Я ничего не успеваю. Что делать?
Две глобальных проблемы, с которыми я столкнулась в разное время:
1. Я не знаю, чего хочу
2. Я знаю чего хочу, но ничего не успеваю
Сегодня хочу поговорить о второй, на следующей неделе — о первой. Я не знаю, что делать вам, но расскажу, что помогло мне.
Признать свою ограниченность
Я работаю продакт-менеджером в продуктовой ИТ-компании. Я влюблена в свою работу и потому количество моих идей превышает количество часов в сутках. Раньше я стрессовала от ограниченности своих возможностей, но потом поняла:
Нельзя успеть всё и сразу, но можно успеть главное и по очереди.
Основная причина: человек способен всего на 3-4 часа концентрированной работы в день, о чем поведал Андерс Эриксон в своей книге "Пик: как достигать сверхрезультатов". Многие исследования позже вторили ему, да и мои наблюдения подтверждают эту теорию.
Я не знаю людей, которые все 8 часов рабочего дня вкалывают с одинаковой продуктивностью без потери концентрации и внимания.
Поэтому задача "всё успеть" сводится к грамотному распределению своих 4-х часов концентрации и построению дня вокруг них.
Если же вы или ваш работодатель хотите выжать из себя 12 продуктивных часов день, то эта статья вам ничем не поможет. Я считаю это невозможным и опасным для здоровья.
Взять ответственность за приоритеты
4 часа в день — не так уж много. Логично поместить сюда самые мозгоёмкие и приоритетные задачи. Однако, как часто мы:
а) расставляем приоритеты и
б) действительно следуем им?
Проблема в том, что расстановка приоритетов — сама по себе сложная задача, требующая вдумчивого анализа и ответа на вопросы:
- Какую цель я хочу достичь?
- Какая задача из списка максимально приблизит меня к цели?
- На основании чего я решил, что именно эта задача принесет наибольший эффект?
- А что, если я не прав?
В реальности, никто не может гарантировать, что выполнение любой задачи принесет успех и оправдает возложенные на нее ожидания.
Поэтому самое сложное — даже не расставить приоритеты, а принять на себя ответственность за возможность ошибочных действий. Делать все подряд — гораздо проще. Да, задач много, но их можно механически делать, а не анализировать и принимать сложные решения — мозг такое не любит и пытается соскочить.
Научиться игнорировать задачи
Даже если удалось взять себя в руки и расставить приоритеты, встает следующая проблема: как поступать с не приоритетными задачами?
Т.к. я работаю в ИТ, каждый день я вижу как лихо пополняется бэклог. Он настолько огромен, что мне страшно представить, каких размеров бэклог у Google, Apple и иже с ними. Что делать с бесконечным списком, который никогда не закончится?
После того, как мы с коллегами расставили приоритеты на ближайшие полгода, я стала заниматься только приоритетными задачи и обнаружила, что:
Если долго игнорировать не приоритетные задачи, можно увидеть как их выполняет кто-то другой. Или как о них забывают.
Это приятное открытие. Потому что с меня-то спросят за приоритетные задачи, операционка мало кого волнует.
Конечно, у нас есть регулярный пересмотр приоритетов в связи со вновь поступившими запросами, есть и "вторая очередь" — куда попадает всякая мелочёвка, поэтому всё это как-то движется и обрабатывается. Но это не доставляет стресса лично мне, потому что я всегда помню о главном и строю свой день вокруг этого.
Снизить свою значимость
Я часто вижу, как люди сами взваливают на себя кучу задач, потому что:
- больше некому;
- это очень важно;
- мне не сложно помочь;
- я не могу это никому доверить;
И захлебываются в операционке, будучи уверенными в такой необходимости. Однако, когда такие люди уходят в отпуск — мир не рушится, а бизнес продолжает существовать. Более того, даже когда увольняются "ключевые сотрудники" — в 99% бизнес продолжает существовать и как-то справляется. Поэтому какими бы важными не казались задачи — скорее всего, если вы не успеете часть из них — не случится ничего страшного.
Следовать плану
На каждый день я составляю план работ, исходя из своих ограничений — 3 часа концентрированной работы и еще 3 — на рутину и общение с коллегами. Мой план изначально адекватен и выполним.
Если вдруг в течение дня мне прилетает что-то еще, требующее более 2 минут моего внимания — то эти задачи уходят под черту текущего дня — сегодня я ими заниматься не буду, иначе не успею выполнить план на сегодня.
Этому правилу очень трудно следовать. Постоянно кажется, что прилетевшая задача — мелочь и быстрее ее сделать, чем записать и потом отдельно обдумать, но нет. Практика показывает обратное. За день таких мелочей прилетает слишком много в итоге мои 6 часов неконтролируемо раздуваются и силы тратятся не на приоритеты, а то, что "влезло без очереди".
Если вы обнаружили, что ничего не успеваете, первое, что стоит сделать — прекратить докидывать задачи в список.
Не делить время на рабочее и на личное
Это сомнительный совет, и он не для всех. Поскольку я работаю на удаленке и работу свою люблю, у меня нет четкого разделения на "рабочий день" и "личное время". Все вокруг пишут, что это плохо и неправильно, но для меня это отлично работает.
Я работаю спринтами по 40 минут и делаю 20-минутные перерывы. В эти 20 минут я вписываю домашние дела: принять душ, помыть посуду, убраться. Это хорошо переключает от работы, а также экономит личное время, которое я трачу на быт.
Если вдруг в середине рабочего дня я понимаю, что хочу спать или гулять — я иду спать или гулять. Если в субботу вечером я понимаю, чтобы было бы неплохо добавить графики в новый личный кабинет партнера, я иду и пишу ТЗ. У меня нет чувства, что я перерабатываю, или наоборот недорабатываю, я чувствую себя органично в этом режиме.
Также я много учусь, и хотя все новые навыки я использую в работе, нельзя сказать, что я делаю это только ради работы — обучение также решает и мои личные цели.
В таком режиме я впервые почувствовала, что перестала воспринимать работу как работу — некий волевой акт, к которому себя нужно принудить ради пропитания, а настоящую жизнь — отложить до выходных.
Я стала относиться к этому как делу, которое я делаю, и хочу сделать его хорошо, и потому оно достойно чтобы я думала о нем не только с 9 до 18.
Такой подход позволяет больше успевать на работе, т.к. я не выпадаю из рабочего процесса после 18:00 и многие задачи осмысляю в фоновом режиме. И это позволяет больше успевать в личной жизни — потому что я вписываю ее в перерывы между работой, а не жду вечера или выходных.
Итого
1. Нельзя успеть всё, но можно успеть главное
2. Расставлять приоритеты — сложно, потому что нужно думать и принимать риски
3. Если игнорировать не приоритетные задачи — их сделает кто-то другой или о них забудут.
4. Мир не рухнет, если вы чего-то не сделаете, можно расслабиться.
5. Все, что сыпется сегодня — нужно отложить на завтра. А сегодня — делать только то, что запланировано на сегодня.
6. Если вам это близко и условия позволяют — можно попробовать вписать работу в общую канву своей жизни и сэкономить время за счет синергии.
Если вам понравилась статья — приглашаю вас в свой телеграм-канал @annakopyrneva
Пишу о продукте, ИТ и софтскиллах: верю, что softskills — наше всё, ибо роботы и искусственный интеллект скоро отнимут наш хлеб))
На Хабре в свое время была любопытная статья, где человек довольно подробно описывал собственное психическое заболевание. Скорее всего это было начало биполярности. Так вот началом была чудовищная работоспособность и уверенность в возможности свернуть горы. Была полная уверенность, что теперь можно решить даже те вопросы, которые раньше казались совершенно неразрешимыми. То есть там человек действительно трудился совершенно спокойно по 12 часов и больше, и неадекватность у него стала заметна уже позже. Он не очень точно описывал, что собственно произошло, но видимо этого оказалось достаточно, что бы отправить его на стационар.
Но кстати я допускаю подобную работоспособность в американских стартапах по принципу психологии толпы. То есть как некий массовый психоз, в котором впрочем задействованы вполне адекватные люди.
'Однако, когда такие люди уходят в отпуск — мир не рушится, а бизнес продолжает существовать'
Насчет мира не знаю, но как рушится бизнес из-за пропадания первых лиц - видел и не раз. Уход в отпуск у руководителя без замены это всегда гарантированный бедлам и раздрай. Всегда, гарантированный. До попоек на рабочем месте.
Особо наблюдательные могут отследить уход в отпуск руководителей разных компаний из отделов маркетологов, сейлов, тех.поддержки - просто по всплеску негативных отзывов тут.
Ужас какой, я с таким не сталкивалась, если честно. Но верю, что где-то и такое может быть.
Ну то есть, все немного расслабляются, когда босс в отпуске, но чтобы до попоек - не встречала))
это же просто означает, что весь процесс держится на этих "первых лицах" = херово работающая система
спасибо большое за статью!
вот это особенно классно:
Если вдруг в середине рабочего дня я понимаю, что хочу спать или гулять — я иду спать или гулять.
Гровс Л. "Теперь об этом можно рассказать" - про манхэттенский проект
Хобты А.В. "БАМ: люди, которых я знаю"
Крюков А.М "БАМ - трасса мужества"
А вот про космос и самолеты что-то с ходу ничего не нагуглилось) Не подскажите названия книг, пожалуйста..?