ERP: тонкости внедрения

ERP — популярная аббревиатура в сфере информационных технологий, однако далеко не все знают, что она означает и в каких случаях применение такой системы целесообразно. О нюансах, эффектах ERP и о том, как снизить стоимость внедрения, беседуем с руководителем проекта-экспертом АНО «Цифровые технологии производительности» (ЦТП) Евгением Климовым.

— Евгений, начнем с самого простого: что такое ERP?

— Система класса ERP (Enterprise Resource Planning) — это информационная система для управления всеми ресурсами предприятия, реализующая одноименную управленческую концепцию. Она позволяет автоматизировать управление трудовыми ресурсами, финансовыми потоками, операциями снабжения и сбыта, основными средствами производства, производственными процессами и отношениями с клиентами.

— Всем ли компаниям подходит ERP?

—Нужно понимать, что концепция ERP в той или иной мере реализована не только в продуктах, которые имеют в своем наименовании слово ERP. Для небольших компаний, которым особенно существенен бюджет, есть менее дорогие по стоимости лицензий и внедрения программные продукты, которые хоть и менее функциональны, но смогут решить основные задачи. Есть также отраслевые решения, которые потребуют меньше настроек и доработок. Некоторым компаниям мы рекомендуем не единую ERP-систему, а комбинацию специализированных, в которых важные для компании направления проработаны лучше и детальнее, чем в монолитных системах. Стоит потратить время для понимания, какая система вам действительно нужна.

— Как следует внедрять ERP?

— Внедрение системы класса ERP — это перестройка процессов. Всегда предварительно анализируйте, как выстроены процессы в системе, которую вы планируете внедрять, и насколько они соответствуют вашим. Этот этап называется функциональным моделированием. После этого вы будете уверены в том, что система вам подходит. Все системы ERP имеют возможности доработки и донастройки, но существенные изменения будут стоить дороже, чем разработать систему под себя с нуля. Если вам показалось, что система не подходит под ваши процессы, это повод внимательнее посмотреть на свои процессы. Не забывайте, что в разработку систем ERP вложены сотни тысяч и миллионы часов работы методологов, предметных экспертов, консультантов ведущих компаний, разработчиков, клиентов. Возможно, есть смысл перестроить не систему, а свои процессы.

— Чем внедрение ERP отличается от внедрения других систем?

— В первую очередь, тем, что в проекте задействуются все или почти все подразделения компании, причем не только как пользователи, но и как владельцы процессов и исполнители достаточно сложных функций. В связи с этим для реализации такого проекта требуется значительно больше усилий, чем для любого другого проекта как от предприятия, так и от внедряющего подрядчика или собственной команды внедрения. И чем больше компания, тем сложнее внедрять систему.

— Можно ли заранее рассчитать экономический эффект от внедрения ERP?

— Методики, которая позволяет оценить хотя бы с какой-то точностью эффект от внедрения ERP до начала проекта, не существует. Поэтому руководителям предприятий не стоит требовать от своих сотрудников или подрядчиков дать такую оценку. Ориентиры роста эффективности и экономического эффекта, которые дают некоторые производители, являются статистическими. Реальный эффект очень сильно зависит от конкретной компании, и вы его узнаете только через 2-3 года после завершения внедрения.

Но отсутствие точных цифр эффекта не означает, что внедрять ERP не надо. Правильно внедренная и правильно используемая информационная система, построенная на концепции ERP (даже если она состоит из разных программных продуктов), является синонимом организованности и порядка в компании и является основой для других проектов цифрового развития. И это дает пусть не быстрый но очень значимый в стратегическом плане эффект.

— Внедрение ERP требует немалого бюджета. Есть ли какой-то способ снизить стоимость?

— Да, действительно. Сейчас многие предприятия, которые внедряют или планируют внедрять ERP или переходить на новую ERP, иногда в шоке от цен, которые подрядчики предлагают за внедрение. Этому есть несколько причин: сложность внедрения, дефицит квалифицированных «внедренцев», высокие ставки ИТ-специалистов, риски, которые тоже закладываются в цену. Но при этом можно постараться снизить цену за счет нескольких факторов. Первый —минимизация доработок системы под процессы конкретной компании. То есть вы просто принимаете процессы, предусмотренные системой. Второй фактор — снижение рисков подрядчика. Вы детализируете и заранее прорабатываете с подрядчиком техническое задание, соглашаетесь на ограничение ответственности подрядчика. Это может снизить цену. Третий фактор — заключение соглашений о долгосрочном партнерстве. Это позволит часть цены проекта растянуть на длительный срок.

— Как правильно выбрать подрядчика для внедрения ERP?

— Самый простой путь — обратиться к экспертам платформы эффективность.рф, которые с учетом большого опыта дадут хороший совет. Но общие рекомендации по выбору подрядчиков я бы сформулировал так: первое — выбирая подрядчика, обязательно смотрите на конкретных специалистов, которые будут с вами работать. При возможности — требуйте зафиксировать в договоре конкретных специалистов и неустойку за смену персонала в процессе. Второе — если вы проводите выбор подрядчика через конкурс, то помните: чем менее детальное техническое задание вы выставите, тем больше будет разброс цен предложений и тем больше будет вероятность выбора компании, которая не до конца понимает всю сложность проекта. Третье — торгуйтесь. Обсуждайте все этапы. В процессе переговоров вы можете существенно снизить стоимость за счет исключения ненужных требований, снижения рисков за счет ограничения ответственности подрядчика.

— Важна ли мотивация руководителя при внедрении ERP?

— Мотивация очень важна. Внедрение ERP — это задача руководителя предприятия. Если он не будет вовлечен в целеполагание и не будет оказывать всестороннюю поддержку проекту, проект обречен на провал или на вырождение в автоматизацию разрозненных процессов. Руководитель должен быть убежден в необходимости внедрения и довести эту убежденность до всех сотрудников предприятия. Коллектив должен понимать, что внедрение ERP — это не блажь, которую можно проигнорировать, а твердое намерение. ERP — это система, и, если кто-то будет играть вне системы, она рассыпется. В любом случае — если начали внедрение, его нужно довести до конца, несмотря на все сложности. Потери из-за отказа от проекта будут гораздо выше.