amoCRM и Гугл Календарь для организации работы выездных артистов

Оптимизация работы выездных артистов и менеджеров отдела продаж через amoCRM и Гугл Календарь. Кейс команды «СЕО-Импульс» по упрощению бизнес-процесса агентства детских праздников при организации и планировании выездных мероприятий. Создание и редактирование событий в Календарях Гугл через amoCRM.

В рамках внедрения amoCRM для компании «Детский Экспресс» мы столкнулись с проблемой. Клиент работает через Гугл Календари. Существуют несколько учетных записей Гугл, каждая из которых имеет несколько календарей. Каждый календарь должен видеть определенный исполнитель.

Необходимо, чтобы сделки на определенном этапе в воронке AMO создавали события в нужном календаре Гугл. События должны передаваться в определенную ячейку расписания с возможностью последующего редактирования. Каждый выездной специалист должен видеть только свои события без возможности редактирования. Для реализации задачи использовали готовый модуль «Google Calendar» от разработчика DCT. Аналогичных готовых решений в сети не нашли. Этот модуль можно скачать прямо в AMO с внешней оплатой.

Организация процесса по шагам:

1. Под каждого исполнителя (аниматора) созданы календари в нужных учетных записях Гугл. Таким образом, выездной артист видит только свои события.

2. В amoCRM через функционал списков создали исполнителей (артистов). Мы планировали связку, что артист имеет собственный календарь в Гугл.

3. Синхронизировали каждую учетную запись Google с учетной записью АМО, указали базовые настройки

4. Создали шаблон события, который отправляется в нужную учетную запись в нужный календарь. В событие передаем информацию из полей АМО: бюджет, возраст ребенка, программы праздника и т.д. На основе продолжительности занимаем нужную ячейку в расписании. Старт привязываем к началу праздника.

5. Создание события происходит в определенной учетной записи, которая зависит от выбранной локации в AMO. Локацию обязательно заполнять при переходе на этап продажи. Выбор календаря происходит на основе выбора артиста из карточки сделки (у каждого артиста свой календарь).

Вот так за несколько простых шагов мы существенно упростили работу компании, избегая лишнего дублирования информации в amoCRM и Гугл Календарь. При этом выездные специалисты видели только свои события.

Плюсы решения:

1. Низкая стоимость. Ежемесячная оплата за модуль Google Calendar менее 2 000 руб, все остальное мы сделали за счет AMO и календаря Гугл.

2. Безграничное количество учетных записей и календарей. При увеличении локаций или исполнителей легко масштабировать решение.

3. При изменении полей сделки меняется и событие в календаре. Это очень удобно при изменении даты или продолжительности события.

4. Безотказная работа. За месяц работы проблем с созданием событий не было выявлено.

Минусы решения:

1. На старте по модулю «Гугл Календарь» была не ясна документация по настройке, но техническая поддержка помогла и устранила недочеты.

2. Невозможность двухстороннего обновления. Изменения данных в Гугл Календаре не изменяет поля сделки в АМО.

Команда «СЕО-Импульс» постоянно интегрирует amoCRM в бизнес-процессы клиентов. Мы регулярно сталкиваемся с внедрением чат-ботов, сквозной аналитики и подобных решений в работу AMO. Данный кейс считаем хорошим примером для организации работы выездных специалистов и менеджеров по продажам через связку amoCRM и Гугл Календаря.