Вы заслуживаете личного ассистента уже сейчас

Подумайте о задачах, которые вы делали за последнее время, и вас прям уже тошнит от этого. Вы уже делали это так много раз. Это настолько тупая работа, которую мог бы делать вообще любой прохожий. Например, я ненавижу заниматься уборкой, оформлять сторис в Нельзяграме и делать расшифровки встреч с клиентами - именно такие задачи я делегировала в первую очередь и моя жизнь уже стала заметно легче.

Место в коворкинге стоит 20 000 руб. в месяц - только представьте, что за эти же деньги кто-то может за вас работать. Начинающим предпринимателям вообще не обойтись без ассистента, потому что усталость от рутины просто не даст вам заняться стратегически важными вопросами.

Я Лилия Кулявцева, бизнес-консультант. 8 лет я работала директором в онлайн-школе Алекса Рубанова English Tochka - мы выросли из 5 человек в команде до 500 сотрудников. Сейчас я помогаю онлайн-бизнесам (интернет-магазины, IT, SaaS, онлайн-школы) подбирать лучших сотрудников себе в команду и масштабироваться.

Ассистенты чаще всего бывают 2 видов: личный ассистент и бизнес-ассистент. На первом этапе эти роли можно смело совмещать. Вы скажете: "Что я сам(а) не могу заказать себе еду, мне стыдно такое передавать". Да, любые личные регулярные задачи можно передавать, потому что это первый шаг к тому, чтобы стать миллионером. Иначе вы будете постоянно тратить энергию на выбор и механические действия.

Конечно, когда вы берете только одну задачу и считаете потраченное время, кажется, что проще и самому сделать. Но сложив все мелкие задачи вместе, вы можете получить несколько часов в день. Это не так очевидно, потому что вы даже не записываете их в календарь.

Есть популярные задачи, как выбор авиабилетов или отелей, где мне предприниматели всегда говорят: "Мне нужно сначала самому посмотреть". В недавней декларации Михаил Гребенюк заказал гостю айфон прямо на сцене. Хотя тот сначала тоже сильно сопротивлялся - "ой надо посмотреть, повыбирать, пощупать". Но по факту выбирать там стоит только цвет и размер. Память максимальная, модель Pro, стоило ради этого тратить час-два и ехать в магазин?

У вас тоже есть очень понятные критерии того, что вы любите и что вам нужно. Если один раз сесть, сосредоточиться и записать, что важно, например, для вашего перелета, для вашего отеля, то получится понятный стандарт. И тогда ваш ассистент сможет выбрать за вас, а вы перестанете терять дорогое время.

Насколько ценно ваше время? Возьмите вашу среднюю прибыль за месяц, поделите на 22 дня и на 8 часов. Это и получится стоимость вашего часа. У некоторых 1 час будет равен месячной зарплате начинающего ассистента.

Пример: выручка бизнеса - 1 млн руб., чистая прибыль - 300 000.

300 000 / 22 / 8 = 1700 руб. в час (как 1-2 рабочих дня у ассистента)

Ассистент экономит не только время, но и деньги, потому что может дольше изучать вопрос или задачу, которую вы передали. Они могут искать выгодные даты, промо-акции, установить специально приложение для скидки. Уже это само по себе может окупить зарплату ассистента.

Еще есть несложные задачи, которые вы не знаете, как делать. И вместо того, чтобы погружаться в этот вопрос, читать инструкцию, смотреть туториалы, просто отправляйте ссылку ассистенту и говорите разобраться. Вы снова открываете дополнительные возможности в своем дне.

Если вам непонятно, какие задачи и как передавать, или ваш ассистент сейчас недонагружен, я подготовила для вас бесплатный гайд "50 задач ассистенту" с инструкцией по делегированию.

Например, какие задачи я делегировала ассистенту:

Первые два месяца может быть накладно, потому что вам все еще нужно выполнять свои задачи, а при этом обучать и контролировать ассистента. Но потом выработается автономность и вы поймете, насколько это была выгодная инвестиция.

Что если ассистент уволится и тогда эти два месяца прошли впустую? У меня кстати так и случилось. Но нет, все, что вы передаете ассистенту, останется с вами. Каждое голосовое или обучающий созвон я прошу превращать в текстовую инструкцию - стандарт. Ещё это называют регламентом или базой знаний.

В стандарте ассистента мы собрали: доступы к сервисам, требования к оформлению сторис и рилс, чек-листы по монтажу видео, расшифровке custdev и публикации подкастов, полезные ссылки на обучения или видео и т. д. Когда придет новый человек, вы просто передаете ему такой стандарт - и вот он уже знает 80% того, что знал предыдущий ассистент.

Оформлять стандарт нужно не вам, а самому ассистенту. Для этого у меня есть удобный шаблон стандарта.

Самый экономичный способ - это самостоятельно поискать кандидатов в телеграм чатах, где ассистенты оставляют свое мини-резюме.

Можно это делать через HR менеджера, если у вас уже есть команда. И тогда HR может делать всю грязную работу: проводить первичное короткое собеседование, скидывать тестовое задание, присылать вам всю информацию как в тексте, так и с записью встречи. А вам уже остается только финально встретиться с кандидатом и принять решение.

Я всегда рекомендую писать кандидатам самостоятельно, а не только ждать откликов. Даже когда вы ищете ассистента в Telegram-чатах. Вы же сами понимаете, что сообщение улетает очень быстро, и большинство кандидатов просто его никогда не увидят. Поэтому выбирайте нужный хэштег и по нему в чате листайте, пока не найдёте тех, кто вам нравится.

Давайте в цифрах. Когда я искала ассистента:

Если вы планируете нанять ассистента на полную занятость с перспективой роста, то рекомендую размещать вакансию на hh и искать кандидатов там.

Один из ключевых критериев это то, что с ассистентом должно хотеться работать. Вы должны чувствовать, что этот человек вас понимает и что он справится с любой задачей, даже если не будет знать, как конкретно ее выполнять.

Тестовое задание должно быть коротким, но реальным из ваших задач. Я отправляла давала отзыв моей клиентки из нескольких кусочков видео, и нужно было его смонтировать с субтитрами. Задача простая, но из 5-10 заданий сразу выделяются те, где кандидат реально постарался. Например, сделал так, чтобы текст хорошо читался / позаботился о полях для Reels / аккуратно вырезал паузы в речи / не допускал орфографических ошибок.

Мне есть много что рассказать из моего опыта, но статьи на это не хватит, поэтому приглашаю вас задавать вопросы по вашей конкретной ситуации. Я могу подробнее рассказать о том, как формировать зарплату для ассистента, стоит ли брать ассистента из своего города или взять из регионов подешевле или что делать, если ассистент со временем начинает косячить.

Можете написать мне в телеге @liliyakulyavtseva или в комментариях под статьёй - я с удовольствием отвечу. Спасибо!

В моём канале "Ленивый бизнес" я пишу о своём опыте в управлении и маркетинге, чтобы вы могли использовать самые простые и эффективные решения и не тратить на это 8 лет: