Менеджерская рефлексия и система: размышления лида, который управляет международной командой

Бекграунд: Я являюсь операционным лидом, который управляет командой из 6 человек из разных стран: Франция, Италия, Турция, Румыния, Норвегия, Грузия. Для всех английский не родной язык, и у всех разные бэкграунды. На ежедневной основе мы готовим и запускаем одновременно несколько кампаний в разных каналах (сайт, мейлы, соцсети, коммуникация в приложении и пр.) на 12 рынков от Британии до Австралии, а также ведем стратегические проекты. Весь мой путь построения рабочих процессов в команде за три года включал постоянные изменения: подходы к ведению митингов, работе с отчетами, планированию, их частота и продолжительность. Сейчас я наслаждаюсь системой, которая, кажется, работает хорошо, раз мы тем же количеством людей можем выполнять в два, а то и три раза больше работы. У меня появилось время, чтобы вести этот канал, например. Хочу выделить несколько важных элементов этой устойчивой системы, которые, как мне кажется, могут помочь менеджерам, управляющим различными маркетинговыми и не только процессами.
1) Наличие долгосрочных и краткосрочных вариантов планирования. На верхнем уровне: понимание планов и проектов на год, следующий этап на ближайшие три месяца, далее на конкретный месяц. Все задокументировано в роадмепе с понятными этапами по каждому ожидаемому проекту: идеация, подготовка, реализация, отчетность. Крупные проекты планируются на несколько месяцев, более мелкие задачи разбиваются на конкретные спринты. При этом на ежемесячной основе мы вместе с командой заходим в документ и вносим изменения, если они есть.
2) Понятные всем и прописанные циклы ведения проектов/запуска кампаний. На начальном этапе я как лид синхронизируюсь с топ-менеджерами и другими лидами, создаю страницу описания проекта/кампании в Confluence с понятными целями. Моя ответственность — собрать как можно больше информации для команды. После мы уходим в брейншторминг: обсуждаем и продумываем механику, визуал, контент, новые идеи на тест или повторение старых работающих. Далее контентные менеджеры, дизайнер, копирайтер и прочие специалисты создают себе тикеты с дедлайнами, учитывая сроки проекта/кампании. То есть все понимают, какие у проекта этапы и что от кого ожидается на каждом этапе.
3) Регулярные встречи. Сейчас мы перешли на спринты длительностью в один месяц. Не слишком agile, но для задач нашей команды это оптимально. За неделю до начала спринта я оглашаю приоритеты на следующий спринт. После я синхронизируюсь с каждым членом команды по его главным задачам на месяц, учитывая личные моменты вроде отпусков/отсутствия по другим причинам. Из общих ритуалов: ежемесячный спринт-планинг, ревью и ретро вместе с большой командой маркетинга; еженедельно: синк в понедельник в 12:00 по конкретным задачам недели. В пятницу мы его совместно завершаем, также синхронизируемся по тому, что было сделано. Каждые 2 недели у меня есть one-on-one с каждым сотрудником, где можно углубиться в то, что чувствует каждый сотрудник в данный момент, как я могу ему помочь. Параллельно, конечно, есть встречи по конкретным проектам, главное, чтобы была ясна цель и все присутствующие ее понимали. Мы ввели правило, что обязательно пишем адженду митинга, если ее нет — можно не приходить.
4) Понятная документация. Для хранения информации и совместной работы используем Confluence. Для создания конкретных тикетов — Jira. Но это было и на уровне компании. У нас заняло больше полугода сделать так, чтобы именно для нашей команды это работало хорошо. Сейчас в Jira можно в любой момент кликнуть на значок любого сотрудника и понять, чем конкретно он занимается сегодня, на этой неделе и какие у него планы на этот спринт.