Фишки google календаря, которые упростят жизнь предпринимателя
Google Календарь — это отличный сервис от компании Google, который позволяет предпринимателям и другим пользователям создавать и управлять событиями, встречами и напоминаниями. Он интегрируется с другими сервисами Google, такими как Gmail, что позволяет автоматически добавлять события из писем, например, информацию о бронированиях или встречах. Это особенно важно для менеджмента в вашем бизнесе. Однако далеко не все пользователи знают его полный функционал.
В данной статье я расскажу:
- Как поменять формат с PM и M на 24-часовой формат
- Как добавить себе в календарь отображение второго часового пояса
- Как показать сотрудникам свои свободные слоты
- Автоматические уведомления
Я — Пётр Таргонский, основатель Systemmatica. Наши клиенты увеличивают выручку, масштабируются и выходят из операционки благодаря систематизации. Мы помогаем наладить все процессы в компании, чтобы каждый этап работы был прозрачным и легко управляемым.
1. Установка 24-часового формата и добавление второго часового пояса
- Как установить 24-часовой формат? Мы открываем календарь, нажимаем на “шестеренка”, “настройки” и здесь в формате времени меняем с PM на более привычный формат 24 часа.
- Как добавить второй часовой пояс? Для этого также заходим в календарь, нажимаем на шестеренку, потом “настройки” и здесь часовой пояс показывать дополнительный часовой пояс, ставим галочку и выбираем нужный нам часовой пояс. Обратите внимание, здесь для удобства можно добавить краткое описание. После того как вы это один раз настроили, у вас на таймлайне появляется дополнительная полоска со вторым поясом на таймлайне. Очень удобно, не нужно каждый раз играть в ментальную арифметику, что-то там прикидывать. Хотя был отличником по математике школе, случались ситуации, когда назначал клиентам не то время, просто потому что неправильно посчитал. С такой вот разбивкой календаря этого уже не случится.
2. Автоматические уведомления
Важная фишка, которая не раз меня спасала — ставить автоматические уведомления на каждое событие, которое у нас находится в календаре.
Как сделать? Находим наш календарь, который нужно настроить. Нажимаем на три точки, “настройки” и “общий доступ”. Здесь идем в раздел “уведомления”. Можно просто отмотать или найти в оглавлении, когда нашли, жмем “добавить уведомление”. После всех махинаций можете настраивать на свой вкус.
Поделюсь логикой, которой придерживаюсь сам. Первое уведомление ставлю за 30 минут, чтобы никуда не уехать, когда начался очередной зум и не пропустить какое-нибудь событие. Второе уведомление за 2 минуты в случае, если ты помнишь про встречу, но отвлёкся на мессенджер, ушёл попить водички, или по любой другой причине профукал момент начала мероприятия. Чтобы такого не было, методика двух уведомлений эффективно помогает.
Ещё одна удобная фишка — синхронизация уведомлений с часами, потому что телефон, например, может быть на зарядке, от компьютера вы отошли и единственная штука, которая всегда с вами и где прилетит уведомление — это смарт-часы. Прям очень рекомендую, очень удобная связка.
3. Доступ к свободному времени
Еще актуальная фишка, когда нужно поделиться своими свободными слотами с сотрудниками, но при этом чтобы они не видели ваши задачи и мероприятия. Для этого также заходим в календарь, нажимаем три точки, “настройки”, “общий доступ” и здесь выбираем “открыть доступ пользователям или группам”. Попадаем в этот раздел, жмем на кнопку “добавить пользователей или группы”, выбираем нужного нам сотрудника и формат, который вам больше всего подходит.
Доступ только к информации о свободном времени, рекомендую использовать или доступ ко всем сведениям о мероприятиях. Выбирайте нужного сотрудника и в зависимости от того, какой уровень доступа вам нужен, выбирайте соответствующий вариант. Для большинства у меня доступ только к информации о свободном времени, а, например, ассистент, который отвечает за личный менеджмент, можно дать доступ на внесение изменений в мероприятия.
- Если дать разрешение просто на доступ только к информации о свободном времени, то люди просто будут видеть ваши блоки с временем, но у них там не будет информации. Многие до сих пор не пользуются этой возможностью добавить календарь, как отдельное приложение себе в документ, чтобы не открывать, не искать его каждый раз в браузере среди множества вкладок, а иметь как полноценное отдельное приложение. Для этого мы открываем наш календарь в сафари заходим в файл добавить док выбираем название, например, “Календарь” и жмем “добавить”.
После этого приложение побудет у нас в доке, можно даже поставить его на автозапуск, чтобы оно всегда открывалось при входе в систему.
4. Писать всю информацию
В календаре обозначаем, что слот забронирован, встреча назначена и встреча подтверждена день в день. Это удобно, чтобы лишний раз не разводить коммуникацию, а просто сотрудник ответственный за мероприятие, когда зовет коллег, сидит с клиентом, с партнером. Что-то подтвердил, в календаре это обозначил и все в курсе, никто никого не дергаете. Вы когда смотрите на свой календарь сразу понимаете, где уже встреча железно состоится, а где пока под вопросом.
Когда сотрудник предлагает кому-то слот для встречи, он ставит в начале в начале описания три знака вопроса. Три знака вопроса означают, что слот предложен, но еще не подтвержден клиентом, партнером и так далее.
Дальше, когда слот подтвержден, то он оставляет только один знак вопроса и в таком статусе встреча находится непосредственно до дня мероприятия. В день мероприятия, с утра он должен еще раз позвонить клиенту, подтвердить, что встреча состоится и, когда встреча подтверждена, он ставит восклицательный знак. Это значит, что встреча подтверждена. Это очень удобно, потому что вы просто смотрите в свой календарь и понимаете, какая встреча на каком статусе. При этом вам не нужно никого дергать и писать длинные сообщения. Достаточно описаний просто по 3 вопросика.
Если статья оказалась полезной — поделитесь ей с коллегами, которым это может пригодиться. Присоединяйтесь к моему Telegram-каналу, где я делюсь полезными материалами по систематизации бизнеса и управлению.