Обзор основных инструментов планирования

Бумажные и цифровые инструменты для эффективного тайм-менеджмента + 5 полезных техник, которые помогут повысить продуктивность.

Всем привет! На связи команда таск-менеджера ЛидерТаск.

ЛидерТаск можно скачать на телефон и компьютер или установить коробочную версию на свой сервер.

Почему одни успевают все и даже больше, а другие нет? Ответ кроется не только в количестве дел, но и в том, как они организованы. На самом деле не закрывать план задач на день вполне нормально. Но совсем другой разговор, если у вас такого плана нет. Тайм-менеджмент всегда начинается с составления плана. Поэтому сегодня поговорим про основные инструменты планирования.

Первое, что приходит на ум, когда хочется начать планировать свой день — взять бумагу и ручку. Да, может показаться, что в эпоху смартфонов это непродуктивно, но на самом деле это не так. Несмотря на развитие технологий, ежедневники по-прежнему остаются очень полезными и даже эффективными инструментами для организации жизни.

Смартфоны, конечно, очень круты, но в тот же момент они источник множества отвлекающих факторов. С ними легко отвлечься на ленту соцсетей, видосики на ютубе или игры. А вот бумажный ежедневник позволяет сосредоточиться на задаче. Когда ты записываешь дела вручную, это помогает лучше структурировать свои мысли.

Ежедневники поддерживают порядок в делах. Пишешь что-то и сразу видишь, что тебе нужно сделать. Это дисциплинирует, особенно если записываешь всё вовремя и как надо. Также они стильно выглядят и могут стать классным аксессуаром. У многих ежедневников красивые обложки и качественные страницы.

Но есть и свои недостатки. Например, ежедневник не напомнит о задаче, как это делают приложения. Если не открыли, то и не вспомнили. Если выбрали ежедневник, который заточен под конкретную методику планирования, то автоматически ограничили себя рамками этой системы.

А еще бумага любит аккуратных. Постоянные правки могут сделать записи неразборчивыми, неряшливыми. Это портит внешний вид, и для кого-то также может стать серьезным минусом.

На самом деле разделение довольно условное. Можно встретить ежедневники, которые по своей сути являются планерами и наоборот. Но для общего понимания давайте зафиксируем следующее:

Есть ещё и авторские ежедневники. В этих ежедневниках помимо обычных страниц встречаются полезные советы, описание авторских методик. Такими ежедневниками являются книги Вари Веденеевой. Например, «52 weeks» предназначен для планирования недели и наблюдений за собой. «Gratitude Diary» поможет развить в себе привычку благодарности, а «Good Enough» научит принимать себя и стать увереннее.

Вовсе не обязательно покупать готовый ежедневник, чтобы организовать свой день — его можно сделать самостоятельно. Мы подготовили для вас шаблоны планеров, которые можно скачать и распечатать. Они помогут вам спланировать задачи на день, неделю, месяц или даже на год.

Формат: А4, можно распечатать горизонтально (одна страничка) или вертикально (две странички).Для каких целей подойдет: детальное планирование дня по часам.

В таком планере каждую задачу на день можно привязать к конкретному времени. В нем можно указать рабочие часы, встречи, отдых, приемы пищи, поход в спортзал и т.д. Подойдет тем, кому важно контролировать каждую минуту и ничего не упустить.

Скачать тут

Формат: А4, можно распечатать горизонтально или вертикально.

Для каких целей подойдет: планирование недели и отслеживание привычек.

Недельный планер позволяет спланировать и оценить свою загрузку на семь дней вперед. Здесь меньше места для подробного описания задач, так что лучше фиксировать ключевые задачи, которые нужно выполнить в течение недели. В нашем шаблоне также есть блок для отслеживания привычек — можно записывать их и отмечать выполнение каждый день.

Скачать тут

Формат: А4, можно распечатать горизонтально или вертикально.

Для каких целей подойдет: долгосрочное планирование на месяц.

Выбор для тех, кто планирует важные дела сразу на несколько недель вперед. В этом шаблоне удобно записывать встречи, задачи, привязанные к определенным датам.

Скачать тут

Формат: А0, можно повесить на стену.

Для каких целей подойдет: постановка и отслеживание целей на год.

Такой планер не подойдет для ежедневных или еженедельных задач. Он предназначен для отслеживания своих достижений в течение года. В нем можно отметить главные цели на год по важным сферам жизни: здоровье, семья, спорт, работа, обучение, финансы, хобби, приключения и окружение.

Скачать тут

Различные варианты планеров можно легко комбинировать между собой — никто не принуждает вас выбирать только один. Важно отталкиваться от ваших целей. Если вам важно расписывать свой день по минутам, используйте планер на день. Для верхнеуровневого планирования будет достаточно планера на месяц.

Таск-менеджер или планировщик задач — это программа, которая помогает упорядочить свои дела, не забывать о важном и всегда быть в курсе, что нужно сделать. При этом таск-менеджеры предлагают огромный набор возможностей и инструментов тайм-менеджмента. Таким приложением как раз является наш ЛидерТаск.

Основное преимущество таск-менеджера — это его способность помочь все разложить по полочкам. Например, можно записать все задачи и разделить их по категориям, например «работа», «дом», «покупки» и так далее. Также планировщик может напоминать о задачах, если нужно что-то сделать в определенный срок — например, купить подарок или забрать заказ в магазине.

Такие программы помогают отслеживать, что уже сделано, а что еще нужно сделать. Все задачи находятся в одном месте, и их может быть сколько угодно. В таком случае вы не ограничены страницей ежедневника и можете записать любые мелочи. Чтобы не потеряться в большом количестве дел, важно определять, какие задачи важнее, и расставлять приоритеты.

Потребуется время, чтобы привыкнуть, разобраться в программе и настроить ее под себя. Чтобы приложение действительно работало, нужно регулярно использовать её. Если не добавлять задачи и не отслеживать их, толку от таск-менеджера не будет.

Еще один момент, который стоит учесть — это количество функций и настроек. Многие таск-менеджеры предлагают кучу дополнительных возможностей, вроде интеграции с другими сервисами, настроек напоминаний, отчетности, различных шаблонов задач. В программе помимо стандартного списка дел могут быть календарь, канбан-доски, диаграмма Ганта, заметки. Вроде бы полезные вещи, но если ты не планируешь использовать их, это может только раздражать. Приложение начинает казаться сложным, и все эти лишние настройки могут отвлекать от главной цели — упорядочить свои задачи.

Таск-менеджер не является единственным видом программ для планирования своего времени и дел. С этой задачей также хорошо справляются электронные календари, такие как Google Calendar или Яндекс Календарь.

Электронный календарь предназначен для планирования встреч и событий, которые имеют жесткие фиксированные временные рамки, например конференции или сдача проекта. При этом календарь позволяет мгновенно переключаться между различными уровнями планирования. Вы можете просмотреть свои задачи на день, затем переключиться на недельный план или сразу открыть весь месяц, чтобы понять, какие дни еще свободны.

Важно отметить, что электронный календарь и таск-менеджер решают разные задачи. Календарь лучше использовать для управления событиями с конкретными временными рамками. Таск-менеджер же ориентирован на любые задачи: он помогает расставлять приоритеты, отслеживать выполнение дел и управлять проектами с гибкими сроками. Если нужно организовать задачи по приоритетам или следить за их выполнением, лучше использовать таск-менеджер.

Ежедневники и таск-менеджеры помогают навести порядок в делах, но сами по себе они не сделают вас продуктивнее. Выписывание задач является лишь первым шагом эффективного планирования. Далее нужно определиться, на что стоит направить свое внимание и как распределить время между задачами. Для этого как раз существуют техники тайм-менеджмента — они помогают планировать задачи так, чтобы всё успевать. Давайте разберем некоторые из них.

Этот метод помогает спланировать свой день.

Как работает: Каждый день вы выбираете 9 задач.

Такой подход делает план на день сбалансированным, не перегружает лишними задачами и при этом позволяет выполнить все важные дела.

Для кого: Метод подойдет тем, кто предпочитает работать с задачами без жестких дедлайнов. Он помогает сбалансировать день и не забыть про мелкие дела.

Для каких задач: Подходит как для рабочих задач, так и для домашних дел.

Этот метод помогает сосредоточиться на одном деле за раз. Вы делите день на интервалы и в каждый из них делаете только одну задачу.

Как работает: Вы выделяете конкретное время для каждой задачи. Например, с 9:00 до 11:00 работаете над проектом, с 11:00 до 12:00 — на встрече, с 12:00 до 13:00 — на обеде и т. д. В это время вы занимаетесь только тем, что запланировали.

Для кого: Этот метод лучше всего подходит тем, кто может следовать строгому расписанию. Также он сработает, если вы знаете, сколько времени вам нужно для каждой задачи.

Для каких задач: Подходит для проектных задач, встреч и дел, которые требуют повышенного внимания и сосредоточенности.

Этот метод помогает решить, какие задачи нужно делать в первую очередь. Задачи предлагается оценить по критериям важно/срочно и разделить на четыре категории:

Как работает: Каждое утро или в начале недели вы оцениваете задачи, разделяя их по категориям. Вначале выполняйте самые срочные и важные задачи. Потом переходите к несрочным, но важным и так далее.

Для кого: Если у вас много дел и вы не знаете, с чего начать. Метод помогает расставить приоритеты.

Для каких задач: Подходит для любых задач.

Этот метод помогает превратить сложные задачи в понятные и простые, разбивая их на маленькие части. Каждая выполненная маленькая задача как дырочка в сыре, и чем их больше, тем ближе вы к завершению дела.

Как работает: Когда вам нужно сделать большую задачу, вы делите её на маленькие шаги и выполняете их по очереди. Например, если нужно подготовить отчет, можно начать со сбора данных, затем сделать анализ, а потом подготовить основные разделы.

Для кого: Метод поможет тем, кто откладывает сложные задачи, потому что они кажутся слишком большими. Разбив их на маленькие части, будет легче начать и закончить.

Для каких задач: Для задач, которые кажутся слишком сложными и объемными.

Можно сказать, что это более усложненная матрица Эйзенхауэра. Метод АБВГД также предлагает расставить приоритеты задачам, но по другим критериям: по степени важности и по последствиям выполнения или невыполнения задач.

Как работает: Сначала вы пишете список всех задач, а потом решаете, что нужно сделать прямо сейчас, что можно отложить, а что лучше поручить другим. Сначала выполняете самые важные задачи, а менее важные — делегируете или откладываете.

Для кого: если много задач и не знаете, на что стоит потратить время в первую очередь.

Для каких задач: для рабочих и личных дел.

Попробуйте ЛидерТаск — приложение поможет разбить цели на понятные шаги, выделить приоритетные задачи и составить удобное расписание. Можно добавлять напоминания и ставить регулярные задачи на повтор — напоминания будут приходить автоматически.