Как провести аудит архива: пошаговое руководство с примерами из практики

Аудит архива — это системная проверка состояния документов, их хранения и учета.

Вот основные причины, почему он важен:

Например, в одной компании я обнаружила, что бухгалтерские документы хранились 10 лет вместо положенных 5. Это могло привести к штрафу до 300 тысяч рублей. Аудит помог вовремя выявить проблему.

В другой компании архив занимал целый этаж. После аудита мы выяснили, что 40% документов можно было уничтожить. Это позволило освободить помещение и сэкономить на аренде.

В третьем случае сотрудники тратили часы на поиск нужных документов. После аудита и внедрения электронного учета время поиска сократилось до нескольких минут.

Утечка или потеря документов может обойтись компании в миллионы. Аудит помогает выявить слабые места в системе хранения и устранить их.

Определите цели.

Например: сократить затраты на хранение, подготовиться к проверке или перейти на электронный архив.

Соберите команду.

Включите в неё юристов, IT-специалистов и сотрудников, которые работают с архивом.

Составьте план.

Определите, какие документы будут проверяться, какие критерии использовать и сколько времени займёт каждый этап.

Соберите все документы в одном месте. Это поможет понять, с чем вы имеете дело.

Классифицируйте документы. Разделите их по категориям: бухгалтерия, кадры, договоры и т.д.

Проверьте сроки хранения. Убедитесь, что документы хранятся не дольше положенного.

Оцените условия хранения. Например, в одной компании документы хранились в сыром подвале, что привело к их порче. После аудита архив отдали на аутсорсинг в нашу компанию.

Проверьте систему учета. Если поиск документа занимает больше 10 минут, систему нужно улучшать.

Оцените безопасность. Кто имеет доступ к архиву? Что будет в случае ЧП?

Зафиксируйте проблемы. Например: ненужные документы, нарушение сроков хранения, плохие условия.

Дайте рекомендации. Что делать с ненужными документами? Как улучшить условия хранения? Какие технологии внедрить?

Уничтожьте ненужное. Например, в одной компании после аудита уничтожили 10 тонн бумаг, что позволило освободить склад.

Улучшите условия хранения. Установите новые стеллажи, систему контроля доступа, наведите порядок или передайте на аутсорсинг

Обучите сотрудников. Проведите тренинг, чтобы все понимали, как работать с архивом по-новому.

Проблема: архив занимал два склада, поиск документов занимал часы.

Решение: после аудита часть документов оцифровали, а ненужные уничтожили. Это позволило освободить один склад и сократить время поиска до 5 минут.

2. IT-компания

Проблема: сотрудники не могли найти нужные документы из-за отсутствия системы учета.

Решение: внедрили электронный архив, что позволило упростить поиск и доступ к документам.

1. Проводите аудит регулярно. Рекомендуется делать это не реже одного раза в год.

2. Используйте технологии. Программы для учета документов помогут автоматизировать процесс.

3. Документируйте всё. Отчёты, акты, фото — всё это пригодится в случае проверки.

4. Не забывайте про людей. Объясните сотрудникам, зачем нужен аудит, и вовлеките их в процесс.

Аудит архива — это не просто проверка, а возможность сделать вашу компанию более эффективной и безопасной. Если подойти к процессу системно, результат не заставит себя ждать.

#аудит #архив #рекомендации

Автор

Анастасия Вагина

Эксперт в сфере электронных архивов