Как вести стратегию компании в таск-менеджере. Личный опыт Бруноям

Таск-менеджер или таск-трекер — программное решение для управления проектами. С его помощью удобно ставить задачи и отслеживать, насколько успешно и в срок они решаются. Мы в Бруноям часто пробуем разные подходы и технологии. Например, внедряли Scrum в процесс развития компании, об этом мы рассказывали в одной из предыдущих статей. Теперь хотим поделиться опытом стратегического планирования с помощью таск-трекера YouGile.

Два года назад мы отошли от долгосрочного планирования. Оно, безусловно, присутствует в компании, но в общих чертах, чтобы вся команда понимала основной вектор развития на два — три года.

Более подробную и точечную стратегию мы составляем на полгода. Почему именно такой временной отрезок? Мы пришли к нему методом проб и ошибок. Оказалось, что меньше шести месяцев — слишком маленький промежуток, некоторые проекты за такой период просто не сделать. Больше шести месяцев — наоборот, слишком много. Мир изменчив, как мы еще раз убедились в 2020-м, в новых обстоятельствах долгосрочный план устаревает, приходится его пересматривать и тратить на это много времени.

Все стратегии мы с нуля разрабатываем в таск-менеджере. Во-первых, такие сервисы обеспечивают наглядность, как если бы мы занимались планированием на реальной магнитной доске, прикрепляя к ней стики с задачами. Во-вторых, в таск-трекерах удобно редактировать проекты. «Магнитная доска» доступна всем участникам команды, из любой точки Земли они могут вносить правки, отмечать выполненные задачи и т.д.

Многие крупные сервисы сегодня на слуху, широко используются Trello, Wrike, YouTrack и другие. Но мы остановили свой выбор на YouGile. И вот почему:

С конца 2019 года мы успели подготовить три стратегии и недавно разработали четвертую — «Онлайн.LevelUp». Как нетрудно догадаться по названию, она полностью направлена на развитие онлайн-направления, в том числе на работу с узнаваемостью компании.

Девять лет мы учим людей в очном формате в Петербурге. Офлайн-курсы с нами, с ними все хорошо, система отлажена и работает (об очном обучении в 2021 году подробнее в следующем материале), но сейчас мы хотим полностью сосредоточиться на онлайне. И для достижения цели, как и в предыдущих трех случаях, будем использовать систему управления проектами.

Дано:

Процесс работы: Стратегию разбиваем на проекты. Выглядят они как колонки в трекере. Каждый проект имеет четкую цель, KPI, и совсем нечеткий порядок действий. Цель и цифры мы фиксируем во вкладке «Описание», как это показано на скриншоте ниже. Порядок действий прописываем во вкладке «Подзадачи». Все проекты гибкие и многократно меняются, поэтому на подзадачи при создании стратегии мы не выделяем много времени, формируем их позже перед спринтами.

Например, один из основных проектов этой стратегии — Новые курсы. Имеет два четких параметра:

Или чуть более простая цель у проекта по блогу, где нужно суммарно получить 150 000 просмотров на всех статьях.

Важно: у любого проекта есть ответственный, он же product owner — человек, активно продвигающий свой проект на каждом новом спринте, он знает все этапы, которые приведут к нужному результату. Если на спринте продакт с пеной у рта не отстаивает свой проект, что-то идет не так. 😁

К четвертой стратегии команда Бруноям разрослась, поэтому нам было важно расписать стратегию так, чтобы любому человеку (даже со стороны) было ясно, как собирается действовать команда в ближайшие полгода. Понятный интерфейс и функционал снова нам в этом очень помогли. Вся информация по проекту, важные файлы заносятся в таск-трекер. Можно увидеть актуальное состояние задач, а не бежать за уточнениями к product owner или исполнителям.

Раз в две недели, перед новыми спринтами, мы проводим митинг для всей команды. На встрече обсуждаем проекты: чего удалось добиться за 14 дней, какие задачи зависли, какие обстоятельства изменились и т.д. Тут важно провести встречу максимально компактно и по делу. По результатам нашего общения мы меняем приоритетное расположение проектов в YouGile, какие-то можем закрыть, в какие-то добавить новые задачи с интересными предложениями, а также наводим порядок в подзадачах каждого проекта. Все участники команды видят объем работы на ближайшее время и идут планировать спринт по своим направлениям.

Стратегия получается максимально гибкой, в каждом спринте мы можем выделять приоритетные проекты, опираясь на реальность текущего положения. Вся команда понимает, что происходит, а новый сотрудник за пару встреч начинает понимать вектор развития компании и полностью вовлекается в процесс.