Как эффективно взаимодействовать с госзаказчиками в IT-сфере?
Мой телеграм канал - о моей студии, жизни, менеджменте, умных мыслях (надеюсь), личной эффективности, юмор
Введение
Добрый день, меня зовут Геннадий Коротков. Я руковожу веб-студией, а до этого 10 лет работал на госслужбе, где занимался госзакупками по 44-ФЗ. Сегодня я поделюсь с вами своим опытом и расскажу, как эффективно взаимодействовать с госзаказчиками в IT-сфере.
Что такое госслужба (ФЗ от 27.07.2004 N 79-ФЗ ) - это профессиональная служебная деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, федеральных государственных органов, субъектов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, а также государственные должности субъектов Российской Федерации.
Простыми словами, госслужащий это:
- Человек, который работает в бюджете
- Человек, который исполняет требования Российского законодательства
- СЛУЖИТ на благо родине
- Есть власть
- Небольшая зарплата
- Четкая иерархия
- Свои интересы
44 ФЗ Принципы:
- Принципы открытости и прозрачности
- Принцип обеспечения конкуренции
- Принцип профессионализма заказчика
- Принцип стимулирования инноваций
- Принцип единства контрактной системы в сфере закупок
- Принцип ответственности за результативность обеспечения государственных и муниципальных нужд, эффективность осуществления закупок
Итого, у нас есть человек (заказчик) и закон.
Рамки игры очерчены и нужно находится внутри них для успешной работы с госзаказчиком.
Для успешной работы с госсзаказом я бы выделил несколько критериев:
- Наличие хорошего юриста
- Наличие хорошего закупщика по оформлению документов для подачи заявок
- Наличие экспертизы в предоставляемой услуге и желательно, не ниже уровня заказчика! (как бы смешно это не звучало)
- Опыт работы с людьми с госслужбы
- Наличия запаса прочности по марже
Сегодня разберем именно работу с людьми
1. Мотивация госслужащих: как понять и работать с ней
При старте работы по контракту я бы определил для начала типы личностей по методологии DISC.
DISC - это система психометрической классификации поведения, которая помогает понять и категоризировать различные стили коммуникации у людей.
1. D (Dominance) — Доминирование
- Характеристики: Решительность, ориентация на результат, прямолинейность, стремление к контролю.
- IT-специальности:
- Руководители проектов (Project Managers): Часто берут на себя ответственность, быстро принимают решения и ведут команду к цели.Технические директора (CTO): Стратеги, которые фокусируются на достижении бизнес-целей.Архитекторы систем: Принимают ключевые решения о структуре и направлении разработки.
2. I (Influence) — Влияние
- Характеристики: Коммуникабельность, энтузиазм, ориентация на людей, умение вдохновлять.
- IT-специальности:
- Продакт-менеджеры (Product Managers): Часто общаются с клиентами и командой, мотивируют и вдохновляют.Евангелисты технологий (Tech Evangelists): Продвигают новые технологии, выступают на конференциях, вдохновляют аудиторию.UX/UI-дизайнеры: Работают с людьми, чтобы понять их потребности и создать удобные интерфейсы.
3. S (Steadiness) — Стабильность
- Характеристики: Надёжность, терпение, ориентация на команду, избегание конфликтов.
- IT-специальности:
- Тестировщики (QA Engineers): Тщательно проверяют продукты, работают методично и аккуратно.DevOps-инженеры: Обеспечивают стабильность и бесперебойную работу систем.Системные администраторы: Поддерживают инфраструктуру, решают проблемы и обеспечивают стабильность.
4. C (Conscientiousness) — Сознательность
- Характеристики: Аналитичность, внимание к деталям, стремление к точности, ориентация на процессы.
- IT-специальности:
- Разработчики (Backend, Data Engineers): Пишут код, который должен быть точным и эффективным.Аналитики данных (Data Scientists): Работают с большими объёмами информации, требуют высокой точности.Специалисты по кибербезопасности: Анализируют риски и обеспечивают безопасность систем.
Важно:
- Не все IT-специалисты строго соответствуют одному типу. Например, разработчик может быть как C (аналитик), так и D (если он лидер команды).
- Команды в IT часто состоят из людей с разными стилями DISC, что помогает достигать баланса между креативностью, точностью и скоростью.
Вкратце как определить тип по внешним признакам:
D (доминирование, красный) -
□ ярко выраженные лидерские качества;
□ склонность принимать волевые решения;
□ фокус на результат, особенно финансовый;
□ вспыльчивость, возможны регулярные разносы подчиненных;
□ выражение мыслей в открытой и резкой форме.
I (влиятельность, желтый ) -
□ общительность;
□ позитивный настрой;
□ использование и расширение сети знакомств;
□ экстравагантность в одежде или поведении;
□ желание окружить себя большим количеством людей.
S (Стабильность, синий) -
□ спокойствие и немногословность;
□ внимательность к людям;
□ придирчивость в мелочах;
□ комфортная и консервативная одежда;
□ уклончивость и дипломатичность.
C (постоянство, зеленый ) -
□ сдержанность и официальность;
□ предпочтительно письменное общение;
□ повышенное внимание к мелочам, цифрам и фактам;
□ склонность к критике всего и всех;
□ расчетливость и логичность.
Тест на DISC можно пройти здесь - https://stratoplan-school.com/disc/#
Нужно понять (если не знаете), кто вы и спланировать тактику поведения по отношению к заказчику (пару примеров):
Если вы «D», а ваш начальник…
□ «D»
• Не переходите границы дозволенного. Вам свойственно проявлять инициативу, а вашему начальнику свойственно стремиться к максимальному контролю.
• Чаще советуйтесь со своим начальником. Он не должен видеть в вас конкурента.
□ «I»
• Не фокусируйте внимание на финансовых результатах. Вашему начальнику значительно менее интересно их достижение, чем вам.
• Уделяйте больше внимания личности начальника. Вас мало интересуют люди, а для него люди – это главное.
□ «S»
• Не торопитесь, не перескакивайте через ступеньки, объясняйте все тщательно и пошагово. Динамика вашего начальника значительно ниже вашей.
• Избегайте пренебрежительных и резких комментариев о других людях. Ваш начальник в отличие от вас очень бережно относится к чувствам других людей.
□ «С»
• Тщательно перепроверяйте все данные, цифры и факты. Ваш начальник не прощает невнимательности, которая вам свойственна.
• Не торопитесь и не требуйте мгновенного ответа. Для вас естественна быстрота реакции, а вашего начальника поспешность раздражает.
Если вы «I», а ваш начальник…
□ «D»
• Больше внимания уделяйте финансовым результатам вашей работы. Для вашего начальника это мерило вашей компетентности, хотя для вас в работе приоритетны другие вещи.
• Чаще советуйтесь со своим начальником. Но при этом будьте кратки и сдержанны, говорите строго по делу.
□ «I»
• Не тяните одеяло на себя, позвольте вашему начальнику всегда быть в центре внимания. Для вас обоих это очень важно, но лично вам не менее важно иметь хорошие отношения с боссом!
• Предлагайте креативные, нестандартные пути решения вопросов, начальник это оценит.
□ «S»
• Не торопитесь, не перескакивайте через ступеньки, объясняйте все тщательно и пошагово. Динамика вашего начальника значительно ниже вашей.
• Будьте аккуратны и внимательны к деталям, перепроверяйте результаты своей работы и следите за сроками. Для вашего начальника надежность сотрудника является приоритетным качеством.
□ «С»
• Тщательно перепроверяйте все данные, цифры и факты. Ваш начальник не прощает невнимательности, которая вам свойственна.
• Не торопитесь и не требуйте мгновенного ответа. Для вас естественна быстрота реакции, а вашего начальника поспешность раздражает.
Если вы «S», а ваш начальник…
□ «D»
• Постарайтесь найти у себя вторую скорость. Более всего вашего начальника раздражает медлительность.
• Меньше говорите со своим начальником о нуждах людей и их эмоциях. Ему это неинтересно.
□ «I»
• Постарайтесь найти у себя вторую скорость. Более всего вашего начальника раздражает медлительность.
• Не акцентируйте внимание на вопросах безопасности. Ваш начальник все равно вас не поймет.
□ «S»
• Вам обоим свойственно избегать инициативы в общении. Вам это нужнее, поэтому проявляйте инициативу, договаривайтесь о встречах, задавайте вопросы.
• Вам обоим свойственно обходить острые вопросы и использовать обтекаемые формулировки. Чтобы наладить взаимопонимание, вам следует более четко выражать ваши мысли и намерения.
□ «С»
• Начальник вряд ли будет торопить вас, но вам придется отвечать за срыв сроков выполнения работы.
• Меньше говорите со своим начальником о нуждах людей и их эмоциях. Ему это неинтересно.
Если вы «С», а ваш начальник…
□ «D»
• Постарайтесь найти у себя вторую скорость. Более всего вашего начальника раздражает медлительность.
• Не перегружайте начальника цифрами и фактами, ему нужно лишь краткое резюме вашего исследования.
□ «I»
• Постарайтесь найти у себя вторую скорость. Более всего вашего начальника раздражает медлительность.
• Уделяйте больше внимания личности начальника. Вас мало интересуют люди, а для него люди – это главное.
□ «S»
• Начальник вряд ли будет торопить вас, но вам придется отвечать за срыв сроков выполнения работы.
• Избегайте пренебрежительных и резких комментариев о других людях. Начальник в отличие от вас очень бережно относится к чувствам других людей.
□ «С»
• Есть опасность, что вы и начальник закопаетесь в деталях и цифрах в ущерб результатам работы.
• Начальник вряд ли будет торопить вас, но вам придется отвечать за срыв сроков выполнения работы.
Далее я бы прикинул типы мотивации у заказчика по Герчикову:
1. Инструментал
- Отличительные черты: от работы ожидает прежде всего, чтобы она приносила хороший доход; стремится самостоятельно обеспечить свою жизнь.
- Уровень квалификации: часто средний.
- Уровень ответственности: средний. При наличии денежной мотивации может быть довольно ответственным исполнителем.
- Предпочтения в работе: инструментал рассматривает работу исключительно как источник заработка. Если его работа будет высоко оплачиваться, он и выполнять ее будет хорошо, какой бы сложной она не была.
- Отношение к деньгам: ожидает сдельной зарплаты, которая будет зависеть от достигнутых результатов работы.
- Как мотивировать: конечно же, деньгами! Возможна предметная мотивация (покупка или аренда жилья, автомобиля); если возникает необходимость к применению антистимулов, то они должны быть так же связаны с деньгами (например, штрафы).
2. Профессионал
- Отличительные черты: стремление к самовыражению. Профессионал готов без конца доказывать себе и другим, что он лучший.
- Уровень квалификации: высокий, он действительно становится профессионалом в своем деле.
- Уровень ответственности: достаточно высокий. Характерна самостоятельность.
- Предпочтения в работе: творческая работа с возможностью самовыражения. Профессионала интересует содержание работы, которую он выполняет. Если работа его не заинтересует, он не
- согласится взяться за нее ни за какие деньги.
- Отношение к деньгам: оплата труда, с учетом различий в квалификации.
- Как мотивировать: общественное признание, как лучшего в своей сфере; карьерный рост; улучшение условий труда, оплата обучения и повышения квалификации.
3. Патриот
- Отличительные черты: осознание своей незаменимости; стремление к участию в важных для компании делах.
- Уровень квалификации: средний или высокий.
- Уровень ответственности: патриот примет на себя дополнительную ответственность, если осознает всю важность дела для организации.
- Предпочтения в работе: так же и здесь – он возьмется за любую работу, если у него будет достаточно мотивации.
- Отношение к деньгам: небольшие денежные компенсации, наряду с признанием заслуг.
- Как мотивировать: для патриота главное - общественное признание (различные общественные вознаграждения и похвалы), благодарность от руководства; его социальный статус.
4. Хозяин
- Отличительные черты: выполняет работу с максимальной самоотдачей. Не требует постоянного контроля. Очень эффективный тип.
- Уровень квалификации: высокий.
- Уровень ответственности: высокий; полностью принимает на себя ответственность за выполняемую работу.
- Предпочтения в работе: нет особых предпочтений в какой-то работе. Однако больше мотивирует предпринимательская деятельность.
- Отношение к деньгам: деньги для такого типа – не самое важное, так как для него важнеерезультат. Предпочтительная форма оплаты – по результатам проделанной работы.
- Как мотивировать: самой большой мотивацией для хозяина служит участие в совладении и
- управлении, способствование карьерному росту. Такой тип не нуждается в наказаниях и указаниях. А слишком явное проявление заботы может даже обидеть его.31
5. Избегательный (Люмпензированный)
- Отличительные черты: стремление избежать неприятных для себя обстоятельств, как правило, работа также входит в число этих обстоятельств.
- Уровень квалификации: ниже среднего. Нет стремления к повышению квалификации.
- Уровень ответственности: невысокий; стремится переложить ее на кого-то другого. Зависим от руководителя. Стремится к минимизации усилий.
- Предпочтения в работе: особых предпочтений нет. Преимущество этого типа в том, что ему можно поручить такую работу, на которую другие вряд ли согласятся, лишь бы заплатили за нее оговоренную сумму.
- Отношение к деньгам: такой сотрудник ожидает прежде всего стабильной гарантированной зарплаты (окладной части). Иногда, согласен на низкую оплату при условии, чтобы другие не
- получали больше.
- Как мотивировать: проявлять заботу о работнике (предоставляя различные льготы и компенсации); предметная мотивация (покупка или аренда жилья, автомобиля); антистимулы
- (наказания, штрафы).
Тип личности - построение тактики переговоров, обсуждений, поведения, чтобы заказчику было комфортно с вами работать, чтобы он не испытывал дискомфорт, чтобы он смог вам доверять и стал вашим адвокатом в своей организации.
Что нам это дает?
Тип мотивации - дает понимание, чем можно аккуратно манипулировать и какими струнами можно играть. Например, у Люмпена - страхами лишения премии, если вы выявили кучу проблем в ТЗ, у профессионала - приглашать его на обсуждения со своей командой, Патриота - хвалить, какой он классный.
Вкупе - это вам даст некоторый возможности при исполнения контракта, поможет выйти из неприятных ситуаций.
Чтобы я еще добавил из мотивации:
- Не нарваться на штрафы - высокая степень
- Не нарваться на ревизоров - высокая степень
- Не нарваться на прокуратуру, фсб и другие на другие приятные организации - высокая степень
- Освоить бюджет - высокая степень
- Закрыть некоторые нужды - низкая степень
- Успеть контракт в срок, чтобы избежать возни с пени, штрафами - средняя степень
- Успеть закрыть контракт в срок, если контракт выполняется для какого-то события - высокая степень
Парочку советов по взаимодействию с заказчиком:
- Понять кто реально принимает решение и кто влияет на принятие решения (!!!)
- Вокруг них и для них и строить работу
- Соблюдайте сроки, выполняйте обещания
- Предлагайте решения проблем и сообщайте о проблемах заранее (работа с ожиданиями)
- Делайте чуть чуть больше, чтобы казалось, что даете допценность
- Никогда ничего не делайте просто так, чтобы избежать ситуации, когда вам сели на шею
- Действуйте по контракту, прочитайте его внимательно и задайте вопросы, чтобы не было потом неожиданных сюрпризов со штрафами
- Ведите сразу официальную переписку, чтобы не казалось потом, что вы начали подготовку к суду.
- Держите заказчика в курсе работ
2. Переговоры с госслужащими: плюсы и минусы официальной переписки
Особенности переговоров
Госслужащие часто действуют в рамках строгих регламентов, что ограничивает их гибкость.
Официальная переписка — это способ фиксации договоренностей, но она может замедлять процесс.
Переписку важно вести, как указано в контракте, чтобы суд ее принял.
Советую начинать официальную переписку с момента подписания контракта, чтобы приучить заказчика к такому способу связи и если вдруг понадобиться организовать досудебную работу, у вас будет весь материал для этого.
Дорожная карта подготовки к переговорам:
Всегда готовьтесь!
- В какой точки я нахожусь, что у меня есть? (изучить оппонента, знать что он хочет, его интересы, какое у него мнение обо мне, что для него важно и т.д., можно подготовить таблицу мои минусы и плюсы, чтобы понимать свои сильные и слабые стороны на переговорах)
- Куда я хочу прийти? (Когда знаете вашу цель, вас трудно сбить с пути)
- Цель достижима?
- Составить тактику переговоров - здесь я набрасываю приемы, которые можно было бы применить ()
- Что меня устроит? (тут важно определить красную черту, всегда иметь несколько предложений)
- Что делать, если апрувнули решение? (подготовить мини план дальнейших действий и рассказать оппоненту)
- Что будете делать, если не апрувнули решение (это очень важно понимать, поскольку если начнутся манипуляции, вы должны понимать на что готовы пойти, угрозы - разорвать контракт нужно оценить предварительно)
Плюсы официальной переписки
- Вы получаете письменное подтверждение, которым можно потом оперировать на переговорах, в суде;
- Вы перекладываете риск принятия неверных решений на заказчика;
- Для суда вы показываете себя как ответственного исполнителя и показываете прозрачность процессов;
-При подготовке ответа, заставляете заказчика продумывать ответ;
- В случае разногласий можете показать документ, что устранит потенциальный конфликт;
Минусы официальной переписки
- Заставляете работать заказчика, который и так перегружен работой;
- Если не начать сразу переписку, а начать когда появятся проблемы, то все поймут, что готовитесь к досудебному делопроизводству и стелите соломку - отношение будет такое же;
- Медленный процесс - если срочный вопрос, то письменный ответ вы не получите в ближайшие время, только если не будут применены какие-то рычаги влияния;
- Ограниченная гибкость: сложно обсуждать нестандартные решения, в таком случае я бы предложил собирать мит или встречу, фиксировать в резюме и подписывать договоренности комиссионно;
- Риск формализма: переписка может стать бюрократической процедурой, чтобы она такой не стала - одно письмо - один вопрос, максимум два.
Есть обстоятельства когда подрядчик оповестить заказчика о проблемах - статьи Гражданского кодекса
Случаи, когда обязательно нужно вести официальную переписку:
- согласование решение по ТЗ;
- спорные вопросы;
- вам не предоставляют в срок документацию;
- счета, акты на приемку выполненных работ
Стратегии ведения переговоров
- Перед переговорами изучите требования 44 ФЗ, законодательства, КОНТРАКТА, чтобы понять в какой точку вы находитесь и какие есть возможные решения - потому что к заказчику нужно приходить именно с решением, а не перекладывать на него ответственность;
- Определите тип личности оппонента и стройте стратегию переговоров от этого знания;
- Сочетайте официальную переписку с личными встречами или звонками.
- Используйте переписку для фиксации ключевых моментов, а не для обсуждения деталей;
- Будьте готовы к компромиссам, но НЕ всегда фиксируйте их письменно (со своей стороны);
Госзаказчик ограничен законом, ему все равно, что вы просчитались на 50% стоимости контракта, все что ему надо - это чтобы рабочий день закончился и его не вздрючили.
Поэтому идеальный подход, чтобы договориться, это продумать решение, которое соответствует закону, заказчика не вздрючат, у него не будет проблем и желательно, чтобы заказчику ничего не требовалось делать.
3. Улаживание конфликтов при работе с госзаказчиком
Общие советы:
Нужно сразу мягко показывать границы работы (личные границы).
Менеджеру нужно работать над отношениями с заказчиком, дойти до личных тем, найти точки соприкосновения, подружиться с ним.
Типы конфликтов
- Организационные: несоответствие сроков, объемов работ, качества.
- Коммуникационные: недопонимание, различие в ожиданиях.
- Юридические: трактовка условий контракта, изменение ТЗ.
- Личностные: не сошлись взглядами на жизнь.
Стратегии решения конфликтов
Разобраться в какой плоскости лежит конфликт: эмоциональной или рациональной.
При подозрении конфликтной ситуации, заходить в нее и разрешать - при успехе это вас сблизит с заказчиком и не даст уйти в точку не возврата.
- Проактивность: выявляйте потенциальные конфликты на ранних этапах, сообщайте об этом заказчику.
- Эмпатия: старайтесь понять позицию заказчика и его ограничения, но если не получается, то нужно разговаривать, выслушать и донести свою картину мира, чтобы произошла синхронизация;
- Компромисс: предлагайте решения, которые учитывают интересы обеих сторон.
- Документирование: фиксируйте все договоренности, чтобы избежать повторных конфликтов.
4. Манипуляции в работе с госзаказчиком
Манипуляций со стороны исполнителя - не должно быть вообще!
Манипуляции со стороны заказчика
- Давление сроками: требование ускорить работы без изменения условий.
- Расширение объема работ: попытки добавить задачи без увеличения бюджета.
- Использование бюрократии: затягивание согласований или оплат.
- Угрозы усиленной приемки работы;
- Обещание, что в будущем будет еще работа, а щас сделайте дешевле или чуть больше;
-Перед подписанием контракта, говорят что нашли дешевле подрядчика (это если не через аукцион происходит подписание контракта);
- Заказчик обнаруживает ошибки в ТЗ, и за счет размытости формулировок, пытается подсунуть все немыслимые работы;
Манипуляции со стороны подрядчика
- Завышение сложности работ: попытка увеличить бюджет;
- Сокрытие проблем: умалчивание о рисках или ошибках;
- Использование незнания заказчика: предложение излишне сложных решений;
- Затягивание сроков выполнения работ, с целью получить нужные условия;
- Понимание своей незаменимост, вследствие чего происходит выкручивание рук заказчику;
Как противостоять манипуляциям
- Если это юридическая плоскость, то юристу нужно оценить риски, возможного наступления данного события и начинать стелить соломку;
- Выйти на диалог с заказчик и вскрыть манипуляцию, прямо задать вопрос, какова его цель и что он хочет;
- Будьте прозрачны: предоставляйте полную информацию о ходе работ.
- Фиксируйте все договоренности на бумаге: это снижает риск манипуляций.
-Собирайте информацию о заказчике, его проколы и что можно использовать в переговорах как рычаг воздействия, если понадобится;
- Используйте аргументы: опирайтесь на факты и данные, а не эмоции.
5. Управление изменениями в гос. контрактах при жестко зафиксированном ТЗ
Почему изменения сложны
- Жесткие требования 44-ФЗ: любое изменение требует подписание дополнительного соглашения;
- Риск проверок: изменения могут привлечь внимание контролирующих органов.
- В 44-ФЗ есть ограничения по внесению изменений в госконтракт - статья 95
Стратегии управления изменениями:
- вы можете изменить ТЗ только в рамках требований статьи 95, либо если есть дополнительные разрешения указанные в законодательстве;
- Доказывайте необходимость изменений: предоставляйте аргументы, почему изменения улучшат результат.
- Предлагайте альтернативы: покажите, как можно достичь цели без существенных изменений ТЗ.
- Используйте регламенты: опирайтесь на нормы 44-ФЗ, которые допускают изменения в определенных случаях.
- Создавайте резерв времени и бюджета: это позволит учесть возможные изменения.
Ключевые рекомендации:
1. Поймите мотивацию и тип личности заказчика.
2. Строго соблюдайте сроки и формальности.
3. Фиксируйте все договоренности письменно.
4. Готовьте себе соломку.
Рекомендованная литература:
DISK
1.Ирина Алексеевна Толмачева, ”14 правил руководства своим руководителем”
Переговоры:
- “Ненасильственнное общение” - Маршалл Розенберг
- “Переговоры с монстрами” - Игорь Рызов
- “Я манипулирую тобой” - Никита Непряхин
- “Кремлевская школа переговоров” - Игорь Рызов
- “Сначало скажиет - нет” - Джим Кэмп
- “Аргументируй это” - Никита Непряхин
- “Психология влияния” - Роберт Чалдини
Мой телеграм канал - о моей студии, жизни, менеджменте, умных мыслях (надеюсь), личной эффективности, юмор