Кто должен писать регламенты? 4 эффективных варианта

Регламенты играют важную роль в успешном функционировании любой компании. Они обеспечивают порядок, упрощают процессы и помогают избежать ошибок. Сегодня мы обсудим, кто же должен быть ответственным за написание регламентов в вашей компании. Это может быть как вы, собственник, так и топ-менеджмент, линейные руководители или сами сотрудники.

В этой статье я подробно разберу:

Вы — капитан своего корабля, стоите на мостике, даёте команды, смотрите в будущее и прокладываете курс к новым вершинам. Очевидно, что именно вам стоит заниматься написанием регламентов, ведь только вы владеете всеми нюансами и деталями своего бизнеса.

Плюсы подхода:

➕ Глубокое понимание бизнеса. Вы знаете, как должна работать каждая шестерёнка в вашей компании. Ваш опыт может помочь создать идеальные регламенты, которые учтут все нюансы.

➕ Контроль над процессом. Вы уверены, что всё будет сделано так, как вы хотите. Минимум риска, что кто-то не так понял и неправильно написал регламенты, не нужно ни за кем перепроверять.

Минусы подхода:

❌ Недостаток времени. Собственник занят управлением командой, решением проблем и участием в операционных процессах. А тут ещё регламенты нужно написать. Если вы не супергерой, то времени на это может не хватить.

Уважаемые руководители, напишите в комментариях, есть ли у вас время на написание регламентов?

❌ Риск выгорания. Составление регламентов — это монотонный процесс. На моих выступлениях руководители часто говорят: “Понимаю что регламенты нужны, надоело одно и тоже постоянно объяснять, но каждая попытка вгоняет меня в тоску.” На что я отвечаю: “Поздравляю, вы нормальный человек, которому не нравится заниматься душными процессами”.

❌ Замыленный взгляд. Проводя много времени в бизнесе, вам всё кажется понятным и привычным. Если вы будете писать инструкции “для себя”, то многие моменты новичкам будут непонятны и они продолжат бегать к вам с вопросами. Ведь многие тезисы хранятся у вас в голове. В итоге, у вас сложится ощущение, что регламенты не работают и вы просто зря потратили время.

Топ-менеджеры управляют отделами, решают задачи и взаимодействуют с командами. Много знают о своих отделах - выглядит как отличная кандидатура для создания регламентов. Рассмотрим плюсы и минусы.

Плюсы:

➕ Они знают процессы изнутри. Руководители понимают, как работают их отделы, какие возникают проблемы и как их решать. Они “ближе к народу” и могут знать детали процессов, которых уже не знает собственник.

У нас был интересный кейс:

Создавали базу знаний для менеджеров по продажам торговой компании и, помимо прочего, описывали инструкции по работе в 1С. Всё время мы работали с коммерческим директором, но на финальную приёмку пришёл собственник и заявлял что "не нужно учить сотрудников как на кнопки нажимать". Но коммерческий директор рассказывал обратную ситуацию, где он каждому новичку объясняет, куда нажать и смотрит, чтобы они в системе не накосячили. И потом ещё бледной тенью до месяца ходит за каждым новичком, отвечая на его вопросы. Собственник же не был в курсе этой проблемы.

Минусы:

❌ Нагрузка. Топ-менеджеры перегружены: планирование, отчёты, встречи. Добавить к этому регламенты — значит пожертвовать основными задачами, которые приносят выручку.

❌ Отсутствие навыков написания регламентов. Управление и написание инструкций — совершенно разные вещи. Не каждый руководитель обладает необходимыми навыками для этого. Есть руководители систематизаторы и администраторы. Фишка в том, что система в бизнесе — это самолёт. Авиакомпания не ожидает, что пилот сам построит самолёт. Им нужен профессионал, который умеет управлять готовым аппаратом. В бизнесе тоже самое. Большинство топ-менеджеров — администраторы. Умеют управлять готовым, но не выстраивать всё с нуля.

Собственники все надеются, что вот сейчас я найду руководителя, он мне все оцифрует, регламенты напишет и все будет работать как по нотам. Фишка в том, что система в бизнесе это как самолёт. Авиакомпания не ожидает, что пилот сам построит самолёт. Им нужен профессионал, который умеет управлять готовым аппаратом. В бизнесе тоже самое. Есть руководители систематизаторы и администраторы. Большинство - администраторы. Умеют управлять готовым, но не выстраивать всё с нуля.

❌ Риск субъективности. Руководители могут описывать процессы с учётом интересов только своего отдела, что не всегда соответствует интересам компании в целом.

К примеру, директор по маркетингу бьётся за свои KPI и ему не интересно, как потом отдел продаж будет справляться с кучей нецелевого трафика, который он нагенерил. Или РОП с продавцами могут в своих скриптах обещать клиенту лишнего, это может позитивно влиять на продажи, но потом скандалы и возвраты средств, когда дело доходит до выполнения обещанного.

Эти люди своими руками выполняют работу, знают все детали и нюансы. Кажется логичным поручить им создание регламентов для их областей.

Плюсы:

➕ Знание практической стороны работы. Сотрудники ежедневно выполняют эти процессы каждый день и знают, как всё происходит на самом деле

Минусы:

❌ Недостаток времени. Сотрудники могут быть перегружены текущими задачами и не иметь ни времени, ни желания заниматься дополнительной работой. Кто-то может даже возразить: “Это не входит в мои обязанности”, “Не для того мама цветочек растила” и т.д.

❌ Отсутствие навыков. Далеко не все умеют чётко и грамотно излагать свои мысли, особенно в письменной форме. Это, кстати, справедливо и для вариантов выше. Здесь встречаются 2 крайности:

❌ Разрозненность стилей. Если регламенты пишут разные люди, они могут получиться в разных стилях, с разной степенью детализации, без слаженной координации это создаст хаос вместо порядка.

Когда внутренние ресурсы ограничены, на помощь приходят специалисты со стороны. Это могут быть компании, которые специализируются на систематизации бизнеса и написании регламентов.

Плюсы:

➕ Профессионализм. Эти люди знают, как правильно описывать процессы, структурировать информацию и создавать понятные, эффективные регламенты. Ведь у них уже накоплен опыт описания большого количества бизнесов, есть готовые кейсы.

➕ Свежий взгляд. Внешние специалисты могут увидеть проблемы и возможности, которые не заметны изнутри компании. У них не замылен взгляд, поэтому могут увидеть ошибки.

➕ Экономия времени. Ваши сотрудники продолжают заниматься своими прямыми обязанностями, им не нужно отвлекаться от своих задач, потому что регламенты создаются параллельно.

➕ Инвестиция в будущее. Качественные регламенты — это фундамент эффективной работы бизнеса. Они обеспечивают единообразие процессов и помогают повысить удовлетворённость клиентов.

Минусы:

❌ Финансовые затраты на услуги сторонних компаний. Однако вы в любом случае тратите деньги, потому что оплачиваете время ваших сотрудников, а прибыли от их основной деятельности меньше, так как они тратят рабочие часы на регламенты. Чем дороже сотрудник тем больше вы по факту теряете.

Если хотите внедрить в свою компанию грамотные регламенты, не тратя время и силы сотрудников, то обращайтесь к нам. Приходить на консультацию, составим дорожную карту по систематизации. Записаться можно по ссылке.

Если статья оказалась полезной — поделитесь ей с коллегами, которым это может пригодиться. Присоединяйтесь к моему Telegram-каналу, где я делюсь полезными материалами по систематизации бизнеса и управлению.