Как планировать свой день и уйти от “Я занят!”
Наступает тот самый момент, когда дела обрушиваются лавиной, а вы не понимаете, за что взяться в первую очередь. В таких случаях очень результативным бывает планирование краткосрочных дел при помощи вышеупомянутый матрицы!
Весь смысл сводится к правильной сортировке задач на 4 категории:
1. «Важное и срочное» — все, что не терпит отлагательств, «горит» и обязательно к выполнению уже сейчас или «еще вчера».
2. «НЕ важное и срочное» — дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но только после выполнения всех дел из пункта №1. Иначе, получите много суеты и ощущение отсутствия результатов, так как дела из пункта №1 будут «гореть» еще сильнее.
3. «Важное и НЕ срочное» — все, что необходимо выполнить лично вам, но не обязательно сегодня. Однако, не откладывайте их слишком надолго, иначе они быстро перетекут в категорию №1.
4. «НЕ важное и НЕ срочное» — сюда попадают все задачи, которые «было бы не плохо сделать/узнать/посмотреть…», однако, их можно отложить или делегировать кому-то еще.
Матричный метод распределения задач стал популярен после выхода книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».
Чтобы составить свою матрицу по Стивену Кови:
- Выпишите задачи, которые сделали за неделю, и укажите затраченное время.
- Ответьте на вопросы:
- Эта задача действительно была такой срочной для меня?
- А точно ли она была для меня важной?
- Ее мог сделать только я или кто-то еще тоже?
Обратите внимание — не для Пети, не для Маши, а «для меня».
Квадрат 1 — срочные и важные
- взять проекты коллеги, которая заболела
- потушить пожар, потому что три часа до дедлайна
- сходить к стоматологу
Здесь собираются задачи, которые нельзя отложить.
Если задач больше всего в этом квадрате:
Хьюстон, у нас проблемы! Если заниматься только горящими задачами, в лучшем случае «скатитесь» в четвертый квадрат, в худшем — привет, выгорание.
Что делать:
Уменьшать количество задач в этом квадрате и проводить сверку с реальностью. Если такие задачи прилетают со скоростью бешеного единорога, подумайте, как ограничить этот поток. Поговорите с боссом, точно ли ему нужен полудохлый сотрудник или его все-таки можно разгрузить.
Квадрат 2 — несрочные и важные
- бассейн
- английский
- курс по повышению квалификации
Задачи этого квадрата не решают проблемы, но помогают достижению долгосрочных целей.
Если задач больше всего в этом квадрате:
Отлично, значит расходуете ресурсы правильно и скоро получите «дивиденды» от своих инвестиций.
Что делать:
Придерживайтесь этой стратегии.
Квадрат 3 — срочные и неважные
- проверка рабочих сообщений
- совещания
- наведение порядка на рабочем месте
Это все видимость «занятости», которая мешает работать на результат.
Если задач больше всего в этом квадрате:
Скорее всего, будете чувствовать себя молодцом от галочек done напротив каждого пункта, но ответьте на вопрос: «А новых знаний и навыков прибавилось за этот день?»
Что делать:
Делегируйте: наймите помощника, пригласите клинера, договоритесь с подрядчиком. Если это невозможно, то хотя бы поставьте на беззвучный все мессенджеры и научитесь говорить «нет». Полезный навык, кстати.
Квадрат 4 — несрочные и неважные
- перекладывание бумажек
- залипание в сериальчики
- серфинг в интернете
Это все «маньяки-убийцы времени», которые не несут пользы в долгосрочной перспективе.
Отвлекаться от работы и отдыхать — нужно.
Что делать:
Например, смартфоны умеют отслеживать экранное время и устанавливать лимиты — сделайте это и станет легче.