CRM для автоматизации продаж и производства церковной продукции

Продажи буксовали, производство работало вразнобой, а менеджеры тратили время на рутину. В компании «Ноев Ковчег» понимали: нужна система, которая наведет порядок. За решением задачи обратились в digital-агентство «Веб-Центр». Рассказываем, как выстроили систему, которая связала отделы и убрала хаос.

«Ноев Ковчег» – производитель церковной продукции из дерева: резные иконостасы, киоты, престолы, аналои, стасидии и прочее убранство.

Компания работает с 2014 года, а география её работ включает в себя не только российские соборы, но и храмы Швейцарии и Италии.

Компания «Ноев Ковчег» обратилась в «Веб-Центр» для внедрения Битрикс24 и оптимизации бизнес-процессов. Перед нами поставили задачи:

Хотите автоматизировать бизнес, но не знаете, с чего начать? Оставьте заявку на бесплатную консультацию!

Мы провели внедрение CRM-системы в два этапа: предпроектное обследование (далее ППО) и само внедрение.

ППО нужно для того, чтобы детально изучить текущие процессы компании, определить подходящий функционал системы и разработать план внедрения.

Бизнес-аналитик составил схему текущих процессов отдела продаж, производства и работы с «проигранными» сделками.

На основе текущих схем бизнес-аналитик разработал схему внедрения процессов через инструменты Битрикс24.

Чтобы клиент понимал сколько времени потрачено на каждую задачу, менеджер проекта составил план внедрения. В нем указаны:

Внедрение начали с воронки для отдела продаж, так как это ключевой процесс, который влияет на весь цикл работы с клиентами.

Для работы отдела мы создали специальную воронку. В ней 6 рабочих этапов и 4 варианта завершения сделки.

Рабочие этапы:

Финальные этапы:

Чтобы менеджеры видели откуда пришла заявка, мы добавили в CRM все возможные источники.

После того, как клиент оставляет обращение, в воронке на этапе «Новая заявка» автоматически формируется сделка.

В сделку добавили поля для удобства работы менеджеров и аналитики клиентов руководителями.

Менеджер обрабатывает обращение на первом этапе и переводит его либо на «Потребность выявлена», либо на одну из финальных стадий отказа — в зависимости от ситуации.

На каждом этапе настроены автоматические действия, которые упрощают работу. Например, на стадии «Новая заявка» система создаёт задачу для менеджера: «Выявить потребность клиента». Если сделка остаётся на этой стадии больше одного дня, руководитель отдела продаж получает уведомление. Это помогает не упустить важные моменты и держать процесс под контролем.

На каждом этапе система автоматически добавляет комментарии с инструкциями для менеджеров. Они помогают понять, что нужно сделать на текущей стадии процесса.

Когда сделка достигает этапа «Производство», в смарт-процессе «Производство» создаётся новый элемент, а в карточке сделки появляется поле «Производство» с ссылкой на новый элемент.

На каждой стадии воронки продаж настроены автоматические действия. Они экономят время менеджеров и исключают ошибки, связанные с человеческим фактором.

Если на этапах от «Новая заявка» до «Выставил счет» клиент откладывает заказ на потом, то сделка попадает на этап «В инкубатор» и автоматически копируется в одноименную воронку.

70% рутинных задач можно автоматизировать! Давайте разберем, как CRM поможет вашему бизнесу работать быстрее и эффективнее. Оставьте заявку на консультацию и получите персональные рекомендации!

В этой воронке находятся «проигранные» сделки, где клиент отказался от покупки, но готов вернуться позже.

Мы настроили процесс так, чтобы через 30 дней сделка автоматически переходила на стадию «Обзвонить». Это гарантирует, что менеджер вовремя свяжется с клиентом.

На каждой стадии воронки настроены автоматические процессы. Например, при переходе на стадию «Обзвонить» система создаёт задачу «Свяжитесь с клиентом» и добавляет комментарий с подробной инструкцией для менеджера.

Если клиент готов к покупке, менеджер переносит его на стадию «Готов покупать». Сделка автоматически копируется в воронку «Отдел продаж» на этап «Новая заявка».

Смарт-процесс «Производство» — это отдельная воронка для сотрудников производства. В отличие от воронок в разделе «Сделки», здесь используется инструмент «Смарт-процессы». Такое решение помогает разграничить доступ сотрудников и связать сделки с элементами производства.

Когда сделка в воронке «Отдел продаж» достигает стадии «Производство», в смарт-процессе автоматически создаётся новый элемент. Внешне он похож на карточку сделки, но дополнен полями, нужными для работы производства:

В зависимости от стадии производства сотрудники перемещают сделку по стадиям:

В воронке есть две финальные стадии, в зависимости от исхода процесса производства: заказ выполнен и заказ не выполнен.

В воронке «Производство» автоматизировали процессы создания задач, напоминание сотрудникам и руководителю о времени нахождения сделки на этапе, расчет цикла производства.

Например, при переходе сделки на стадию «Упаковка» система автоматически создаёт задачу для менеджера — проверить целостность изделия. Или если сделка задерживается на этапе «Проектирование/проработка» более двух рабочих дней, руководитель получает уведомление. Это позволяет держать процесс под контролем и не допускать сбоев.

Также в сделках автоматически ведется подсчет дней, которые потратили на весь процесс производства. Это помогает руководителям проанализировать и улучшить результаты компании.

Для удобства клиентов компании, мы настроили автоматические сообщения в WhatsApp о смене стадии производства. Это увеличивает лояльность клиента, так как он контролирует этапы работ по своему заказу.

С задачами можно работать не только через воронки, но и в разделе «Проекты».

«Проекты» удобны тем, что в разделе видны задачи, а не сделки. Задачи можно сортировать по фильтрам, перемещать между стадиями, искать по названию.

Для работы с проектами настроили роли: каждый сотрудник видит только свои задачи. Роли привязаны к конкретным людям, чтобы четко распределить обязанности и упростить работу внутри компании.

Благодаря ролям каждый отдел может видеть только свои задачи.

Настроили интеграцию с телефонией и WhatsApp, чтобы все данные о клиенте хранились в одной системе. Теперь менеджерам не нужно переключаться между программами — вся информация по сделке сохраняется внутри. Это исключает потерю деталей и позволяет руководителям контролировать общение менеджеров с клиентами.

Настроили чаты для общения сотрудников. В личных чатах обсуждают частные вопросы, в групповых — задачи отдела или всей компании.

Мы внедрили CRM и решили ключевые проблемы клиента. Воронка сделала продажи прозрачными, автоматизация убрала рутину.

Настроили воронку «Инкубатор», чтобы менеджеры могли работать с отказами. Клиенты возвращаются в процесс, отдел продаж работает эффективнее.

Внедрили смарт-процесс «Производство». Теперь все этапы сделок видны: менеджеры и руководители контролируют задачи и быстро реагируют на отклонения. Напоминания и автоматический расчет сроков помогают улучшать процессы и анализировать эффективность.

Объединили задачи, воронки и данные в одну систему. Отделы стали работать слаженно: менеджеры видят статусы сделок, обсуждают детали в комментариях и быстро решают вопросы.

Сохранили звонки и переписку в сделках. Никакой информации не теряется, передача данных между сотрудниками стала надежной и четкой.

Всего внедрение заняло 6 месяцев:

Благодаря автоматизации рутинных задач и налаженной работе между подразделениями, компания может сконцентрироваться на развитии бизнеса и предоставлении клиентам качественного сервиса. Внедрение Битрикс24 укрепило позиции «Ноева Ковчега» на рынке и обеспечило высокий уровень контроля и эффективности процессов.

Хотите такой же результат? Оставьте заявку, и мы подготовим рекомендации по внедрению CRM для вашего бизнеса!