Если хочешь сделать хорошо — сделай сам. Как мы психанули и придумали свой софт для работы по OKR-методологии
Привет! Я Алексей Сомов. В этой статье я расскажу, как нашу компанию из заказной разработки занесло в продукт и почему это нужно рынку.
Мы IT-компания. Занимаемся внедрением готового софта, CRM-систем, консультируем по продажам. Для одного из наших заказчиков понадобился софт для работы с OKR-методологией.
Немного справки
OKR — это способ управления проектами для синхронизации командных и индивидуальных целей. В результате каждый сотрудник понимает для себя: «Для чего мы тут все работаем и какой вклад в процесс вношу именно я».
Раз в неделю происходит Check-in — короткая встреча, где команда оценивает прогресс по цели. К Check-in каждый участник собирает информацию о статусе цели и ключевые результаты.
Наш клиент уже внедрил OKR в свой бизнес, но все вел на бумаге и в Excel. Задача была не конкретная - подобрать классный софт, который ускорит команду. И мы пошли выбирать из того, что есть на рынке решений для OKR. Признаюсь, на этом этапе нам даже в голову не приходило придумать свой продукт.
Мы отобрали из всего, что было, один софт, внедрили, но… чуда не произошло.
Что пошло не так
В этом решении было слишком много функций, которые усложняли работу с приложением. Клиент не разобрался в них на 100%, по факту использовал только 20% возможностей. Плюс софт на английском языке у коллег вызывал сложности.
Через три месяца мы подвели итоги и поняли, что глобально ничего не изменилось. Мы видели, что сотрудникам сложно работать с приложением, находить в нем свои цели. Из-за этого не все добросовестно вносили данные, поэтому Check-in приходилось переносить, а встречи затягивались.
Мы замерили, что в среднем сотрудник тратил 10 минут на то, чтобы обновить свои данные. Софт замедлял команду, поэтому мы приняли решение не мучить их и временно вернуться в Excel. Тем временем мы собрали все вводные и поняли, что нам их не хватает. Решили пойти по правильному пути и…
Провели Customer development
Мы пообщались с компаниями, которые используют OKR. В нашу выборку попали 30 фирм, которые внедряли OKR самостоятельно. Среди них строители, IT, торговля — у нас была возможность понять, как обстоят дела в разных нишах.
И мы поговорили с профессиональными игроками, которые внедряют OKR: ScrumTrek, OKR Academy.
Что мы выяснили
- Компании, которые внедряют OKR самостоятельно, подводят итоги редко, раз в 3, 6 и даже в 12 месяцев. Профессионалы рынка устанавливают Check-in раз в 1-2 недели.
- Никто из компаний в нашей выборке, которые внедряли OKR-методологию самостоятельно, не использовали готовый софт. Они работали в Excel или в заметках. Одни сказали, что делают это на бумаге.
- Удалось узнать, что у тех, кто чекинится раз в неделю, есть сложности со своевременным внесением данных. Из-за этого даже срывались встречи. Но при этом они все равно достигают более высоких результатов.
Наши инсайты
- Если проводить Check-in редко, то становится слишком сложно следить за целями в динамике.
- Есть разница между внедрениями. Профессионалы рынка для достижения целей устанавливают Check-in довольно часто, в отличие от компаний, которые внедряют самостоятельно.
- Из-за редкого подведения результатов, нет смысла использовать инструменты. Какая разница, в чем работать, если смотришь туда раз в 6 месяцев.
- Основная проблема, с который мы столкнулись — отсутствие возможности оперативно, удобно и понятно вносить данные, чтобы действительно ускорять команды.
Инсайты помогли осознать нашу миссию — облегчить жизнь тем, кто использует OKR-методологию. Так мы поняли, что у нас нет выбора и придется создать классный софт самим. Мы хотели, чтобы ответственные за цели могли оперативно вносить данные и не забывали это делать. При этом нам не нужно конкурировать с Excel. В нашем примере переход с Excel на готовый софт только усложняет работу. Мы собрали все инсайты, идеи, мысли и ушли в разработку.
Что в итоге получилось. Познакомлю с продуктом.
Мы создали три сценария взаимодействия с приложением:
Telegram-бот. Для того, чтобы Check-in проходил вовремя и занимал мало времени, мы создали бота, который сам приходит к пользователю и собирает данные. Бот общается с вами в духе: «Слушай, у тебя есть цель. Кажется, пора подвести итог». Вы ему отвечаете, и он вносит и визуализирует данные в кабинете. А если не отвечаете, напомнит о себе.
Личный кабинет с хранилищем целей
Удобный Check-in
Здесь мы не стали изобретали велосипед — это стандартный кабинет для работы с целями.
Google sheets. Для тех, кто любит Excel, мы сделали возможность выгружать данные в Google Sheets. Интеграция занимает несколько кликов.
Мы запустили пилот и вот что у нас получилось
Сотрудники поделились на три лагеря, каждый выбрал свой инструмент для работы с методологией. В штате более ста человек, поэтому выборка достоверная.
До внедрения 15-20% показателей для Check-in не вносилось, сотрудники тратили 10 минут на обновление данных. Через 2 месяца использования — 0% не внесенных показателей, на обновление уходит 2 минуты.
Что в планах
- Добавить функцию рекомендаций. Так мы заранее предупредим проблемы и напомним сотруднику, что он не успевает достигнуть цели.
- Создать дерево целей. Пользователи смогут добавлять цели, связывать в структуру по вертикали и горизонтали, задавать иерархию. Плюс мы работаем над фильтрами, чтобы облегчить поиск нужной информации на дереве.