Эффективный онбординг: создание Welcome Book для новых сотрудников

Каждый новый сотрудник сталкивается с вызовом адаптации в незнакомой среде. Чтобы облегчить этот процесс, мы решили создать Welcome Book — унифицированный ресурс, который поможет новичкам быстро освоиться в компании. В этой статье мы расскажем о ключевых этапах, которые мы прошли на пути к созданию этого важного инструмента.

Раньше процесс онбординга в нашей компании не имел чёткой структуры и был основан преимущественно на личном взаимодействии. Это выглядело следующим образом: руководитель знакомил нового сотрудника с основами работы, эйчар обсуждал формальные вопросы, а коллеги дополняли недостающие детали. Посвящение новобранца в ряды диджитал-сенсеев было стихийным, естественным и скорее удобным компании, чем самому новичку.

В этом году мы решили кардинально пересмотреть нашу систему онбординга и сделать его более целенаправленным. Одним из главных вопросов, требующих решения, стала передача большого объёма информации. Весь опыт древних предков и накопленные в течение 20 лет сакральные знания следовало организовать и представить в увлекательной, структурированной форме, чтобы новички могли легко усвоить их.

Для начала следовало определить, какую информацию мы хотим включить в наш онбординговый документ, и утвердить его структуру.

Для этого мы:

Мы объединили всю информацию в единую структуру, переписали её в более неформальном стиле, и… и в результате получился документ с монолитным текстом на 30 страниц. Новый сотрудник, получивший это "сокровище" для ознакомления в свой первый рабочий день, сбежал бы раньше, чем закончил его чтение.

Мы понимали, что необходимо разработать нечто такое, что заинтересует новых сотрудников и позволит им легко и быстро освоиться в нашей компании. Поскольку всё больше организаций внедряют программы адаптации сотрудников в свою практику, нам не пришлось изобретать велосипед — мы просто изучили опыт других компаний и проанализировали, какой вариант подойдёт именно нам.

❌ PDF-файлы и презентации. Хотя это и самый доступный вариант, нам хотелось чего-то более увлекательного. Мы не могли избавиться от мысли, что в очередной раз останемся с документом с пугающим числом страниц.

❌ Печатные варианты — книги, буклеты, блокноты и пр. Долгий процесс создания, высокая стоимость и негибкость формата не соответствовали нашему видению эффективного и доступного онбординга, где важны быстрота и возможность легко адаптировать информацию.

❌ Чат-боты. Обсуждая возможность создания чат-бота, мы поняли, что такая форма изоляционирует информацию. Нам хотелось, чтобы при первом открытии велкам-бука у нового сотрудника возникало общее впечатление и единая картина, отражающая наши ценности и культуру.

✔ Сайт. В итоге мы решили, что формат сайта станет оптимальным решением. Это выглядело как идеальное сочетание: гибкость, вовлечённость и возможность получать информацию в любое время и с любого устройства. Такой вариант позволил создать динамичное и увлекательное пространство, где новые сотрудники могут легко погрузиться в культуру нашей компании.

В качестве платформы для создания нашего Welcome Book мы выбрали Тильду. Этот интуитивно понятный конструктор сайтов позволил нам создать привлекательный и красочный ресурс, отражающий наш корпоративный стиль.

Создав Welcome Book, мы здорово облегчили жизнь и себе, потому что пересказывать всю эту информацию устно каждый раз было, конечно, здорово, но не то, чтобы очень :) И новичкам - первые рабочие дни для нового сотрудника и так большой стресс, а у нас получилось создать «единый центр информации», благодаря которому не нужно тратить время на поиск документов, задавать вопросы пока ещё не знакомым коллегам, собирать данные «по крупицам» в разных источниках.

Но важно отметить, что Welcome Book — это не панацея и не заменяет живую коммуникацию и вовлечённость в адаптацию новичка. Мы также всегда на связи, всегда направляем, заботимся и поддерживаем.