Что дает автоматизация тендерного бизнеса: 5 точек роста из моего опыта

Внедрил в свою тендерную компанию Битрикс24 и отметил: выросли объемы прибыли, перестал просыпаться по ночам с мыслью: “Я успел подписать контракт???” По каким 5 пунктам жизнь моя как руководителя и владельца бизнеса стала лучше, поделился в статье.

Привет! Это Альберт Гизатуллин, государственный поставщик, эксперт и бизнес-аналитик в сфере госзакупкок, автор Telegram-блога Ticket to Tender. Первым придумал настольную игру по госзакупкам.

***

В далеком 2008 году я только начал заниматься госзакупками. Было у меня в один момент аж 4 контракта на разных стадиях. И как-то ночью просыпаюсь от того, что не помню: подписал я контракт или нет. Понимаю, что рабочий блокнотик остался в офисе… В общем, той ночью больше уснуть уже не смог. И как оказалось, я действительно чуть не опоздал на подписание контракта. Этот случай научил меня все всегда фиксировать в программе.

Увы, я знаю людей, которые ведут учет тендерных сделок в блокноте (сам когда-то таким был). Для маленького бизнеса и такой вариант бывает рабочим. Но если количество сделок стабильно переваливает за 20, а сотрудников в компании становится больше, чем два (самый главный генеральный директор и одинокий трудяга-менеджер), то пришло время внедрять автоматизацию. Про нее и хочу рассказать. Я использую Битрикс24, примерами из него буду иллюстрировать статью.

Кстати, если у вас есть вопросы или возникли сложности по внедрению и настройке Битрикс24, пишите мне – разрулим.

Их легко видеть и отслеживать. Хоть 30, хоть 50, хоть 100. Или даже еще больше. Даже сотню сделок мне не удержать в голове (хотя уверен, есть умельцы). Битрикс24 «помнит» обо всех сделках за меня и, когда нужно, подсказывает, где и что происходит. У меня было максимально 120 сделок в одну единицу времени. У коллеги видел – 200+. И уверен – это не предел.

С системой автоматизации я больше не просыпаюсь по ночам с вопросами в голове. А если и просыпаюсь, то легко нахожу нужную информацию и спокойно засыпаю дальше.

Полная информация о каждой сделке зафиксирована в карточке. Если в дальнейшем менеджер проекта или тот, кто делает задачу, заболевает/умирает/внезапно увольняется/подставьте нужное, ведь чего только в жизни не бывает, то это даёт возможность просто и безболезненно (бесшовно, если так можно выразиться) передать проект другому человеку. А значит, стабильность работы увеличивается.

Был у меня случай. Один менеджер начал вымогать себе большую зарплату, получил отказ, распсиховался, хлопнул дверью и ушел. В первый момент было непонятно, что делать с его проектом. Но в то время у меня уже был внедрен Битрикс24. Вместо хлопнувшего дверью сотрудника довольно скоро удалось найти нового, а Битрикс24 помог быстро ввести новичка в должность.

В самой программе можно прописать все типовые операции, процессы и добавить подсказки. Большую внутреннюю инструкцию по работе – книгу менеджера – можно держать прямо в программе.

После внедрения системы автоматизации в ней можно:

Программа дает возможность видеть, где что-то идет не так, отмечать, кто и как работает. И ещё надо отметить, что в Битрикс24 большие возможности для разных видов аналитики.

Когда у меня в компании появилось 3+ менеджера, то отследить эффективность каждого становилось все сложнее и сложнее. Особенно, если кто-то из них был на удаленке. Но. Битрикс24 легко показывает – работал ли человек, сколько активности он проявил, как часто он переносил задачи и его конверсию. Имея на руках такие цифры (на весь отдел), легко решать вопрос – эффективен ли каждый конкретный менеджер, на своем ли он месте, где у него провал в компетенциях, какую з/п он заслуживает.

Система автоматизации помогает избавиться от НЕЗАМЕНИМЫХ специалистов. А это, я считаю, критично для управленца любого уровня. Например, у нас стояла KPI на количество поданных заявок плюс процент от исполненных контрактов. Один мой менеджер хакнул систему. Он подавал кучу хреново посчитанных заявок (на бумагу А4), которые никогда не выигрывал. Но этого хватало для получения оклада. Работал он, я так понимаю, полчаса в день. В Битрикс24 это выглядело так: до протокола полно карточек сделок, после – зияющая пустота. После серьезного разговора менеджер уволился, потому что работать не хотел категорически.

В одной и той же системе можно организовывать управление проектами и фиксировать партнеров. Выходит, здесь собственник является хозяином базы клиентов и поставщиков, а не какой-нибудь супергерой-менеджер, который все это в голове держит. Но когда он уйдет, то весь бизнес рухнет.

С системой автоматизации бизнес точно не развалится, даже если уйдет ключевой менеджер. Хотя делать ставку на одного человека точно не стоит, ведь яйца лучше хранить в разных корзинах.

Не всегда я как собственник бизнеса помню, кто и чем занят, а исходя из этого, кто и с кем связан рабочими вопросами. Как выявить связи? Провести внутреннюю аналитику.

Один из простейших видов аналитики в Битрикс24 – канбан-доска. Что на ней есть? Сделки на всех этапах. Здесь видно, где и что скапливается в больших количествах, а где наоборот – «дыры». Там, где «дыры», и будут «узкие горлышки» бизнес-процессов.

Оптимизируем «узкие горлышки» = повышаем эффективность работы компании.

Уменьшается длина сделки, и прибыль растет.

Зная статистику в целом по бизнесу, с помощью того же канбана можно оценить эффективность работы менеджеров. Для этого смотрим, как распределены сделки в разрезе каждого сотрудника. По индивидуальным картинам можно заранее, еще до наступления негативных последствий, работников как-то стимулировать.

Еще добавлю, что Битрикс24 имеет большие возможности для интеграции с другими системами и программами. И это удобно.

Итак, чем полезно внедрение Битрикс24 для тендерного бизнеса:

Помните, как у Максима Дорофеева в его «Джедайских техниках» – разгружаете рабочую память и мозг функционирует продуктивнее. В этом Битрикс24 помогает отлично. Раз не приходится все держать в голове, у владельца бизнеса снижается уровень стресса, голова больше расслабляется и самое главное – удовлетворенность от жизни растет.

Если вы хотите разгрузить голову, повысить эффективность тендерного отдела (и за счёт этого увеличить прибыль компании), пишите мне. Помогу с внедрением Битрикс24 или проведу внутренний аудит работы отдела.