Как забыть про рутину и сосредоточится на успехе: инструкция по автоматизации

Здравствуйте, коллеги! Меня зовут Денис Толокнов, я руковожу компанией, которая специализируется на автоматизации с помощью Битрикс24. В последнее время я всё чаще замечаю, что многие руководители делают ставку на автоматизацию, но не всегда понимают, как правильно её внедрять. Поэтому сегодня хочу поделиться своим опытом и рассказать, как мы подходим к этому вопросу в нашей компании. Надеюсь, вам будет полезно.

С чем у вас ассоциируется это слово? Кто-то представляет программный робот, который «выщелкивает» рутинные задачи в один клик, кому-то видится огромная ERP-система с множеством модулей и сложных интеграций. Но если говорить проще, автоматизация — это когда часть повторяющейся, «механической» работы вместо человека выполняет программа. И делает это без ошибок, 24/7, без отпусков и больничных.

Зачем это нужно современным компаниям? Посудите сами:

1. Снижение затрат. Программы выполняют задачи быстрее, чем люди, и не требуют ежемесячной зарплаты.

2. Уменьшение ошибок. Машина не ошибается в расчётах из-за усталости или рассеянного внимания.

3. Устойчивость. Автоматизированный процесс не зависит от конкретного сотрудника: не страшен увольняющийся менеджер или внезапный больничный.

4. Повышение прозрачности. Система ведёт логи действий, строит отчёты, даёт доступ к аналитике в реальном времени.

Если у вас уже есть в компании зона, где сотрудники тратят кучу времени на рутину (повторяющиеся телефонные звонки, ручной перенос данных, бесконечные таблицы Excel), значит, есть пространство для автоматизации. Но давайте разберёмся, как именно её внедрять правильно.

Хочу поделиться своим взглядом на то, как можно разделять автоматизацию по «глубине проникновения» в бизнес-процессы.

1. Частичная автоматизация

Это когда мы автоматизируем отдельные, наиболее проблемные участки, но при этом основной объём работы остаётся за людьми. Например, вы используете CRM-систему, которая:

Все эти вещи значительно сокращают время и улучшают качество обслуживания. При этом «творческие» или нестандартные задачи всё ещё решает человек. Частичная автоматизация — отличный способ быстро снять самую больную проблему и протестировать, как в целом люди воспримут изменения.

2. Комплексная автоматизация

Когда бизнес растёт, встаёт вопрос о том, чтобы связать между собой все отделы и основные процессы. На этом этапе мы:

Результат? Руководитель видит, как «протекает» весь бизнес в режиме реального времени, а сотрудники не тратят время на постоянное переключение между разрозненными сервисами. Это позволяет компаниям выходить на новый уровень эффективности.

3. Полная автоматизация

Это история больше для крупных предприятий и компаний, которые хотят (и могут) инвестировать в роботизированные склады, полностью беспилотные операции и серьёзные AI-решения. Здесь роль человека сведена к минимальному надзору и творческим, стратегическим функциям.

Но, если быть честным, тотальная автоматизация — не всегда конечная цель. Иногда разумнее остановиться на комплексном уровне, когда система убирает рутину, а люди отвечают за то, что роботы всё же не умеют: креатив, нестандартные ситуации, человеческий контакт с клиентом.

Не люблю, когда автоматизацию описывают как «волшебную палочку», решающую все проблемы. Бывают ситуации, когда внедрение сложных решений, наоборот, вредит бизнесу.

1. Самозанятость

Если вы мастер-ремесленник и работаете в одиночку, вам вряд ли нужна громоздкая система. Достаточно пары удобных приложений для ведения учёта заказов, напоминаний о встречах и, скажем, онлайн-кассы для оплаты. Любые проекты «покрупнее» будут лишь забирать время и деньги.

2. Стартапы

Когда вы только тестируете бизнес-модель, любая серьёзная автоматизация может «съесть» большую часть бюджета. В стартапе важно подтверждать гипотезы, быстро изменять продукт и работать с обратной связью рынка. Здесь подойдут простые инструменты — Google Таблицы, почта, базовая CRM, а остальное можно отдавать на аутсорс: пока вы не определились, куда расти, лучше не тратить ресурсы на сложные настройки систем.

3. Бизнес на старте

Если у вас небольшая команда до 10 человек, иногда проще работать в базовом формате: тот же Битрикс24 «из коробки» или другой готовый сервис. Главное — отладить сами процессы, чтобы они были понятны людям. А глубокую кастомизацию лучше отложить до момента, когда вы действительно начнёте чувствовать, что без неё уже не справляетесь.

Ошибка 1. «Берём систему наобум»

Часто слышу: «Давайте возьмём вот это решение — его все хвалят!» Проблема в том, что без анализа бизнес-процессов и понимания, где именно «болит», любая система может оказаться бесполезной. Подходите к выбору инструмента осознанно:

Только после этого принимайте решение, что покупать или внедрять.

Ошибка 2. «Система сама за нас всё сделает»

Увы, нет. Если не обучить сотрудников и не пересмотреть внутренние регламенты, все будут продолжать работать как раньше. В итоге деньги потрачены, а бардак остаётся. Обязательно планируйте, как вы будете:

Ошибка 3. «Никому не нужно объяснять, зачем это нужно»

Сопротивление изменениям — нормальная реакция людей. Если мы не объясняем команде, почему внедряем новую CRM-систему или корпоративный портал, в чём её плюсы, как она облегчает жизнь, сотрудники будут саботировать этот процесс. Важно не просто сказать «мы внедряем систему», а показать выгоды: меньше рутины, меньше ошибок, прозрачная система мотивации и контроля.

Ошибка 4. «Сделал один раз — и забыл»

Автоматизация — это не статический «пакет». Бизнес меняется, вы запускаете новые продукты и направления, следовательно, система должна адаптироваться. Периодические обновления, доработки и пересмотры настроек — нормальная часть жизни автоматизированного предприятия.

Разработав более сотни проектов по внедрению и настройке Битрикс24 для разных отраслей (от оптовой торговли до услуг и строительства), мы пришли к схеме, которая стабильно работает:

1. Аудит. Сначала изучаем, как устроена компания, какие процессы и в каких программах ведутся, где «затыки».

2. Формирование целей. Вместе с руководством определяем чёткие KPI: что именно мы хотим улучшить — увеличить продажи, сократить ручной труд, избежать потери заявок и т.д.

3. Проектирование решения. На уровне схем прорабатываем, какие модули Битрикс24 будут использоваться, где нужна интеграция (телефония, склад, бухгалтерия), какие поля в CRM нужно настроить, какие отчёты будут востребованы.

4. Внедрение и обучение. Это самый ответственный этап. Важно не просто всё настроить, но и провести обучение или вебинары для сотрудников, дать понятные инструкции.

5. Поддержка и развитие. Следим, чтобы система функционировала как надо, вносим корректировки под изменения в бизнесе.

Если вы понимаете, что пора что-то менять, вот алгоритм, который я рекомендую:

1. Определите самые «больные» процессы. Часто это отдел продаж или документооборот.

2. Назначьте ответственного. В идеале это человек из руководства, который заинтересован в результатах и готов продвигать идею внутри компании.

3. Выберите инструмент. Смотрите не только на «модные» решения, но и на реальную совместимость с вашими процессами.

4. Оцените ресурсы. Какой бюджет вы готовы вложить? Есть ли у вас внутренние IT-специалисты? Нужны ли внешние партнёры?

5. Думайте о гибкости. Вместо огромных ERP-систем часто лучше микросервисный подход, где набор тиражных продуктов, которые интегрируются между собой.

Сегодняшний рынок меняется стремительно. Конкуренты не стоят на месте, клиенты становятся более требовательными, а персонал — более мобильным. Автоматизация:

Она становится не просто удобным дополнением, а фундаментом, на котором строится современный бизнес. Я сам прошёл путь от «Какой смысл усложнять?» до «Без автоматизации уже никак». И вижу, как меняется наш рынок, когда компании начинают внедрять цифровые инструменты осознанно и комплексно.

Автоматизация — это не магия. Она не решит всех проблем, если у вас «хромают» процессы и люди не понимают, что от них хотят. Но если подойти к делу грамотно — определить цели, выбрать правильный инструментарий, обучить сотрудников, — вы сможете вывести свою компанию на новый уровень эффективности и конкурентоспособности.

Спасибо, что уделили время моим размышлениям. Буду рад, если мой опыт и советы помогут вам избежать типичных ошибок и найти оптимальный путь в автоматизации. Если есть вопросы или хотите поделиться своим опытом — давайте обсудим в комментариях.