20 минут на контроль сотрудников — миф или реальность. Разбираемся на примере компании по аутсорсингу персонала.
Привет! Это «Квант», продолжаем делиться историями клиентов, которые успешно вышли из операционки и нашли время для личной жизни. В этот раз герой кейса — Евгений Галкин, владелец компании по аутсорсингу персонала. Всего за несколько месяцев ему удалось автоматизировать всю ручную работу, избавиться от задач, записанных на листах А4, и делегировать контроль за сотрудниками «супергероям». С чего начался длинный путь по систематизации — читайте в статье.
Пару слов о нас:
Мы помогаем предпринимателям избавиться от хаоса в компании и расти в доходах от 2 до 10 раз.
В нашей копилке уже более 700 предпринимателей, которым мы передали нашу методику по построению отделов и команды, системной работе с задачами и делегированию обязанностей.
Кто герой кейса?
Компания «Надёжный партнёр» занимается профессиональным подбором рабочего персонала с 2014 года. В штате — 14 человек.
Проблема заключалась в том, что всё управление командой и процессами велось в ручном формате: собственник хранил задачи в кипе листочков А4 и более пяти часов беспрерывно контролировал их выполнение. Конечно, сотрудники забывали про задачи и их сроки, а в воздухе вечно царило напряжение и витали вопросы от собственника: «Почему в срок не выполнено? Почему это не сделано? Почему сделано так, если я говорил вот так сделать?»
Основная задача: освободить время собственника и без опаски делегировать контроль за задачам профессионалам
Обучение по систематизации владелец компании начал с практикума «Импульс», где узнал, как работать с организационно-функциональной схемой, как писать регламенты не только ему, но и сотрудникам, как распоряжаться финансами, а самое главное — как ставить задачи так, чтобы они не терялись и выполнялись сотрудниками вовремя.
Следующим шагом было знакомство с приложением «Квант», в котором можно уже применять полученные знания из практикума.
Как выстроили план работ:
- Настроили корректную работу с задачами. Евгений сразу прописал 18 повторяющихся задач для финансовой части и бухгалтерии. Эти задачи начали бесперебойно выполняться без контроля владельца. На основе повторяющихся задач стали писать регламенты.
- Прописали регламенты. Сотрудники уже сами стали прописывать свои рабочие процессы: из 20 регламентов владелец написал только 6, причём 4 из них получил во время обучения.
- Автоматизировали повторяющиеся задачи. Сейчас рутина, которую легко можно упустить из виду, прописана в повторяющихся задачах. Например, оплатить серверы, которые используются, 1С, хостинг, домен. Оплатить аренду, коммунальные за офис, заказать воду, закупить канцтовары.
- Подключили «супергероя» — коммуникатора, который контролирует выполнение задач сотрудниками. Если срок задачи прошёл, коммуникатор позвонит или напишет, чтобы напомнить человеку о его обязанности выполнить задачу в срок либо прописать причину, почему она не была выполнена.
До «Кванта» владелец компании пытался внедрить «Битрикс» и хотел обязанности коммуникатора возложить на ассистента. Это не сработало, потому что в компании все друг друга знают. Если помощник подойдёт к руководителю, тот ему скажет: «Хорошо, хорошо», — и забудет сделать.
Какие результаты:
Если раньше на контроль всех задач у собственника уходило 5 часов из 8 рабочих, то после внедрения «Кванта» контроль занимает не больше 20 минут.
Теперь все задачи разложены по полочкам, а каждый сотрудник знает, чем он должен заниматься, чтобы показывать результаты работы в компании и помогать ей расти.
Хотите выйти из операционки и делегировать контроль обученным людям?
Запишитесь на бесплатную экскурсию Квант. Мы расскажем вам о том, как выстроить бизнес-процессы в команде так, чтобы сотрудников не приходилось постоянно контролировать.