Как проводить совещания, чтобы не имитировать бурную деятельность

Минздрав предупреждает: бесполезные планёрки вредят нашему здоровью. Рассказываем, как провести их с пользой и не погрузить команду в сон

На связи команда сервиса WEEEK. Мы ненавидим долгие созвоны и стараемся не проводить бесполезных встреч — собрались, обсудили, договорились, погнали дальше работать.

💙 А в тексте собрали собственные и универсальные советы о том, как проводить встречи ёмко и эффективно.

🤌🏻 Оглавление для быстрой навигации:

Когда совещания не нужны

Когда планёрка точно нужна

Как подготовиться к созвону, чтобы всё прошло нормально

Как провести нормальное собрание

Два главных действия совещания

Как понять, что планёрки скатились в 💩

Ещё почитать по теме

Бесполезная планёрка с утра начинается с фразы: «Коллеги, дизайнер пока в отпуске, так что мы не можем решить вопрос. Давайте обсудим, как будем его решать, когда дизайнер выйдет». А коллеги тем временем учатся зевать с закрытым ртом.

Такое происходит, когда цель совещания — имитация бурной деятельности. А если организовать планёрку правильно, то получится решить рабочие проблемы и поднять командный дух.

Ну и лучшая планёрка — та, которой вообще не было, ибо не нужна. Вот, когда такое бывает.

Потому что, помни:

Когда вопрос можно решить в чате за 15 минут

Когда есть готовое решение или конкретная задача — надо только оповестить

Когда есть регламент — и алгоритм выполнения всем понятен

Когда повестка обсуждения не ясна и надо для начала решить, о чём говорить

Когда нужно кого-то покритиковать. Такие вещи делаем тет-а-тет

Помимо последнего, для всех этих случаев хватит обсуждения в чате или в почте.

Нужно прийти к общему решению: провести мозговой штурм, обменяться мнениями, накидать идей

На повестке дня острая, неочевидная проблема — или с ней столкнулись впервые

Задача новая, нет понятного регламента действий

Когда нужно решение ключевых лиц, чтобы все были в курсе или высказали свои мысли и опасения

Тогда делаем планёрку.

Это ответ на вопрос, зачем вообще мы собираемся.

Цель планёрки — совместно решить проблему или принять решение. Она должна быть точной, конкретной и достижимой в рамках одной встречи.

✔ Выбрать таск-менеджер для работы из шести вариантов

❌ Обсудить, почему Катя потеряла задачу, Саша не знал, что делает Игорь, узнать, кто в каких программах работает и какие интерфейсы нравятся, а ещё кто и как предпочитает медитировать

В план совещания входят: введение, оглашение цели и темы, обсуждение и подведение итогов. Здесь важно правильно составить повестку.

Повестка — цель и ожидания от встречи, озвученные и показанные всем её будущим участникам.

Если цель — выбрать один таск-трекер из шести, то будем обсуждать эти шесть вариантов. Составим список программ и ключевых критериев — и заранее ознакомим с ними команду, чтобы люди могли подготовиться.

Когда структура готова, важно указать время на обсуждение каждого блока. Это поможет всем спланировать день и сконцентрироваться на встрече.

✔ Коллеги, скидываю план встречи. Пожалуйста, ознакомьтесь

❌ Нет — плану, да — импровизации по ходу пьесы

👉🏻 Составили для тебя шаблон плана совещания

Принцип «больше значит лучше» тут не работает. Это всё-таки не массовка для Битвы экстрасенсов, и шаман из Якутии на встрече не нужен.

Не стоит звать тех, кто будет «просто слушать», а не участвовать в обсуждении. Достаточно сбросить им конспект встречи или суть принятого решения.

Нужно обсудить падение плана продаж — зови менеджеров. Выбрать вывеску для студии — это к дизайнерам.

✔ Я позвал на встречу только Сашу и Таню, сейчас решим вопрос с ними — а они донесут решение до своих команд

❌ Ребят, я пойду, а? Я курьер и просто пиццу привёз…

Предложи коллегам самим выбрать время, прикрепив опрос. Даже если разброс несущественный, для кого-то это может быть критичным.

✔ Коллеги, выбирайте время: 10:00, 10:15, 10:30 — опрос внизу

❌ Коллеги, совещание в 08:15, прошу без опозданий

Что касается места — проводить планёрки можно по видео, вживую или в чате. Кратко расскажем фишки каждого вида.

Видеосозвоны нужны удалённым командам. В идеале у всех включены камеры и выключены микрофоны, стабильный интернет и нет шумов на фоне.

Успех офлайн-совещаний зависит от ведущего — монотонный гундёж усыпит даже самого стойкого жаворонка. Выступление лучше подкрепить презентацией — советы по её составлению читай в другой нашей статье.

Обсуждение в чате подходит для быстрого анализа двух-трёх вопросов. В начале рабочего дня предупреди команду: «Сегодня с 12:00 до 12:15 обсуждаем в этом чате новогодний корпоратив». Тегни нужных коллег и попроси не спамить стикерами с котами во время обсуждения. В чате тоже нужна структура — двигайтесь по повестке и пишите ёмко и кратко, не сбивая друг друга.

Задача протоколиста — собрать в кучу основные моменты собрания: участников, цель, повестку и принятые решения с датами и ответственными.

В оформлении такого конспекта правила простые: краткость и деловой стиль без сокращений. Важные моменты лучше выделять жирным и подчёркивать.

✔ До 23 декабря согласовать выбор сервиса с СБ

❌ К 23 — сервис СБ

👉 Подробнее о том, как вести запись совещания

✔ В начале совещания проведи небольшую разминку для мозга — поможет настроиться на генерацию идей и создать непринуждённую обстановку.

Вот пара примеров разминки:

✔ Не сбивайся с пути. Если обсуждение уходит не в то русло, мягко останови участников и вернись к плану. В этом поможет заранее составленная структура

Вот как может выглядеть структура встречи:

✔ Дай всем высказаться и поощряй участие. Перехвати инициативу и задавай вопросы участникам, если чувствуешь, что у них не было возможности высказаться

✔ Попроси участников отложить телефоны

✔ Вместе ищите решение проблемы и определяйте следующие шаги — для этого подхватывай идеи участников, раскрывайте и докручивайте их

✔ Следи за временем. Перебивать не нужно, но когда человек договорит мысль, вежливо напомни о соблюдении тайминга

✔ Не проводи совещания слишком часто. Даже если они соответствуют всем правилам, их может быть слишком много. Ежедневные планёрки сбивают рабочий ритм и накапливают усталость

👉 Подробно о том, как провести планёрку по всем правилам

После созвона надо:

1 Разослать всем участникам конспект обсуждения вместе с решением, до которого договорились — пока все всё не перезабыли. Конспекты ещё помогают решать недопонимания.

2 Раздать дальнейшие задачи ответственным исполнителям и поставить там сроки и требования, которые обсудили на встрече

Пример того, как может выглядеть результат встречи:

🔻Они проходят регулярно не потому что надо что-то решать, а потому что так когда-то запланировали

🔻 На встречах все отчитываются о том, что сделано. Планы не строятся, решения не принимаются

🔻 Команда сидит с неживыми глазами и отмалчивается

🔻 Разговор строится между парой человек. Или вообще вещает кто-то один. Остальные сидят для галочки

🔻 Команда сама сказала, что им тут находиться бесполезно

Но тут есть такие моменты.

Возможно, действительно планёрки плохо построены (не так, как описано в этой инструкции). Нет цели, нет повестки, нет плана.

С другой стороны — и это вероятнее всего — на них ходят люди, которые не нужны. Их выдернули из рабочего потока, потребовали куда-то ходить и сидеть-слушать. И ничего у них не спрашивают, в обсуждение не вовлекают, задач им не ставят.

Третий момент — разлад в команде. Люди не доверяют ведущему встречи либо научены горьким опытом, когда уже высказывали своё мнение и встречали только критику. Либо же ведущий созвона не стал лидером для команды, не обозначил своей значимости и смысла... В общем, проблем может быть уйма.

Так или иначе, планёрки тут не нужны. Нужно менять и перестраивать что-то в команде ✌🏻

👉🏻 Подробнее о том, как вести запись совещания

👉🏻 Как не завалить презентацию

👉🏻 Подробно о том, как провести планёрку по всем правилам

Автор: Таня Уржумцева