Воинский учет — кто в компании должен его вести и что грозит тем, кто его игнорирует

Воинский учет — это та тема, про которую 90% работодателей либо не слышали, либо предпочитают «не замечать». А зря. Проверки по воинскому учету идут регулярно, штрафы реальные, и с 2024 года этот вопрос попал в фокус внимания прокуратуры

Сегодня расскажу по сути: кто в компании должен вести воинский учет, что в него входит и к чему приводит его отсутствие.

Начнём с главного: воинский учет обязаны вести все работодатели, у которых есть хотя бы один сотрудник — мужчина, подлежащий воинскому учету. То есть, по сути, практически все. Исключение — физлица, не являющиеся ИП, нанявшие кого-то для личных нужд. Для всех остальных воинский учет — это не рекомендация, а обязанность.

Что это значит на практике? Работодатель должен:
– при приеме на работу требовать у сотрудников военный билет или удостоверение призывника и вносить сведения в личную карточку работника (форма Т-2);
– вести отдельный журнал учета воинского учета;
– подавать ежегодные отчеты в военкомат по установленной форме;
– при изменении сведений у сотрудника (например, смена категории годности или снятие с учета) — вовремя передавать информацию в военкомат.

По закону работодатель сам назначает ответственное лицо за ведение воинского учета. Это делается внутренним приказом. На практике в малом бизнесе этим чаще всего занимается кадровик или бухгалтер (если кадровика нет). В крупных организациях создается отдельная должность или отдел.

Но в любом случае должен быть оформлен приказ, где указано: кто ведет воинский учет, какие обязанности у него есть и как организована работа с данными сотрудников.

При этом важно: просто назначить ответственного недостаточно. Человек, которому передана эта функция, должен иметь доступ к личным данным, быть ознакомлен с инструкцией по ведению учета и, по-хорошему, пройти обучение. Он обязан знать, как правильно заполнять документы, куда и в какие сроки направлять уведомления, и как вести переписку с военкоматом.

Теперь о штрафах

Если в компании нет назначенного ответственного или воинский учет ведется с нарушениями, ответственность наступает по статье 21.4 КоАП РФ. За это предусмотрен штраф от 500 до 5 000 рублей на должностное лицо. И согласно статье 21.4 КоАП РФ, непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учета, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 000 до 50 000 рублей.

Но на этом всё не заканчивается: при повторных нарушениях возможны внеплановые проверки прокуратуры, а при грубых ошибках — предписания и дополнительные штрафы. Бывали случаи, когда за формальное нарушение воинского учета к проверке подключался и Роструд, и военный комиссариат.

Казалось бы, зачем всё это малому бизнесу? А всё просто — данные, которые собирают работодатели, нужны государству для планирования мобилизационного резерва. И даже если вы уверены, что вас это не касается — вы обязаны передавать сведения.

На практике мы в «ПрощеБизнес» часто видим, что компания даже не подозревает о своей обязанности вести этот учет. Или назначает кого-то «для галочки», не давая никаких инструкций. А потом — проверка, и начинается паника: где журнал, где уведомления, почему нигде ничего не записано?

Чтобы этого не случилось, я рекомендую: проверьте прямо сейчас, есть ли в вашей организации приказ о назначении ответственного за воинский учет. Есть ли журнал. Указаны ли сведения в личных карточках. Если этого нет — лучше исправить до проверки.

Если вы хотите получать ещё больше таких практических разборов, подписывайтесь на наш Telegram-канал «ПрощеБизнес». Там мы делимся конкретными кейсами, чек-листами и простыми объяснениями сложных требований закона.