Как мы участвуем и побеждаем в тендерах (и как можете вы)
В прошлом материале мы подробно рассказали, как разобраться в тендерной документации, и не нарваться на невыгодный договор. В этом материале эксперты Монстарс — операционный директор Алексей Фабристов и специалист по тендерам Елена Фомина — делятся секретами успешного участия в торгах.
Ситуация на тендерном рынке
В марте текущего года аналитический центр РАМУ/АКАР/АРИР пролил свет на главные боли маркетинговых агентств от участия в тендерах. Согласно исследованию, более 60% респондентов жалуются на несоответствие бюджета качеству и срокам реализации проекта, 40% — на завышенные параметры задач, не соответствующих реальной стоимости услуг.
Большинство агентств (69%) сталкивались с низким уровнем профессиональной подготовки заказчиков. Столько же респондентов указали на проблему плохо сформулированных технических заданий. 35% опрошенных заявили об отсутствии регулярного взаимодействия по проекту при работе с заказчиками.
Из положительного — выросла доля агентств, которые не работали себе в убыток по тендерам, — с 28% в 2022 году до 41% в 2023-м. При этом совокупно 59% агентств понесли потери: из них 24% заявили, что это связано с политикой агентства, а 35% — с проблемой демпинга в тендерах.
А теперь давайте разберемся, как вашему агентству “рулить” в таком непростом контексте.
Кому доверить тендер: штатный специалист или аутсорс
Решите, что для вас удобнее — взять в штат тендерного специалиста или вывести эту задачу на аутсорс (для этого есть специализированные компании, онлайн-сервисы и просто сторонние специалисты).
«Если тендеров планируется не так много, можно обойтись аутсорсом. Мы в Монстарс тоже начинали с использования онлайн-сервисов, но достаточно быстро поняли, что хотим участвовать в гораздо большем количестве торгов. Так мы пришли к решению о найме штатного специалиста».
Главное преимущество штатного специалиста — оперативность и полная включенность в работу над вашими проектами. Аутсорс-специалист или онлайн-сервис непременно будет заниматься кем-то еще.
Еще один плюс — конфиденциальность. Конечно, всегда есть базовое доверие к тем, с кем вы работаете, хоть на аутсорсе, хоть внутри. Но к штатному сотруднику его гораздо больше.
Если у вас пока нет ни штатного, ни внешнего специалиста, координировать работу по тендерам может операционный директор или директор по работе с клиентами.
Как устроены торги
Рассмотрим, как выглядит алгоритм торгов — от отбора заявки и до финала.
«Все начинается с того, что мы обнаруживаем вроде бы интересный тендер. Наш специалист по тендерам делает краткую выжимку для руководства с информацией о клиенте, типе процедуры, сроке подачи, сроке оказания услуг, бюджете, если он прописан, требованиях к квалификации агентства и тому, что нужно подготовить в рамках тендера. Дальше руководство принимает решение об участии в тендере. Если идем, то назначается руководитель проекта, создается чат, проходит брифинг с руководителем, в рамках которого он посвящается в документацию. А затем готовится и подается предложение».
Важный элемент подготовительного этапа — коммуникация с заказчиком. В некоторых тендерах предусмотрен очный брифинг с клиентом, во время которого он расскажет про ключевые для него моменты. Брифинг может быть эксклюзивным — только с вашим агентством. Или же заказчик может собрать всех участников в один конференц-колл.
Бывает, что в рамках подготовки у агентства появляются уточняющие вопросы. Их можно задавать через форму обратной связи на сайте торговой площадки. Часто в документации указаны контакты ответственного лица, к которому можно обратиться.
«Следующий этап — отправка документов. После подачи либо объявляются результаты, либо происходит защита. Если говорить о защите, то главное — хорошо подготовиться к возможным вопросам со стороны заказчика и качественно выступить со своим предложением».
Как повысить свои шансы на победу
Помогут две вещи — тщательность и дотошность.
«Крайне важно четко соответствовать ТЗ. За время подготовки к участию в тендере мы проходимся по каждому пункту документации, проверяем, все ли мы учли и подготовили. Если где-то по требованию заказчика нужна запятая, то вам нужно поставить эту запятую. И так по всем пунктам».
Важно ориентироваться на критерии оценки предложения. Их может быть много, и они могут быть не только ценовыми, но и качественными.
«Степень важности показателя цены может составлять всего 10%, то есть заказчику важно, чтобы предложение было качественным. Это значит, что упор нужно делать именно на предложении. Если же цена “весит” 80-90%, то тогда надо понимать, какой ценник вы выставляете, мониторить рынок, стараться попасть в минимальную стоимость и так далее. В общем, необходимо четко ориентироваться на критерии оценки, прописанные в тендере».
Что делать после победы в тендере
Открывать шампанское и готовиться к тяжелой работе.