Как эффективно работать с международными фрилансерами: краткое руководство
Все больше компаний обращается к удаленным специалистам из разных стран. Рассказываем, как правильно организовать процессы в команде международных фрилансеров: от системы управления до выплат.
Шаг 1. Определить формат работы
Проектный. Подходит для конкретных задач с четкими сроками: например, создания лендинга или проведения маркетингового исследования.
Долгосрочное партнерство. Используется при постоянной необходимости в услугах специалиста: поддержки IT-инфраструктуры или стратегии для контент-маркетинга.
Эпизодическое взаимодействие. Подойдет для ситуаций, когда требуется помощь только при возникновении определенных задач. К примеру, перевода документов или консультаций по юридическим вопросам.
Шаг 2. Юридически оформить сотрудничество
Проектная занятость в России все больше формализуется. По мнению экспертов, драйвером стало развитие самозанятости: в 2022 году такой статус имели 34,6% пользователей фриланс-платформ, а в 2024 году — уже 45,9%.
Чтобы установить правовые отношения с фрилансерами:
- Заключите официальный договор.
- Укажите все условия работы, цели проекта и четкие KPI, если они есть.
- Определите права и обязанности сторон, укажите сроки выполнения и оценки результатов.
- Пропишите порядок расторжения соглашения.
Уделите особое внимание требованиям законодательства страны фрилансера. Это поможет избежать возможных проблем с местными органами власти.
Шаг 3. Организовать выплаты
На этом этапе стоит:
- Выбрать удобную валюту расчетов
- Учесть комиссии за конвертацию
Изучить налоговые требования обеих стран
Предложить гибкую систему оплаты, если есть возможность
Специальные сервисы упрощают выплаты и другие процессы. Например, Solar Staff позволяет автоматизировать оформление документов, оптимизировать налоговые выплаты, обеспечить безопасность транзакций и работать с исполнителями любых налоговых статусов.
Если вы ищете сервис для быстрых и безопасных сделок с фрилансерами, ответьте на 9 простых вопросов и получите персональные условия.
Шаг 4. Продумать систему контроля
Среди эффективных практик: установление четких сроков выполнения задач, система регулярной обратной связи, анализ промежуточных результатов и оценка окончательного результата. Комплексный подход позволит оперативно выявлять проблемы и корректировать работу в нужном направлении.
Шаг 5. Создать эффективную систему управления персоналом
Для этого есть несколько рекомендаций:
1. Внедрить стандартизированные процессы найма
В список процедур и инструментов могут входить шаблоны для объявлений о вакансиях, автоматизированные системы для отслеживания кандидатов и стандартные формы для интервью. Благодаря этому массовый подбор фрилансеров, например, в пиковый сезон позволит привлечь к проекту большую команду.
2. Автоматизировать рутинные операции
Ручные процессы замедляют работу, повышают риск ошибок и делают масштабирование практически невозможным. Оцените, как часто вам нужно будет обращаться к фрилансерам, какие у них налоговые статусы, являются ли они резидентами РФ, и сколько штатных бухгалтеров и кадровых специалистов приходится задействовать, чтобы учесть все нюансы.
Если вы решите автоматизировать процессы рекрутинга, можно воспользоваться одним из двух видов сервисов:
- HRIS (Human Resource Information System). Это система управления персоналом и внутренними ресурсами, которая помогает оптимизировать основные линейные и количественные HR-процессы. Например, рассчитать зарплаты коллективу или вести учет рабочего времени сотрудников.
- HRMS (Human Resource Management System). Она включает в себя функции HRIS, но выходит за рамки простых данных, предоставляя набор инструментов для управления талантами, оценки продуктивности сотрудников, уровня их мотивации и других процессов.
3. Обеспечить единое информационное пространство
Единая база цифровых документов облегчает и ускоряет ее поиск, а к необходимой документации можно получить доступ из любой точки мира. Комплексные решения также включают в себя КЭДО (кадровый электронный документооборот), что позволяет полноценно взаимодействовать с распределенными командами.
4. Поддерживать корпоративную культуру
Известность работодателя также обеспечивает органический приток претендентов на вакансию, но еще важнее репутация в профессиональных кругах. «Прокачать» HR-бренд помогут мероприятия, системы мотиваций и внутреннего обучения.
Правильно организованная работа с международными фрилансерами открывает доступ к лучшим специалистам со всего мира. При этом важно учитывать все нюансы взаимодействия, чтобы обеспечить эффективность и безопасность сотрудничества. Инвестируя время в настройку надежных процессов сегодня, компании получают возможность масштабировать свои возможности завтра без значительных административных затрат.
Узнайте, как бизнесу эффективно интегрировать внештатников в свою команду по ссылке