще: двигайте стикер в следующую колонку, когда соискатель перешел на новый этап.

Конверсию по этапам можно посчитать вручную, но глубокой аналитики от такого способа ждать не стоит. А фиксировать ссылки на портфолио, информацию о кандидате и дату собеседования придется в блокноте или календаре.

Excel и Google Таблицы. Визуализировать воронку можно также в электронном формате. Если подбором сотрудников занимается один человек, можно использовать Excel. Но если у вас несколько HR-менеджеров, используйте Google Таблицы. Так вам не придется постоянно пересылать таблицу в мессенджерах, и несколько человек смогут одновременно вносить данные.

Чтобы создать HR-воронку в таблицах, добавьте список кандидатов и укажите этапы. Дальше дело за формулами. С их помощью можно настроить:

Мы подготовили шаблон HR-воронки и настроили все базовые формулы, чтобы вы не тратили время на изучение функционала. Скачайте таблицу на свое устройство или сделайте копию. Вы сможете добавить свои этапы или воспользоваться основными.

В Excel неудобно хранить данные кандидатов и фиксировать историю взаимодействия. А если нужно создать воронки под разные вакансии, придется делать несколько копий таблиц, что усложнит отчетность и аналитику. Плюс их легко сломать.

Конечно, в таблицах можно выстроить подробную и прозрачную аналитику. Но чтобы разобраться в инструментах и правильно настроить их, придется потратить много времени и нервов.

Специализированный софт. Если у компании большой поток соискателей, а подбором персонала занимается целый отдел, стоит присмотреться к специализированному ПО. В таких сервисах можно создать воронку и сформировать подробный отчет. А еще:

Да, такой софт — это отличное решение, которое поможет улучшить HR-процессы. Но для среднего и малого бизнеса может быть накладно покупать сервис только для для подбора персонала. Поэтому для этих целей можно использовать CRM-систему — она вполне уже может быть у компании. А как это сделать, покажем на примере Аспро.Cloud.

Аспро.Cloud. Это сервис для работы всей компании, который помогает управлять финансами, сделками, проектами. В системе есть набор инструментов, которые можно настроить под свои задачи, в том числе — найм сотрудников. Далее мы поэтапно покажем, как построить HR-воронку в Аспро.Cloud.

Первое, что необходимо сделать — создать воронку и добавить в нее этапы. При этом в Аспро.Cloud можно сделать отдельный процесс под разные должности. Например, для разработчиков воронка будет выглядеть так:

А для дизайнеров так:

Далее необходимо настроить причины отказов. Их необходимо указывать, если соискатель не принял ваш оффер. Просмотреть частые причины отказов можно будет в CRM-отчете. В каждой воронке они могут быть разными.

Каждый отклик — это отдельная сделка в воронке. Ее можно создать вручную и указать внутри всю необходимую для найма информацию.

Но просматривать отклики на каждой площадке и потом вносить их в систему очень долго. Да и легко пропустить заявки или ошибиться в данных кандидата. Аспро.Cloud позволяет автоматически собирать обращения с таких каналов:

Система автоматически зафиксирует отклики с этих источников, создаст карточки сделок и распределит их в нужные воронки. Так можно сразу приступить к работе с соискателем и не тратить время на рутинные действия. Потом можно будет проанализировать, какой канал для вас оказался эффективнее.

Информация о кандидате хранится не только в сделке, но и в карточке контрагента. Так что если человек откликнется повторно или на другую вакансию, у вас уже будет информация о предыдущем взаимодействии. Не придется вспоминать, почему кандидат не подошел и, возможно, получится нанять его без повторного прохождения собеседований.

В карточке контрагента можно закрепить резюме и портфолио, а также зафиксировать результаты собеседования. Еще в ней хранится вся история взаимодействия с кандидатом: звонки, электронные письма и встречи. Получается такая картотека соискателей, к которой можно обратиться в любой момент. Например, просто ввести в поиске имя человека.

Зафиксировать специфическую информацию помогают пользовательские поля. Их можно добавлять как в сделке, так и в карточке контрагента. Все зависит от ваших задач. Несколько примеров пользовательских полей:

Так любые важные сведения можно найти в два клика. HR-менеджеру не придется каждый раз открывать резюме и тратить время на поиск информации. Также пользовательские поля помогают сегментировать кандидатов. Вспомним ситуацию с джуниор-специалистом. Чтобы найти в списке таких соискателей, достаточно применить фильтр по уровню навыков или опыту работы. Также можно выделить соискателей по желаемому доходу.

Еще поля помогают анализировать HR-процессы. Например, можно определить наиболее эффективные площадки для размещения вакансий или средний желаемый доход кандидатов.

Если HR-специалист работает с десятками кандидатов, то он может легко забыть о созвоне или собеседовании. Это повредит репутации компании и изменит отношение соискателей. Чтобы не упустить важные события, в Аспро.Cloud можно настроить автодействия по каждой воронке. Несколько сценариев их применения:

С помощью автодействий можно реализовать любые сценарии. Просто при необходимости добавлять новые условия или изменять существующие.

А чтобы HR-менеджер мог эффективно планировать собеседования и созвоны, в Аспро.Cloud есть встроенный календарь. В нем можно вручную создать событие, добавить участников встречи и связь с карточкой соискателя.

В Аспро.Cloud есть два типа календаря:

Анализировать HR-воронку можно с помощью CRM-отчета. Система автоматически собирает данные обо всех откликах, показывает общую конверсию и конверсию на каждом этапе, а также определяет самые частые причины отказов.

Можно посмотреть статистику как по отдельной вакансии, так и по всем HR-воронкам. А если у вас несколько менеджеров по подбору, можно проанализировать эффективность каждого из них. Благодаря такому отчету легко определить недочеты в процессах и вовремя скорректировать принципы найма сотрудников. При этом не придется собирать данные вручную и тратить на это много времени.

Еще одно преимущество Аспро.Cloud — это возможность создавать шаблоны офферов. Для этого в системе предусмотрен конструктор документов. Можно добавить любые блоки, настроить внешний вид под ваш корпоративный стиль, указать переменные или импортировать уже готовый оффер в Аспро.Cloud в формате docx. После того как HR-специалист примет решение о найме сотрудника, ему останется только выбрать нужный шаблон, а система автоматически подтянет данные соискателя.

Готово! Теперь вы сможете автоматизировать HR-процессы, чтобы привлекать больше целевых соискателей и быстрее нанимать их на работу. Также вы можете использовать инструменты Аспро.Cloud, чтобы автоматизировать найм сотрудников и процесс увольнения.