Миссия выполнима: правильный подход к созданию ТЗ

После нашей прошлой статьи мы получили массу откликов — от восхищенных «эхо» до жарких дискуссий и даже нескольких непредсказуемых поворотов событий! И вот, друзья, мы снова возвращаемся с темой, которая точно не оставит вас равнодушными. Что ж, кажется, мы снова попали в точку. Сегодня поговорим о вопросе, который звучит как «кто должен писать ТЗ для автоматизации?» — звучит просто, но на деле это вопрос, который заставляет кипеть кровь у многих. Ответ на него напрямую влияет на успех внедрения, скорость адаптации системы и, конечно, на ваш бизнес-процесс.

Автоматизация — это не просто модный тренд, это необходимость для любой компании, которая хочет выжить в условиях жесткой конкуренции и не утонуть в море бесконечных задач. Внедрение автоматизации — процесс волнующий и волнительный. И вот здесь появляется главное «но»: кто же должен писать техническое задание (ТЗ)? Подходит ли для этой задачи ваш внутренний сотрудник? Или вам всё-таки стоит довериться профессионалам-интеграторам? Или может быть, собственник бизнеса сам знает, как все должно быть «по полочкам»? Давайте разберемся!

Если вы хотите, чтобы ваш проект по автоматизации не превратился в квест с поломками и потерями на каждом шагу, то, на наш взгляд, идеальный вариант — это, конечно же, интеграторы с опытом! Идея о том, чтобы доверить создание ТЗ человеку, который прекрасно понимает систему (например, Битрикс24) и её возможности, а также имеет опыт внедрения, — звучит как настоящий рецепт для успеха.
Чтобы сделать ТЗ по-настоящему качественным и отвечающим потребностям вашей компании, мы всегда начинаем с анализа функциональных требований. В нашей компании есть чётко выверенная процедура, которая включает интервью с ключевыми сотрудниками. И вот тут важный момент: мы разговариваем не только с руководителями, но и с теми, кто непосредственно выполняет процессы. Ведь именно они могут рассказать нам те самые подробности, которые на первый взгляд могут быть «неважными», но в действительности — это «соль» всей системы. И иногда именно в этих маленьких нюансах и кроется секрет успешной автоматизации!

Преимущества такого подхода:

1. Понимание продукта: Интеграторы знают все тонкости Битрикс24, что помогает избежать тупиковых ситуаций, недоразумений и фатальных ошибок. А еще могут подсказать где можно сэкономить :)
2. Опыт в реализации: Мы не только в теории знаем, как работает система, но и на практике видели, какие подводные камни могут быть. Кроме того, реализуя проекты в разных сферах мы неплохо научились понимать ключевые процессы отраслевых компаний. 
3. Профессионализм на высоте: Мы сделаем ТЗ так, чтобы система работала на вас, а не наоборот, использовав возможности продукта на 100%.
4. Анализ и вовлеченность: Мы не просто пишем ТЗ — мы проводим интервью с ключевыми сотрудниками, чтобы гарантировать, что в ТЗ будут учтены все важные нюансы вашего бизнеса.

Для нас создание ТЗ — это не просто формальность!Это тщательная проработка каждого шага, чтобы в результате автоматизация стала не просто удобным дополнением, а ключом к успешному развитию вашего бизнеса.

Важно! К таким встречам всегда нужно готовиться и сотрудникам, чтобы спустя пару месяцев не горевать, что забыли сообщить "один маленький нюанс".

Второй вариант — это когда ТЗ пишется ответственным за автоматизацию сотрудником вашей компании. Кстати, это решение вполне рабочее, но только при одном условии: этот человек должен не только понимать процессы внутри компании, но и разбираться в возможностях Битрикс24. А это — уже сложная задача!

Преимущества такого подхода:

1. Знание всех тонкостей процессов: Такой сотрудник точно знает, как работают процессы в компании, и как они должны работать в идеале.
2. Гибкость: Сотрудник компании лучше настроит автоматизацию под уникальные особенности бизнеса.

Однако есть и обратная сторона медали — даже при наличии компетенций в области автоматизации сотрудник может не в полной мере понимать функциональные возможности системы. В результате ТЗ может быть недостаточно проработано с технической точки зрения, а это значит — возможны ошибки в процессе внедрения.

Для этого мы рекомендуем всегда предварительно оценивать ваше ТЗ на исполнимость и получить от нас обратную связь и рекомендации, где и что можно в нем улучшить. И тогда не теряя индивидуальности и важных нюансов мы сможем технически доработать его до необходимого уровня.

Ну и, наконец, самый «частый» (но не всегда оптимальный) вариант — это когда ТЗ пишет сам собственник бизнеса. И самый рискованный, потому что выстроено в голове все прекрасно, система должна работать как часы, а процессы — как по маслу! Но вот реальность часто оказывается не такой уж идеальной.

Проблемы такого подхода:

1. Несоответствие реальности: Собственник может думать, что все должно быть идеально, но реальный бизнес — это часто хаос с огоньками. Процессы могут работать совсем не так, как себе представляет руководитель, и это обязательно скажется на автоматизации.
2. Высокая стоимость: Приверженность идее может привести к тому, что собственник захочет внедрить слишком много кастомных решений, которые, как правило, требуют значительных затрат и не всегда они оправданы.
3. Сопротивление сотрудников: Внедрение идеальных регламентов и новых процессов может наткнуться на сопротивление со стороны сотрудников, которым нужно перестроиться под новую систему и новые стандарты одновременно.

Преимущества, которые видит собственник, могут быть излишне идеализированы, а это, в свою очередь, чревато рисками в процессе внедрения. Но это совершенно не значит, что мнение собственника не должно учитываться. Обычно при составлении ТЗ мы стараемся начать сбор требований именно с представлений собственника бизнеса о будущей автоматизации, чтобы правильно увидеть вектор развития компании и заложить фундамент для будущего.

Как видите, мы пришли к выводу, что оптимальным вариантом является составление ТЗ опытными интеграторами, которые точно знают систему и имеют опыт внедрения. Это поможет минимизировать риски и сделать так, чтобы ваш бизнес получил максимальную отдачу от автоматизации.

Вариант с ответственным сотрудником компании — тоже возможен, но важно, чтобы он действительно имел необходимые компетенции и понимание функционала. А вот вариант с собственником бизнеса — хорош если вы хотите узнать, как будет выглядеть ваше идеальное будущее (и посчитать, сколько это будет стоить!).

Помните, что ТЗ должно составляться не в идеальном мире, а с реальным акцентом на то, что нужно вашему бизнесу и как можно эффективно использовать возможности вашего инструмента автоматизации.

В общем, не забудьте — все самое важное кроется в деталях!