Инь&Янь: 6 причин объединить чаты и задачи, чтобы достичь гармонии в работе ☯️

Привет! Я Хэнлун Чжао, диджитал-философ и кофаундер Руколы — единого решения для работы и общения команд. Если команда чатится и ставит таски в разных сервисах, часть данных теряется, а коллеги делают двойную работу. Рассказываю, как улучшится жизнь, если переехать в корпоративное приложение с мессенджером и трекером задач.

В прошлом я создавал SaaS-продукты для b2b-сектора в России и Китае, а сейчас развиваю Руколу — сервис, в который влюблён всей душой. И вот вам моё экспертное мнение, основанное на личном опыте, работе в крупных корпорациях и уютных стартапах.

Когда задач становится больше и их сложнее обсуждать в чатах, команда заводит таск-трекер. Это клёво, но теперь сотрудникам приходится дублировать информацию: ставить таски в мессенджере, а потом ещё заполнять карточки задач. В итоге часть данных искажается по дороге, а люди путаются в интерфейсах.

В общем, вот вам пять причин, почему чаты и задачи в одном приложении помогают избежать проблем и работать эффективнее.

Тут должен быть мем с русским усатым певцом, но нет. Первая причина — это не ты 👨🏻‍🦰

Новые технологии + новые процессы = кратчайший путь к просветлению 🧘‍🧘‍🧘‍ ИИ помогает команде выдохнуть и избавиться от рутинных задач: отчетов, планирования расписания и звонков, обновления статусов по задачам проектам, формирования аналитики. Вы креативите и улучшаете продукт, а АI Ассистент делает за вас всё скучное и неинтересное.

Но вся эта счастливая жизнь из будущего с нейросетями невозможна, если ваши чаты и задачи живут в разных приложениях. Поэтому мы в Руколе объединили эти элементы в одну рабочую среду. А наш AI Ассистент уже умеет делать саммари по переписке, ставить задачи и быстро находить информацию в документации по проекту.

Недаром Slack добавил в свой функционал задачи. Гиганты отрасли почуяли запах тренда 💨👃

Если команда работает в разрозненных сервисах, сотрудникам приходится постоянно переключаться между интерфейсами. Когда к работнику приходят с задачей, он должен отвлечься от дел, открыть другое приложение и внести туда данные. А если его тегнули в таске, он должен вовремя это увидеть и отреагировать. Суета!

Единое решение с чатиками и задачами помогает команде сэкономить время и нервы. Сотрудникам не нужно открывать другой сервис, чтобы внести информацию о задаче, они больше успевают и не теряют данные. Все таски и обсуждения по ним находятся в одном месте, а обсуждение идет в уютном мессенджере прямо у вас в телефоне.

Смотрите, в Руколе можно использовать мини-чат, чтобы быстро выделить текст и вставить его в название или описание таска. Это здорово помогает сэкономить время на постановку задачи.

В Руколе в карточках тасков есть отдельные чаты-обсуждения. В них можно фиксировать договоренности, чтобы потом не искать информацию в разных местах. Представьте: вы обсуждаете задачу, одновременно видите её статус и историю изменений, отслеживаете, что уже обсудили и какие решения были приняты.

В режиме многозадачности (Split View) можно разделить интерфейс на две части, которые управляются независимо друг от друга. Слева можно просматривать и переключать задачи, а справа — переписываться в чате из другого таска или даже проекта.

Если вам поставили новую задачу, у текущего таска изменились вводные или вас отметили в комментариях — вы получите уведомление и точно не пропустите важную информацию. И для этого не нужно перескакивать из одного сервиса в другой.

Сотрудники выгорают от постоянного онлайна и дергаются от десятков уведомлений из разных сервисов. А если (не приведи Юй-хуан!) команда чатится в массовом мессенджере, проблем становится ещё больше: работники отвлекаются на личные чаты, а после работы не могут нормально отдохнуть.

Корпоративный сервис с мессенджером и таск-трекером помогает уменьшить количество уведомлений и выстроить четкие границы рабочего пространства. После работы приложение можно спокойно выключить и набираться сил, не отвлекаясь на рабочие чаты.

Когда мы создавали Руколу, провели исследование и выяснили, что многим не нравится перегруженность сервисов десятками лишних кнопок и функций. Мы решили снизить инфошум еще и на уровне интерфейса и пользовательских сценариев. Смотрите, как клёво получилось 😍

Когда процессы собраны в одном интерфейсе, сотрудникам легче соблюдать порядок, вовремя закрывать задачи и не пропускать важную информацию. Они понимают, где что лежит, кто за что отвечает — одним словом, всем кайфово работать, у всех меньше подгорает и никто не выгорает 🧯🔥

А вот так выглядит наше чудесное мобильное приложение. В нём только мессенджер, таск-трекера нет. Потому что мы знаем, что вы в телефоне общаетесь, а не управляете проектами 😃

В едином пространстве сотрудники видят задачи друг друга и понимают, над чем работает команда в целом. Они знают, к кому можно обратиться с вопросами и попросить о помощи, им легче координировать действия. Когда сотрудник завершает свою часть работы, он может отметить это в таск-трекере — и коллеги быстро подхватят задачу.

Когда приходит новый сотрудник — его нужно оперативно подключить к рабочей среде. В приложении с мессенджером и таск-трекером онбординг ускоряется в несколько раз, и вот почему.

✅ Там есть адресная книга с контактами коллег. Посмотрел на задачу — и сразу видишь, кто ею занимается и как ему написать. Не нужно искать контакты и подолгу выяснять, к кому обратиться.

✅ Задачи и чаты связаны друг с другом, поэтому если вы подключились к работе в середине процесса, вам будет легче разобраться, что к чему. Ну и опять же: чаты в карточках задач это топчик.

✅ В таск-трекере можно увидеть все задачи сотрудника на определенный срок — например, на неделю или месяц. Так намного легче понять, есть ли у коллеги время на ещё один проект или лучше отложить несрочное на потом.

В Руколе помимо этих мастхэв-функций есть ещё одна крутая штука. На доске могут работать одновременно несколько команд — и каждая из них будет видеть только свою часть задач. Это удобно, например, если вы приглашаете подрядчика и не готовы показывать ему «внутреннюю кухню» проекта.

В разрозненных сервисах часть информации оседает только в одном из них. Например, сотрудники могут не вносить мелкие задачки в таск-трекер, а просто обсуждать их в чатах. Если таких «быстрых» задач много, все попытки процессной аналитики летят под хвост небесной собаке Тяньгоу.

Если не собрать процессы в одном приложении, вы не сможете, например, рассчитать Throughput и понять, сколько работы команда реально делает в единицу времени. А ещё не сможете адекватно анализировать CFD, выявлять проблемные места, ставить WIP-лимиты и выстраивать End-To-End Flow. В общем — каменный век и квадратные колеса 🪨🪨

Например, в Руколе можно увидеть обсуждения, связанные с выполнением задачи, проанализировать, сколько времени уходит на общение и какие проблемы возникают чаще всего.

Разрозненные корпоративные сервисы обходятся дороже — ведь приходится платить за каждый из них. Универсальное приложение, которое объединяет несколько инструментов, как правило стоит дешевле. А еще с одной техподдержкой значительно легче работать, чем с двумя-тремя. Кто проходил — знает 😉

В случае с Руколой, которую я привожу в пример, вы получаете не только мессенджер и таск-трекер. Мы прикрутили туда хранилище файлов, адресную книгу, сервис для создания библиотеки ссылок проекта и умнющего AI-ассистента, о котором я вам уже говорил.

С платными клиентами Руколы работает персональный менеджер, который всегда на связи и в курсе всех вопросов. Премиальная техподдержка работает не только через почту, но и через ТГ-бота — чтобы было быстрее.

Тариф «Профи» с продвинутыми функциями, приоритетной техподдержкой и 10 ГБ на каждого пользователя доступен за 0 рублей в месяц до 1 июля 2025 года! Для участия в акции нужно зарегистрироваться в сервисе и создать командное пространство до 31 декабря.

А ещё мы бесплатно проконсультируем вас и поможем настроить приложение под ваши процессы. Оставляйте заявки на сайте!

Ну и мне как всегда интересно, чего вы ждёте от корпоративных сервисов? За что готовы обнять и расцеловать создателей, а за что — закидать тухлыми яйцами? Давайте общаться, а то я на одном Дао далеко не уеду 🤗 🤗 🤗