Как вынести максимальную пользу от ретроспективы?

На примере команды по IT разработке покажем памятку как её проводить. А также поделимся нашим опытом, который точно улучшит процесс ретроспективы в вашей компании.

Что такое ретроспектива? Много ли вы о ней знаете и применяете ли этот инструмент на практике? Если для вас ретроспектива — это просто собрание команды, то мы постараемся изменить ваше мнение с помощью данной статьи.

В статье разберёмся подробнее, какую пользу приносит ретроспектива и как избежать трудностей, которые могут возникнуть в процессе.

Кстати, эту статью можно использовать как шпаргалку!

Ретроспектива – практика из методологии разработки Scrum, которая проводится в конце каждого спринта. Это безопасная среда, которая работает на благо проекта и команды. В рамках данного мероприятия всем участникам команды предлагается вместе посмотреть на завершенный проект или спринт и обсудить, что по их мнению прошло хорошо, с какими проблемами столкнулись каждый из них и команда в целом, а также что можно улучшить и взять на заметку для будущих спринтов.

Ретроспектива спринта – структурированное событие, на котором команда анализирует свою работу и процесс разработки за предыдущий спринт. Ее цель – идентификация проблем и улучшение работы команды.

Спринт в Scrum четко регламентирован. В течение определенного оговоренного времени команда разработки работает над целями спринта.

Во время проведения ретроспективы команда задает себе вопросы:

В результате команда разрабатывает действия, которые применяются в следующем спринте, с целью улучшить свою работу и повысить эффективность процесса разработки.

Классическая структура проведения выглядит следующим образом:

Этап сбора данных, когда команда собирает информацию о прошлом спринте, обычно занимает больше всего времени и составляет 30-50% от встречи.

Стандартный регламент для ретроспектив

Очевидно, что проводить удаленную ретроспективу намного сложнее: нужно выбрать инструмент, попросить всех включить камеру, обеспечить бесперебойное соединение и проработать агенду (повестку).

Ретроспектива в этом формате проводится на онлайн-доске для совместной работы, которую все члены команды могут одновременно редактировать. Наиболее распространенными инструментами для ретроспектив являются Miro, Figma, Trello и Confluence.

Онлайн-доска представляет собой временную ленту с промежутками. Участники команды делятся воспоминаниями о важных событиях и обсуждают возможные решения в случае трудностей.

Выделим основные критерии, которыми должен обладать сервис, для проведения ретроспективы спринта:

Окей, мы выучили теорию, знаем как выстроить процесс, и зачем вообще нужна ретроспектива.
Теперь о трудностях, к которым нужно подготовиться.

Недостаток доверия

Участники команды могут не чувствовать себя комфортно: не высказывать открыто свои мнения или же не делиться проблемами. Таким образом, ценная информация останется невысказанной.

Отсутствие вовлеченности

Члены команды должны проявлять активное участие в ретроспективе. В противном случае важные проблемы и идеи могут остаться незамеченными.

Неоднородность команды

Если команда состоит из людей с разным уровнем опыта или различными точками зрения, вероятны сложности в достижении понимания и согласования.

Отсутствие последующего действия

Без плана действий или назначенных ответственных лиц по исправлению проблем, встреча может оставить впечатление, что проблемы обнаружены, но ничего не предпринято для их решения.

Избыток времени на анализ

Если команда затягивает анализ прошлого спринта без перехода к конкретным действиям, ретроспектива становится неэффективной.

Как справиться с этими сложностями? Менеджер проекта или scrum мастер должен создать атмосферу доверия и поддержки, где каждый член команды чувствует себя комфортно и может открыто высказываться. Важно обсуждать не только успехи, но и трудности, с которыми сталкивается команда.

Слушайте внимательно каждого члена команды, чтобы понять их точку зрения и предложения по улучшению работы. Затем переходите к конкретным действиям, которые помогут оптимизировать процессы и укрепить командный дух.

Но обо всем по порядку!

Подготовка (открытие)

На этом этапе важно вовлечь всех членов команды в процесс и создать атмосферу для продуктивного общения.

Сбор данных

Генерация идей

Используйте разнообразные техники (мозговой штурм, прокручивание идей, магнитная доска, пять почему, матрица идей):

Мозговой штурм — это метод активного генерирования идей. Участники группы свободно высказывают свои мысли и предложения на определённую тему, без ограничений и оценок. Цель — собрать как можно больше разнообразных идей за короткое время.

Затем происходит прокручивание идей. Участники обсуждают предложенные идеи более детально, анализируют их сильные и слабые стороны, а также предлагают различные варианты реализации. Цель этого этапа — определить наиболее эффективные решения задачи или проблемы.

Все идеи, высказанные во время мозгового штурма, записываются на магнитной доске или другой поверхности. Это позволяет визуализировать предложения, упорядочить их и использовать для дальнейшего анализа и обсуждения.

Метод «Пять почему» помогает исследовать корневые причины проблемы. Участники задают вопрос «Почему?» пять раз подряд, чтобы выяснить глубинные причины проблемы и найти возможные способы её решения.

Для систематизации и приоритизации идей можно использовать матрицу идей. В этой матрице идеи классифицируются по определенным критериям, например, по степени важности или легкости внедрения. Это помогает определить наиболее приоритетные идеи для дальнейшей работы.

Выбор решения

Попросите участников поделиться своим мнением о прошедшем мероприятии. Каждый может высказаться по очереди, отвечая на следующие вопросы:

После ретроспективы менеджеру следует следить за выполнением договоренностей, которые были достигнуты на встрече с командой.

В завершение хотелось бы отметить, что время, потраченное на ретроспективу, если она проведена правильно, не проходит зря. Регулярный анализ успехов и неудач помогает команде получить инструменты для повышения эффективности, улучшения морального духа и качества работы. Это также делает работу над следующими спринтами немного легче.

Используйте полученные знания для постоянного улучшения проведения ретроспектив и предотвращения возможных ошибок в будущем!

А вы используете ретроспективу в своей команде? Какие практики вы применяете? Поделитесь в комментариях.