Как организовать летний корпоратив в кемпинге с палатками: опыт digital-агентства IBRUSH
Вот уже четыре года подряд мы всей командой IBRUSH гоняем на Волгу на три дня и считаем, что это один из самых крутых челленджей, который многое говорит о компании. Хотим поделиться своим опытом в части организации, чтобы граблей было меньше, а палаточных тусовок больше.
Многие компании, которые ценят сотрудников и чтут корпоративную культуру, каждое лето мучаются вопросом «что делать?». Лето ассоциируется с природой и отдыхом, поэтому рестораны, лофты и прочие «комнатные» истории становятся неинтересны.
Зачем мы 4-ый раз подряд едем в палаточный лагерь
У нас распределенная команда из разных городов России. И выезд – этот тот самый прекрасный повод встретиться всем лично в максимально расслабленном офлайне. Мы всячески поддерживаем, чтобы с сотрудниками ехали их семьи. Так их самые близкие люди понимают, где работает их половинка, кто ее окружает и как строится коммуникация внутри. Тут очень в тему пословица, что ночная кукушка дневную перекукует. Плюс это отличная возможность провести несколько дней со своей семьей на природе. В общем, одни плюсы, как показывает наша практика. Нет, мы не боимся, что коллеги не смогут расслабиться в компании своих спутников. Получается совсем наоборот, потому что они могут нарасслабляться от души, зная, что о них позаботятся, и они сто процентов проснуться в своей палатке, а не где-то еще.
Поведение человека в условиях палаточного лагеря и организации его жизнедеятельности очень сильно коррелируется с его подходом к работе. Чем больше человек включен в этот процесс, предлагает решения, выстраивает процессы, реагирует на проблемы, тем выше шанс, что именно так же он подойдет к своей работе в компании.
В чем отличие от самостоятельной компании
Когда мы собираемся с друзьями на природу, то, как правило, каждый несет ответственность не только за себя, но и почти за все этапы организации процесса. Но корпоратив подразумевает, что все это на себя берут несколько ответственных человек в компании, а остальные помогают по желанию/возможности. Поэтому нужно быть готовыми, что все вопросы «куда я еду? зачем я еду? я забыл запасные вещи и голову?» и тому подобное будут адресованы тем самым ответственным людям и у них всегда должен быть на все ответ. Как правило, у нас едут 30-40 человек, а за организацию отвечают трое-четверо. Среди них обязательно есть тот, кто имеет опыт проживания в палатке и знает всю подноготную этого мероприятия. То есть некий прошаренный консультант, который координирует процесс подготовки и самого выезда.
Помимо этого у нас самое активное участие принимают HR и офис-менеджер.
HR отвечает за выяснение:
- кто едет;
- с кем едет;
- откуда едет;
- как едет (машина/самолет/автобус);
- что у человека есть из снаряжения;
- предпочтения в еде/напитках;
- активности, мерч;
- сбор команд приготовления еды (об этом чуть ниже подробнее расскажем).
Офис-менеджер:
- подсчитывает количество продуктов;
заказывает продукты;
- арендует снаряжение и проверяет его на пригодность;
- организует логистику (покупает билеты, отправляет всем информацию о логистике и тайминге).
Как выбрать даты
Никак. По нашему опыту может быть все. Организовывать мероприятие нужно сильно заранее, поэтому предугадать погоду невозможно. Тут надеемся на удачу и берем с собой дождевики с резиновыми сапогами.
Место
Четыре года мы отдыхаем в кемпинге в Тверской области. Там есть колодцы с питьевой водой, туалеты и вывоз мусора. Это важно, так как это не матерые походники, а сотрудники компании и стоит ехать в облагороженное место. Выбирайте лучше сосновый лес, так как он светлее, удобнее для палаточного лагеря, да и вообще сосновый воздух несет массу полезностей для организма. Еще один важный плюс этого места – Волга с пологим песчаным входом. А значит это: купание, лодка и рыбалка – дополнительные развлечения и плюшки.
Чек-лист по выбору места:
- наличие удобств в виде питьевой воды и туалетов;
- удобство заезда для машин и микроавтобусов;
- разреженный лес для установки палаточного лагеря;
- водоем как большой плюс.
Еще одно преимущество нашего места – достопримечательность затопленная колокольня, которая выглядит вечером с воды просто невероятно.
Важный лайфхак!
Место надо бронировать заранее. Если вы приедете в пт утром, то скорее всего лагерь на 40 человек разбить уже не получится. Поэтому у нас есть пара-тройка Робинзонов, которые приезжают в четверг, занимают место с помощью сигнальной ленты и ждут всех.
Транспорт и логистика
У нас есть коллеги из разных городов России, поэтому логистикой нужно заниматься и продумывать.
Что мы делаем:
- Находим точку, откуда все вместе будем добираться до места. В нашем случае это Ярославский вокзал, откуда едет электричка до Сергиева Посада. Так мы экономим час, а то и два на дороге без пробок, как если бы ехали из Москвы.
- С вокзала Сергиева-Посада заказываем заранее микро-автобус, который везет нас непосредственно до точки лагеря.
- Планируем дорогу удаленных сотрудников так, чтобы они оказались в Москве примерно в одно и то же время и добрались до электрички. То есть заказываем билеты на самолет или на поезд в зависимости от пожеланий коллег.
Обратная дорога выглядит так же. В определенное время за нами приезжает тот же автобус и везет на вокзал Сергиева-Посада.
Снаряжение
У каждого человека должны быть обязательно:
- палатка;
- пенка;
- матрас;
- спальный мешок;
- стул;
- фонарик;
- дождевик.
Тем, у кого нет своего снаряжения, мы все арендуем. Благо таких прокатных компаний очень много. Берем двуспальные палатки и стулья с подлокотниками и спинками. Остальное в принципе стандартно.
Важно при приеме арендованного снаряжения проверить все матрасы и фонарики. Потому что, как правило, процентов 10-20% матрасов могут спускать, а фонарики быть с севшими батарейками.
Мы за то, чтобы спать на матрасах, так как погода – штука непредсказуемая, а отправлять потом половину команды на больничный желания нет никакого.
Что должно быть в лагере:
- Тент-палатка для кухни. Туда складываем продукты, чтобы они не валялись по всему лагерю.
- Столы. Желательно штуки 2-3.
- Посуда, включая большие сковороды, казаны и котелки, чтобы можно было в них приготовить еду на всех сразу.
- Газовая горелка/плитка с запасом газовых баллонов, чтобы не мучаться утром с разведением костра, а быстро приготовить на плитке омлет или тому подобное.
- Насос для матрасов.
- Моющие средства для посуды.
- Аптечка.
- Дрова (найти в лесу их не всегда возможно, так как сухостоя в округе может не оказаться).
- Чайник для костра или самовар (он сильно добавляет антуража).
Питание
Мы считаем примерное число приемов пищи и придумываем, что будем готовить.
Примерно так:
Завтрак: омлет, сосиски, бутерброды
Обед: гречка с тушенкой, уха, макароны по-флотски
Ужин: шашлык и овощи на мангале
Помимо этого чипсы, семечки (идут на ура), орешки, соусы, напитки (вода в 5-литровых бутылках, соки, кола).
В соответствии с меню мы формируем список заказа продуктов в каком-нибудь сервисе доставки.
Шашлык/мясо/курицу и скоропортящиеся продукты покупаем по дороге к месту. Кладем их в термосумки и до следующего вечера они сохраняют достаточную свежесть, чтобы их съесть.
Уха – это либо везение, либо кто-то едет в ближайший магазин покупать свежую рыбу. В этом году нам удалось поймать сома, что называется, на зорьке, благодаря нескольким сотрудникам, решившим искупаться в 4 утра. А те, кто их сторожил на берегу и следил, чтобы вернулось из реки столько же человек, сколько туда отправилось, пытались спасти купальщиков от крючков закинутых удочек и резво вытащили сома. Так что берите на заметку, как поймать рыбу для ухи.
Про алкоголь…он был )) тут советовать – дело неблагодарное, поэтому просто ориентируйтесь на свои предпочтения и опыт распития.
Касательно приготовления еды мы нашли отличный вариант. Чтобы не получалось так, что кто-то постоянно «у плиты», а кто-то отдыхает, каждый прием пищи у нас заранее закреплен за группой людей. И они ответственны за то, чтобы мы не остались голодными и вовремя поели. В итоге получается очень честно и всех устраивает.
Активности
У нас нет обязательных мероприятий. Мы выбрали ненапряжный формат без обязаловки. Кому-то это нравится, кто-то хотел бы более организованных активностей. Может, в следующем году мы это изменим.
А еще мы делали переводные татухи в качестве мерча. Они трогательные и очень внутренние. Например, «Леха, дай краба!» имеет скрытый смысл. Потому что у нашего Лехи дома живет синий краб!
Немного впечатлений коллег
Андрей, lead-дизайнер:
«Очень понравилось общаться с теми, с кем успел, очень не понравилось, что не успел со многими. Само собой, надо в следующий раз на полноценное количество дней, чтобы прочувствовать атмосферу.
Про еду/организацию/логистику не пишу, потому что все было идеально.
Не хватает на территории душа, самого простого, но если он будет – будет супер.
Катя, офис-менеджер:
«Очень классное место. Я не ожидала, что там будет так красиво. Понравилось, как мы ходили смотреть оленей и кормить белок арахисом. Понравилось, как мы играли в свинтус, даже когда уже поджимало время))
Было также здорово познакомиться с близкими людьми наших коллег, все оказались очень приятными и интересными людьми.
Единственный минус - время пролетело, но это, наверное, пить надо меньше)
п.с. я безумно рада, что все везде успели (почти), всем хватило еды, инвентаря и все такое, потому что мы с Дашей очень старались все предусмотреть».
Катя, дизайнер:
«Мне всё понравилось, особенно первый вечер, на второй как-то было видно, что подустали все. Чуть не хватило общего интерактива (посвящения, например). Место супер, с погодой повезло, люди прелестные)».
Даша, HR:
«Мне все оч понравилось, в последний день хотелось остаться на еще одну смену ))
А еще хочется теперь работать в офисе и общаться вживую, а так же видеться с удаленщиками хотя бы раз в месяц.
Место сказочное, олени топ, гитара и самовар, поездка на лодке и игры в свинтуса и контакт — просто огонь))
Из минусов: я пожелаю себе в следующий раз переживать меньше за готовку, логистику и развлечения и расслабиться. Хотя я просто пожелаю себе побольше пить, и тогда все решится само собой».
Карина, проджект-менеджер:
«Место в этом году лучше. Хорошо, что взяли самовар. Очень здорово, что в этом году намного больше народа играет на гитаре. Отлично, что не было холодно (кто думает, что было - вы ошибаетесь). Хорошо, что разбили готовку на группы вновь. Плохо, что убили сома!»
Резюме
Попробуйте выезд с коллегами, и вы не пожалеете. А хотите попробовать с нами, приходите к нам работать и пишите об этом Даше на daria@ibrush.team
А еще у нас есть стикерпак для Telegram по мотивам выезда на Волгу.