Как навести порядок в делах с помощью OmniFokus

🔺Сегодня я хочу поделиться с вами опытом планирования и организации задач. Зачастую наши клиенты сталкиваются с данной проблемой и просят помочь разобраться в этом хаосе. То же было и со мной. Поэтому я и делюсь собственной практикой по методике GTD. Готовы? Поехали!⠀

Перепробовав массу инструментов, по рекомендации Максима Т. я остановился на OmniFocus для iOS и macOS. Это – уникальная платформа для персонального тайм-менеджмента. Такой себе универсальный «задачник» с понятным интерфейсом, удобным в использовании и с компьютера, и со смартфона.

Я уже начинал пользоваться OmniFocus, но бросил, поскольку не изучил функционал и возможности платформы. Она имеет платные и бесплатные аналоги. Например, To do, Wunderlist, YouGile и прочие.

Бояться платных версий не нужно. Напротив, они дадут мотивацию, когда станет лень записывать. Однако собственно инструмент – не главное, он может быть любым. Важно понять, для чего предназначен и что умеет. Также необходимо выработать в себе привычку постоянно к нему обращаться и своевременно вести. В этом, пожалуй, и состоит главная сложность для новичка.

Сначала я разобрался с функционалом и стал настраивать его под себя. Вносил данные, чтобы ничего не упустить и привыкнуть действовать вовремя. Я фиксировал все – от звонков, которые надо сделать, до глобальных идей. Вплоть до времени визита к парикмахеру!

У меня тоже случаются дни совершенного цейтнота с целым списком «горящих» задач. Это связано, в основном, с внешними обстоятельствами и форс-мажорами, а иногда – с неграмотным распределением сил.

Постепенно список «горящих» дел сокращался, а планы – систематизировались. В итоге я вошел в нормальный рабочий ритм, не рискуя упустить нечто важное.

Здесь я храню все идеи и интересные заметки. Например, при просмотре видео или во время общения с людьми часто посещают свежие мысли и новые идеи. Их-то я и вношу во «Входящие», порой даже не зная, пригодятся они или нет. Просто записываю «на перспективу». Если не сделать этого сразу, большинство идей забудутся через пару дней.

Когда записи есть, достаточно открыть «Входящие» и по-новому взглянуть на задачи. Безусловно, некоторые покажутся ненужными и не стоящими внимания. Их я стираю. Прочие закрепляю за проектами, тегами, выставляю сроки, делегирую или же сразу отдаю на исполнение.

В результате «Входящие» содержат пул заданий и идей, нуждающийся в регулярном разборе. Делается это когда угодно, главное – не забывать. Я, например, произвожу анализ и фильтрацию информации каждую неделю.

У меня в качестве проектов указаны направления деятельности:

sait52: продажи;

sait52: производство;

sait52: маркетинг;

sait52: генерация лидов;

sait52: контроль качества;

sait52: финансы и т.д.

Между направлениями я распределяю все актуальные задания. Проекты можно удалять и добавлять, настраивая меню под себя. Например, «sait52: продажи» содержит перечень идей/задач, направленных на увеличение продаж компании.

Также у меня имеется проект «Цели». Я держу его на виду и с удовольствием вычеркиваю пункты по достижении результата.

В качестве тегов у меня выступают «Люди» и «Места». Например, существует круг задач, связанных с местом, где они должны быть выполнены. Это могут быть «Дом», «Офис» и т.д.

Задача «Офис – выходной» подразумевает список дел, выполняемых именно в офисе на выходных. Также существуют задачи, которые требуется перепоручить сотрудникам. Есть и те, что относятся к конкретному человеку. Например, встречаясь с ним, я открываю нужный тег и смотрю перечень заданий, связанных с ним.

Задачи могут иметь множественную привязку – и к проекту, и к тегу одновременно. В этом – одна из «фишек» OmniFocus как универсальной многофункциональной платформы.

Я начинаю работу с планирования, которое делаю предварительно – в конце дня или рано утром. Сортирую весь объем задач на мелкие и крупные. Для мелких я создал отдельную вкладку «Micro» и выставляю для каждой время исполнения. Благодаря этому происходит дополнительная фильтрация по степени важности. В день стараюсь реализовывать по одной крупной задаче, маркируя ее флажком как приоритетную.

Утром я открываю вкладку «Micro» с задачами, на выполнение которых достаточно нескольких минут. Это может быть что угодно – куда-то позвонить, что-то обсудить, поручить и т.п. Все процедуры занимают не более часа. Иногда встречаются задачи с жесткой привязкой ко времени. Для них я ставлю напоминание, чтоб не пропустить и не забыть.

После проработки мелких задач приступаю к отмеченной крупной. Если успеваю ее закрыть, считаю, что я молодец, и программа максимум на сегодня выполнена. Остальные задания завершаю в любой последовательности.

🔺 Такой подход позволяет мне двигаться вперед и развиваться. С OmniFocus я планирую день без риска вогнать себя в стресс в режиме жуткой многозадачности.