Внедрение системы адаптации в IT-компании: личный кейс из практики

В любой компании, стремящейся к успеху, важна не только разработка передовых продуктов, но и создание комфортной среды для новых сотрудников. От того, насколько быстро и эффективно они вольются в команду, зависит их продуктивность и лояльность к компании. В этой статье я расскажу о кейсе внедрения системы адаптации в IT-компании с более чем 20-летним опытом работы на рынке.

Проблема: адаптация есть, но не работает.

Компания, о которой пойдет речь, уже внедрила систему адаптации, но она функционировала неэффективно. Процесс был описан, но не регламентирован, руководители не понимали, кто за что отвечает. Ранее HR-специалисты уделяли много внимания созданию обучающих курсов, роликов и тестов, но не хватало времени на личные встречи с новыми сотрудниками.

В результате накопилось множество проблем:

· Сотрудники не чувствовали заботу со стороны компании.

· На старте их "заваливали" курсами и тестами, что вызывало стресс.

· Данные в обучающих материалах были неактуальны.

· Руководители не понимали, как проходит адаптация, и проводили все встречи самостоятельно.

Решение: перезагрузка системы адаптации.

Чтобы исправить ситуацию, я решила полностью пересмотреть подход к адаптации и построить эффективный процесс.

1. Отказ от избыточного тестирования. Было принято решение отменить тестирование по общим регламентам компании (отпуска, day off, ВТР, правила коммуникации). С этими темами можно было ознакомиться и всегда уточнить моменты у HR.

2. Актуализация Welcome-презентации. Презентация была обновлена информацией об этапах адаптации, бенефитах компании и другими полезными сведениями.

3. Разработка новой системы адаптации. Была разработана презентация, шаблон задач и карта этапов адаптации сотрудника.

4. Информирование руководителей. Перед руководителями была проведена презентация новой системы адаптации, где были четко определены границы ответственности. Многие считали, что проверять знание IT-продукта должен HR, что, конечно, является заблуждением.

5. Запуск процесса адаптации с новыми сотрудниками. После подготовительного этапа началась работа по новой системе адаптации с вновь прибывшими сотрудниками.

6. Первая встреча с HR. На первой встрече новые сотрудники получали общую информацию о компании, правилах работы, адаптации, а также инструкции по дальнейшим действиям. Им было предложено обращаться к HR по вопросам, касающимся общих регламентов и HR-моментов.

Сложности на пути к внедрению:

· Курсы на портале были не обновлены, а новые сотрудники уже приходили.

· Регламенты находились на согласовании у руководства, поэтому актуальную информацию нельзя было разместить на портале оперативно.

Этапы внедренной системы адаптации:

Было предложено 5 этапов адаптации, хотя чаще всего используются три. В данном случае было решено уделить больше внимания новым сотрудникам на начальном этапе.

1. 1-2 день: Welcome-встреча с HR. Обсуждение общих вопросов. Руководитель составляет план задач на испытательный срок и знакомит сотрудника в пулом задач.

2. 6-7 день: Health check (встреча сотрудника и HR). Беседа в формате one-to-one.

3. 1,5 месяца от старта: Встреча HR + сотрудник. Возможно присутствие руководителя, если есть сложности в работе сотрудника или желание отметить его успехи. Руководитель может направить HR письменный фидбэк на сотрудника.

4. 2 недели до конца испытательного срока. Проверка задач. Оценка прогресса, обсуждение оставшихся задач. Участвуют сотрудник, руководитель, HR.

5. 5 рабочих дней до конца испытательного срока. Подведение итогов. Сотрудник и руководитель оценивают задачи. Проводится калибровочная сессия. Принимается решение о продолжении сотрудничества.

Все встречи инициируются HR-специалистом, который напоминает о датах, координирует процесс, собирает документы по задачам и заполняет адаптационную карту сотрудника.

Первые результаты и выводы:

Одним из главных результатов внедрения новой системы адаптации стало появление руководителей, которые ценят такой подход и видят его необходимость. Они понимают свою роль в этом процессе.

Второй момент - это позитивный настрой сотрудников, которые видят, что о них заботятся и с ними говорят в период адаптации, а также готовы оказать помощь, если требуется.

Важно помнить, что три ключевых момента, относящихся к руководителю, а не только к HR, — это найм, адаптация, развитие и, в случае необходимости, увольнение. Если руководитель избегает этих задач или делегирует их неподходящим сотрудникам, это может привести к проблемам.

Конечно, важна вовлеченность HR и полное погружение в процесс. Система еще не автоматизирована, но уже видны положительные изменения в работе.

И, наконец, самое главное — искреннее желание помочь новому сотруднику адаптироваться в компании. Открытость и готовность HR-специалиста поддержать новичка играют огромную роль в успешной адаптации.

Посмотрим, как будет работать система дальше...