Маленькие потери превращались в большие проблемы: как невыполненные задачи могут сказаться на строительном бизнесе
Одна невыполненная или забытая задача может очень дорого обходиться бизнесу — с этим столкнулся герой этой статьи Алексей, владелец строительной компании. Из-за небольшой ошибки приходилось тратить много времени и лишних ресурсов. Возможно поэтому многие стройки затягиваются на годы.
Решить эту проблему помогла систематизация бизнеса, а непредвиденный случай с одним из сотрудников только ускорил этот процесс.
Из-за чего возникают долгострои: особенности строительного бизнеса
Компания Алексея занимается строительством частных домов в городе Пенза. В штате около 40 сотрудников. В компании были проблемы с коммуникацией между сотрудниками, из-за которых многие задачи, особенно повторяющиеся терялись и забывались.
Одна небольшая забытая задача могла стоить компании многих ресурсов, а решать проблему приходилось несколько дней. В этом состоит специфика строительного бизнеса — труд многих специалистов завязан друг на друге, а также на поставках материалов.
Алексей давно хотел решить эту проблему и пытался сделать свою компанию системной: чтобы в ней были понятные процессы, четкая структура и тд. Он познакомился с Алексеем Молчановым, и от него узнал о Кванте, который в тот момент еще не вышел на рынок.
Квант — это система, которая гибко настраивается под любой тип бизнеса, например продажи товаров на маркетплейсах, салон красоты или сети кофеен.
Чем полезен Квант:
🔹Встроенный таск-трекер для ваших задач
🔹Аналитика компании: дашборды, показатели и другая информация о текущем состоянии бизнеса в одном месте
🔹Бизнес-процессы: подробное описание того, как функционирует ваш бизнес, база знаний о компании
🔹Отчеты и документация: храните все ваши документы в одном месте и делитесь с сотрудниками
🔹Место для обучения сотрудников
Главная особенность Кванта — это система напоминаний. Помимо простого трекинга задач, у вас будет коммуникатор — специальный человек, который будет следить за выполнением задач, дедлайнами, и напоминать сотрудникам, если что-то важное забылось.
Концепция сразу понравилась предпринимателю, и он стал внедрять Квант у себя сразу после релиза.
Когда объясняешь на простых примерах, у сотрудников быстро приходит понимание того, что надо делать
Когда у компании много проектов одновременно, контролировать все в ручном режиме невозможно — задачи постоянно будут не выполняться. В зависимости от масштаба задачи, все это влияет на рабочие процессы.
«Из простого — мы неоднократно делали замечание уборщице, что она не поливает цветы. Расписали в коммуникации перечень работ: полить цветы, протереть подоконник и т.п. Теперь перед выходом из офиса она должна отметить по чек-листу, что всё выполнено.»
В большинстве случаев невыполненные задачи приводят к лишним тратам. Таких случаев на стройке всегда очень много.
«Работает у нас промышленный альпинист. Он должен быть уверен, что у него всегда есть в запасе монтажная пена для швов. Каждый день ему приходит повторяющаяся задача: проверить запас пены. Если осталось меньше, чем на 2 рабочих дня, заказать. И сразу подробное описание, как заказать или какому сотруднику направить запрос.»
Рано или поздно компания приходит к системности
Мы в Кванте уверены, что рано или поздно любой бизнес придет к необходимости стать системным. Иногда даже обстоятельства подталкивают к этому — случай Алексея это подтверждает.
Произошла ситуация, которая вынужденно ускорила процесс систематизации. Начальница отдела 2 недели обучала сотрудницу кадровому делопроизводству. Потом этой сотруднице пришлось по каким-то веским причинам уволиться, и время, потраченное на ее обучение, было потеряно.
После этого в компании создали регламенты, где прописали все инструкции для каждого сотрудника. В зависимости от масштабов бизнеса на это может уйти довольно много времени, но результат быстро окупит эти затраты. Новые сотрудники будут быстрее вливаться в рабочий процесс и обучаться самостоятельно.
«Теперь, когда человек встаёт на функцию, у него появляется повторяющаяся задача — изучить регламенты. Это заработало, ценность стала очевидна.»
Для настоящей системности всегда нужна настройка процессов
После того, как в компании появились регламенты, бизнес стал более эффективным. Еще один плюс — он стал более устойчивым к внешним обстоятельствам.
«Последние годы были сложными в связи с мировой экономической обстановкой. Получается, что освободившееся время я потратил на улаживание возникших проблем. Квант помог "держать руку на пульсе", чтобы не усугубить ситуацию.»
Но для настоящей системности бизнесу необходимо постоянно подстраивать свою систему управления под изменен��е ситуации снаружи и внутри. По началу было очень много инструкций, часть из которых со временем оказалась не нужными. Вместе с остальными менеджерами компании они оставили только те, что действительно работали.
«Сейчас мы упразднили ненужные регламенты, многое решается за счет повторяющихся задач — всё предельно чётко и понятно. Появляется подконтрольная система.»
Если вы хотите сделать свою компанию системной, вы можете начать прямо сейчас, используя наши бесплатные материалы. По этой ссылке вы найдете 25 файлов со всем необходимым: примеры регламентов, шаблоны документов и тд. Это бесплатно — переходите и внедряйте!
В наших соцсетях вы найдете примеры компаний из других отраслей, которые также решили стать системными. Мы рассказываем о том, как они к этому пришли, и о результатах, которых они добились. (спойлер: они положительные). Чтобы узнать больше о системности и продуктивности бизнеса, а также найти пример похожего на ваш бизнес, подпишитесь на наш Telegram-канал:
Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых реально получилось упростить свой бизнес и избавиться от рутины. Если тоже так хотите — подпишитесь и сфокусируйтесь на управлении.